ABUS 4049 Petite copropriété (neuve), mais gros problèmes : un florilège de mauvaise gestion

ARC UNARC; Île-de-France; Sur place; EUR 30 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un contrôleur de copropriété passionné pour assurer une gestion rigoureuse et conforme des comptes. Vous aurez la responsabilité de vérifier la transparence financière et de garantir que toutes les assemblées générales se déroulent dans le respect des délais légaux. Ce rôle essentiel vous permettra de contribuer à l'amélioration de la gestion des copropriétés tout en travaillant dans un environnement collaboratif. Si vous êtes motivé par la gestion immobilière et que vous souhaitez faire une réelle différence, cette opportunité est faite pour vous.

Prestations

Formation continue

Télétravail partiel

Mutuelle santé

Événements d'équipe

Qualifications

• Expérience en gestion de copropriété et contrôle de comptes.
• Connaissance des lois et règlements de copropriété.

Responsabilités

• Contrôler la gestion financière et les comptes des copropriétés.
• Assurer la conformité avec les lois de copropriété.

Connaissances

Gestion de copropriété

Contrôle de comptes

Connaissance des lois de copropriété

Gestion financière

Communication

Formation

Diplôme en gestion immobilière

Formation en droit immobilier

Outils

Logiciel de gestion de copropriété

Tableurs (Excel)

Description du poste

ABUS 4049 Petite copropriété (neuve), mais gros problèmes : un florilège de mauvaise gestion

un florilège de mauvaise gestion

I. Les faits

Le Conseil syndical d’une petite copropriété récente et mécontente de son syndic, AMY Gestion en Seine-Saint-Denis, a demandé à l’ARC, courant 2015, de contrôler les comptes de l’exercice 2013 non approuvés, et ceux de l’exercice 2014. Ce contrôle est notamment sollicité par le conseil syndical dans le cadre d’une mise en concurrence qui est envisagée lors de la prochaine assemblée générale afin de changer de syndic.

Les constats faits lors du contrôle des comptes et de gestion ont permis de relever de nombreux problèmes concernant la gestion du cabinet AMY Gestion.

Voici la liste de ce qu’un contrôleur de l’ARC peut constater lorsqu’il accompagne des adhérents au cours d’un contrôle des comptes. Vous allez voir, c’est un florilège d’imprécisions, d’irrégularités et de gestion mal maîtrisée. Bref, de nombreux problèmes qui mettent en difficulté cette petite copropriété neuve.

II. Les constats: un florilège

1. Des assemblées générales ordinaires tenues hors délais légaux

L’assemblée générale pour l’exercice 2013 a eu lieu le 11 septembre 2014 alors qu’elle aurait dû avoir lieu le 30 juin au plus tard pour cette copropriété en exercice civil.

Cette assemblée générale aurait pu donc très facilement être contestée pour avoir été convoquée hors délai.

Rappelons en effet à AMY Gestion que selon l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1967: (…)L’assemblée générale des copropriétaires appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent.».

Cette assemblée générale convoquée hors délai en 2014 ne semble pas inquiéter le syndic puisque fin août 2015, il n’y a encore eu aucune réunion préparatoire à l’assemblée générale ordinaire 2015, qui aurait dû se tenir avant le 30 juin 2015 pour approuver les comptes...

Ceci n’a pourtant pas empêché le syndic de convoquer une assemblée extraordinaire en juin 2015 pour valider un devis de 3840€ (datant du 16 octobre 2014… donc qui ne devait pas être très urgent) alors que cette résolution aurait dû être présentée à l’assemblée générale ordinaire réunie dans les délais légaux, donc sans frais supplémentaires.

Bref, des assemblées générales ordinaires convoquées hors délai, «compensées» par des assemblées générales extraordinaires coûteuses pour la copropriété.

2. Des postes de charges à géométrie variable

Pour le vote du budget prévisionnel, le relevé des dépenses et les annexes comptables fournis par le syndic ne retiennent que trois postes de charges: les charges communes générales et les charges ascenseurs 1 et 2 (incluant uniquement les contrats de maintenance).

Le syndic ne tient ainsi pas compte des différentes clefs de répartition des charges opposables: celles contenues dans le règlement de copropriété, soit neuf au total. Toutefois, les appels de fonds envoyés aux copropriétaires font apparaître les postes de charges prévus au règlement de copropriété (exemple: parking).

Toute volonté de suivre l’évolution des charges demande des efforts anormaux puisque la déclinaison des charges n’est pas conforme.

3. Une gestion des comptes approximative, des factures non réglées dans les délais, des débits injustifiés

Les factures sont systématiquement réglées avec retard, peu de prestataires sont épargnés par ces retards. Les rappels sont nombreux, les pénalités pour retard fréquentes.

• Une facture d’eau de près de 1200€ a été rejetée par la banque pour absence de provisions sur le compte. Cette dernière a prélevé 20€ pour rejet de prélèvement. Or, le mois qui précédait, le syndic avait prélevé l’intégralité des honoraires de base de l’année et la quasi-totalité des honoraires et frais supplémentaires !!!

