Adjoint administratif au secrétariat de la première présidence - Cour d'Appel d'Orléans H/F

Protection judiciaire de la jeunesse – Auvergne-Rhône Alpes; Centre-Val de Loire; Sur place; EUR 25 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Le secrétariat d'un tribunal recherche un adjoint administratif pour soutenir le premier président. Le rôle inclut des activités variées comme le secrétariat, l’organisation judiciaire et la gestion de la communication interne. Ce poste demande autonomie, rigueur et une bonne compréhension des circuits administratifs. Des outils spécifiques seront à maîtriser pour un travail efficace et organisé.

Qualifications

• Connaissances en organisation judiciaire et technique.
• Compétences en outils bureautiques exigées.
• Être réactif et autonome dans ses tâches.

Responsabilités

• Gérer le secrétariat et le suivi des ordonnances.
• Assurer l'organisation des visites et des rendez-vous.
• Traiter le courrier entrant et sortant.

Connaissances

Organisation judiciaire et administrative

Circuits administratifs

Discrétion

Rigueur

Autonomie

Outils

Winci CA

Pilot

Lolfi

OpenPortal

Description du poste

Vos missions en quelques mots

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales

• Tâches de secrétariat
• Accueillir les visiteurs
• Répondre aux appels téléphoniques
• Rédiger et mettre en forme les courriers
• Traiter le courrier arrivé et départ
• Effectuer le suivi des décrets, arrêtés et circulaires
• Élaborer les cartes professionnelles des juges consulaires et des conseillers prud'hommes
• Tenir à jour l'agenda
• Fixer les rendez-vous
• Organiser les déplacements avec les chauffeurs
• Assurer les transmissions de parapheurs au secrétariat du parquet général, au SAR, au directeur de greffe de la cour, au bureau du service général (BSG)
• Mise en œuvre des attributions du premier président prévues par les textes
• Établir les ordonnances d’ouverture des sessions d’assises des 3 départements du ressort de la cour et celles désignant les magistrats appelés à les composer
• Rédiger, en tant que de besoin, les ordonnances de désignation des magistrats composant les commissions instituées par les textes
• Notifier et rédiger les décisions rendues par le premier président
• Tenir à jour le registre des ordonnances
• Service de la cour (ordonnance de roulement)
• Organiser le suivi hebdomadaire du service de la cour et en assurer sa diffusion
• Renseigner l'application PILOT de la tenue des audiences de la cour
• Établir les ordonnances portant modification du service de la cour
• Gestion des ressources humaines concernant les MTT, MH, AH, juges consulaires et CPH
• Assurer le suivi relatif aux évaluations, déclaration d’intérêt, cartes professionnelles
• Assurer les relations ENM relatives aux MTT, MH et AH
• Gestion des assesseurs des pôles sociaux, TPE et TPBR en lien avec le SG
• Récusation :
• Enregistrement, suivi des avis parquet et aide à la préparation de l’ordonnance signée par le PP
• Notification aux parties

7/ Prestation de serment

8/ Assurer le classement et l'archivage des dossiers

Ce descriptif des tâches n'est pas exhaustif. En l'absence du responsable du secrétariat, le secrétaire peut être amené à prendre en charge d'autres missions qui pourraient lui être confiées.

Profil recherché

Connaissances

• Organisation judiciaire et administrative
• Circuits administratifs
• Outils bureautiques (traitement de texte, tableur, publipostage, messagerie)
• Applications métier (Winci CA, Pilot, Lolfi, OpenPortal)

Savoir-être

• Discrétion
• Faire preuve de rigueur et d’initiative
• Être très réactif
• Être autonome
• Avoir le sens de l’organisation et de la méthode

Savoir-faire

• Appliquer les textes législatifs et réglementaires
• Organiser sa charge de travail dans le respect du calendrier

Ministère de la Justice, Cour d'appel d'Orléans : 44 rue de la Bretonnerie à Orléans 45000

Les activités du service

Composition et effectifs du service

Les services du premier président de la cour d'appel d'Orléans sont composés du premier président, d'un secrétaire général et d'un secrétariat. Le secrétariat du premier président est composé d'un secrétaire administratif et d'un adjoint administratif.

Votre hiérarchie

L’adjoint administratif est rattaché hiérarchiquement au directeur de greffe de la cour et assure ses fonctions auprès du premier président et du secrétaire général.

Vos interlocuteurs métiers

Magistrats de la cour d’appel ; direction de greffe et fonctionnaires de la cour d’appel ; magistrats et fonctionnaires des juridictions du ressort et du SAR, auxiliaires de justice