Adjoint administratif en scolarité (F/H)

Université de Limoges; Nouvelle-Aquitaine; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

L’Université de Limoges recherche un adjoint administratif en scolarité pour joindre son équipe administrative. Le candidat sera responsable de la gestion des dossiers étudiants, de l'organisation des jurys de diplômes et de la mise à jour des informations de formation. Ce contrat CDD d'un an offre l'occasion de travailler dans un environnement dynamique et collaboratif, avec un fort accent sur la rigueur et l'organisation.

Qualifications

• Connaître la règlementation en matière de formation.
• Niveau confirmé pour le Pack Office.
• Travailler soigneusement, être rigoureux.

Responsabilités

• Gestion administrative des étudiants: candidatures, inscriptions.
• Préparation et organisation des jurys de diplômes.
• Mise à jour de l’offre de formation de l’IUT.

Connaissances

Sens de l’organisation

Communication

Rigueur

Formation

Connaissance du système universitaire

Outils

Pack Office

APOGEE

Parcoursup

Description du poste

Adjoint administratif en scolarité (F/H)

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• Fonction publique : Fonction publique de l'État
• Employeur : Université de Limoges
  Université de Limoges
• Localisation : 12 allée André Maurois 87065 limoges

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• Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
• Nature du contrat

  CDD d'1 an

• Expérience souhaitée Non renseigné
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
• Catégorie Catégorie C (employé)
• Management Non renseigné
• Télétravail possible Non renseigné

Le service scolarité est composé de 3 agents en plus du chef de service. L’agent est placé sous l’autorité du chef de service.

Missions principales:

· Gestion administrative des étudiants

· Gestion des jurys de diplômes

· Mise à jour de l’offre de formation de l’IUT

· Accueil et information

· Autres missions administratives

Mission 1: Gestion administrative des étudiants : candidatures, inscriptions, transferts de dossiers, remboursements, édition des diplômes

· Activité 1 Réaliser, contrôler les inscriptions administratives et vérifier les dossiers

· Activité 2 Contrôler les dossiers de recrutement des licences professionnelles sur la plateforme e-candidat Activité 3 Paramétrer et assurer le suivi des candidatures : - Parcoursup (plateforme candidature BUT 1ères années) ; - Etudes en France (Plateforme candidatures des étudiants internationaux)

· Activité 4 Effectuer les remboursements des droits d'inscription sur APOGEE

· Activité 5 Editer et vérifier les états comptables des encaissements des droits d'inscriptions et des remboursements dans APOGEE (caissier comptable)

· Activité 6 Editer les attestations de réussite et les diplômes

Mission 2: Gestion des jurys des BUT et des Licences Professionnelles

· Activité 1 Préparer et organiser les jurys de semestre de BUT et de délivrance des diplômes des Licences Professionnelles et des jurys VES (convocations, collecte et compilation des documents)

Mission 3: Offre de Formation de l'IUT

· Activité 1 Mettre à jour l'offre de formation de l'IUT sur le logiciel SOF

Mission 4: Accueil et information

· Activité 1 Accueillir et informer les usagers et traiter en priorité les problématiques particulières (réorientations, démissions, recours, impayés, changement de statut, etc.)

Mission 5 : Autres missions administratives

· Activité 1 Rédiger des documents administratifs

· Activité 2 Assurer le classement et l'archivage

· Activité 3 Appliquer et participer à l'actualisation des procédures

• Activité 4 Participer aux tâches collectives du service, Journées Portes Ouvertes, etc.

Profil recherché

Savoirs:

- Connaître le système universitaire, l’organisation de l’IUT et des services centraux de l’université.

- Connaître la règlementation régissant l’organisation des études et le droit applicable en matière de formation.

- Niveau confirmé pour les outils de bureautique: pack office, publipostage.

- Logiciels métiers (APOGEE, Parcoursup, E-candidat, Etudes en France, SOF, SharePoint).

Savoirs Faire:

- Sens de l’organisation et de l’anticipation.

- Savoir communiquer.

- Savoir ordonner et archiver les documents pédagogiques et administratifs.

Savoirs Être:

- Travailler soigneusement et avec minutie.

- Être rigoureux et respecter les procédures et les calendriers.

- Savoir travailler en équipe.

- Savoir hiérarchiser les demandes par ordre de priorité.

- Faire preuve de capacité d’adaptation.

- Discrétion.

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Qui sommes-nous?

Créée en 1968, l’Université de Limoges est une université de proximité à taille humaine qui forme plus de 16.000 étudiants et emploie plus de 1 800 agents permanents.

Au cœur de l’Europe, c’est un important pôle d’enseignement supérieur pluridisciplinaire, dans un environnement des plus propices à l’épanouissement scientifique. Ouverte, elle est un lieu foisonnant d’interactions, avec une population étudiante multiple, des structures d’accueil efficaces, des équipes proches, des formations fondées sur des recherches de très haut niveau et pour des débouchés bien identifiés. Son excellence scientifique, avec des laboratoires de pointe et des partenariats de grande envergure, contribue à inventer le monde de demain.

Descriptif du service

· Chefs de départements

· Secrétaires de départements

· Relations entreprises et alternance

· Direction des Etudes

· Service scolarité des composantes de l’Université

· Candidats et leurs familles

· Partenaires (Rectorat, ADIUT, Véridiploma)

Contrat à durée déterminée jusqu'au 31/08/2026.

Les entretiens auront lieu fin août début septembre 2025.

CV+ lettre de motivation à transmettre avant le 03/08/2025

Vacant à partir du 01/09/2025

Gestionnaire de scolarité

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