Si le syndic s’était contenté de prélever ses honoraires trimestriels comme cela est prévu par son contrat la facture d’eau aurait pu être prélevée sans pénalité de retard. La gestion prévisionnelle des pointes de trésorerie est donc inexistante et le syndic ne contrôle pas les disponibilités financières avant d'émettre un titre de paiement : c'est une négligence grave.

• GDF Suez a facturé en 2014, à deux reprises, 40€ de pénalités pour impayés. Les deux factures ont été réglées en retard, pénalités comprises. Les pénalités - conséquences d’un retard propre au syndic - devront bien évidemment être prises en charge par le cabinet.
• Trois factures de GDF Suez relevées dans les comptes concernent un lieu de consommation qui n’est pas l’adresse de la copropriété. Elles ont quand même été réglées par le syndic sur le compte de la copropriété. Cette erreur répétée questionne vraiment les compétences du cabinet.
• Par courrier, GDF Suez informe que «la somme de 117,62€ sera créditée sur le compte bancaire dans un délai de 15 jours». Ce montant n’apparaît pas crédité sur les relevés bancaires de la copropriété sans que le syndic ne s'en préoccupe.
• Il apparaît un débit sur le relevé bancaire (911 €) non justifié par une facture, ni enregistré dans le relevé général des dépenses.
• Alors que la copropriété est redevable d’une taxe foncière en bonne et due forme, le syndic a réglé une taxe d’habitation 2013 non justifiée pour un «garage-parking» qui n’appartient pas à la copropriété. L’anomalie, signalée au syndic par le conseil syndical, n’a pourtant pas été corrigée.
• À deux reprises, une mise en demeure prévue à 24€TTC au contrat est facturée 29,90TTC.
• Les comptes copropriétaires font apparaître un copropriétaire inexistant dans la copropriété (!) chaque année présentant par ailleurs un solde débiteur. L’anomalie signalée au syndic par le conseil syndical est restée non corrigée.
• Le mode d’utilisation des chéquiers est loin de toute rigueur et pose de vraies questions sur les risques encourus par la copropriété: les trois chéquiers remis en même temps par la banque sont tous entamés, mais surtout, il existe, selon les relevés bancaires, un quatrième chéquier en cours d’utilisation, dont l’identité du titulaire est inconnue…
• Et, «cerise sur le florilège», le syndic n’a pas hésité à se faire rembourser une contravention de 35€ écopée lors d’une visite de la copropriété, alors que cette dépense est personnelle au syndic et ne peut incomber à la copropriété.

AU SECOURS! 4. Une équipe qui méconnaît les règles de gestion des équipements communs…

• Le syndic méconnaît le contenu des charges ascenseur: en dehors du contrat de maintenance, les frais d’abonnement à une ligne téléphonique, les frais d’électricité nécessaires au fonctionnement des ascenseurs sont imputés en charges communes générales induisant un transfert de charges indues sur les lots non affectés de charges ascenseurs.
• En assemblée générale, une résolution pour des travaux de «mise en conformité de l’ascenseur 1 par installation d’une ligne de télésurveillance» a été votée. Or l’arrêté du 18 novembre 2004 relatif aux travaux de sécurité à réaliser dans les installations d’ascenseurs impose la mise en place d’une téléalarme et non d’un dispositif de télésurveillance, dans tous les ascenseurs, quelle que soit leur date d’installation. Le travail a par ailleurs été confié (en vain) à une entreprise polyvalente (Électricité, Climatisation, Plomberie, Chauffage) nouvellement immatriculée.
• L’assemblée générale a voté une résolution pour «Travaux de mise en conformité de l’électricité des parties communes»…trois ans après la livraison de l’immeuble. Incitation trompeuse à des travaux? Absence de maîtrise du vocabulaire?
• Le syndic a souscrit un contrat de vérification des extincteurs auprès d’une société de création récente. Le contrat prévoyait l’entretien de«7 eau 6 L»;

En réalité, il s’agit de : 4 extincteurs à poudre 6 Kg de 2010, de 2 extincteurs à eau 6 L de 2010 et d’un extincteur CO 2 2 Kg de 2004! Les frais d’entretien pour ces extincteurs devraient donc être moindres que pour 7 extincteurs de 6 L. Par ailleurs, seuls les extincteurs dans les 2 niveaux de parking sont obligatoires. Le syndic a donc engagé la copropriété dans des frais d’entretien inutiles.

III. Et alors?

Erreurs et carences peuvent mettre en grande difficulté une petite copropriété toute neuve. L’urgence pour la copropriété concernée ici est de sauver les meubles en confiant la gestion à un syndic «plus» professionnel et c’est ce qu’a initié le conseil syndical. Rappelons que les syndics doivent, selon le Code de déontologie défini par décret du 28 août 2015 (et applicable depuis le 1 er septembre 2015) exercer leur profession avec conscience, dignité, loyauté, sincérité et probité et doivent posséder les connaissances théoriques et pratiques nécessaires à l'exercice de leurs activités. C’est intéressant de le savoir, on peut parfois en douter.