Adjoint / Adjointe en gestion administrative et comptable

CY CERGY PARIS UNIVERSITE; Cergy; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université en Île-de-France recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour réaliser des missions de secrétariat, gérer des documents et soutenir les services comptables. Diplôme BEP ou BAC requis et expérience significative demandée. Poste basé à Cergy avec des conditions de travail flexibles, incluant jusqu'à 2 jours de télétravail par semaine.

Prestations

52 jours de congés payés par an

75 % du titre de transport remboursé

Participation à une mutuelle

Accès à une offre sportive et culturelle

Qualifications

• Expérience significative dans des missions similaires.
• Aptitude à travailler en équipe et respecter des délais.
• Connaissance des règles de la comptabilité publique appréciée.

Responsabilités

• Assurer l'accueil et l'orientation des interlocuteurs.
• Organiser des réunions et rédiger des comptes-rendus.
• Gérer l'archivage et les documents électroniques.

Connaissances

Qualités relationnelles

Communication claire

Curiosité et adaptabilité

Gestion de la confidentialité

Force de proposition

Formation

BEP ou BAC

Outils

SIFAC (SAP)

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

En tant qu'adjoint / adjointe, vous serez amené / amenée à réaliser des missions de secrétariat comme l'accueil, la rédaction de comptes-rendus et de la gestion administrative. Des activités dans le domaine financier et comptable vous seront également confiées. Certaines activités de secrétariat seront également destinées à soutenir la Direction des Affaires Financières.

Activités principales

• Assurer l'accueil physique et téléphonique, ainsi que l'orientation des interlocuteurs internes et externes.
• Accueillir et faciliter l’installation des nouveaux employés à leurs postes de travail.
• Réceptionner et diffuser le courrier.
• Effectuer divers travaux de secrétariat : organiser des réunions dans les agendas sur demande des cadres, rédiger ou mettre en forme divers documents tels que comptes-rendus de réunion, présentations PowerPoint, organigrammes, et procédures.
• Gestion électronique des documents (GARGANTUA).
• Gérer l'archivage par l'organisation du tri, du classement et du rangement.
• Organiser, ajouter et mettre à jour le contenu de l'intranet.
• Recenser les besoins financiers au sein de la DAF et de l’AC, y compris les fournitures de bureau : demander des devis aux fournisseurs, émettre des demandes de bons de commande et en assurer le suivi.
• Soutenir les services de l’agence comptable.
• Vérifier et valider les RIB des agents, fournisseurs, et clients.
• Contrôler et viser les états liquidatifs (missions).
• Contrôler et enregistrer les demandes de remboursement à l’agent.
• Contrôler et enregistrer les demandes de remboursement des inscriptions étudiantes.
• Surveiller la santé financière des clients via le BODACC et fournir une aide administrative au recouvrement contentieux (mise sous pli, formulaire FICOBA à compléter, etc.).

Titulaire d'un BEP ou BAC, vous avez une expérience significative sur des missions similaires.

SAVOIR ÊTRE

• Posséder de solides qualités relationnelles.
• S'exprimer clairement à l'oral et à l'écrit.
• Faire preuve de curiosité et d'adaptabilité.
• Savoir gérer la confidentialité des informations et des données.
• Être force de proposition.

SAVOIR FAIRE

• La maîtrise du progiciel SIFAC (SAP) serait un atout.
• Savoir organiser et planifier son travail en respectant les échéances et délais contraints.
• Maîtriser l'environnement bureautique : Word, Excel, PowerPoint, etc.
• Travailler en équipe, savoir rendre compte, et travailler avec rigueur.
• Communiquer efficacement et faire preuve de pédagogie.
• Savoir rédiger et mettre en forme un document.

• La connaissance de l'environnement de la recherche et de l'enseignement supérieur, ainsi que leur organisation et fonctionnement serait un plus.
• Une connaissance des règles de la comptabilité publique (GBCP) serait appréciée.

Conditions de travail

• Poste ouvert aux agents titulaires (détachement / mutation) et aux agents contractuels (CDD de 12 mois renouvelable).
• A pourvoir à partir du 1er octobre 2025
• 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an
• Poste basé sur le site de Cergy
• Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
• Participation employeur à une mutuelle à hauteur de 15 € / mois
• Politique de formation interne développée
• Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai)
• Offre sportive, culturelle et amicale du personnel (accès bibliothèque, conférences)