25/57 Assistant·e de Direction F/H (Cadre d’emploi : Adjoint administratif – catégorie C/ filiè[...]

cdg69; Occitanie; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un organisme public recherche un·e Assistant·e de Direction pour rejoindre le Pôle Citoyenneté. Sous la direction de la Directrice, vous assurerez la gestion administrative, le soutien aux ressources humaines et le secrétariat. Ce poste dynamique requiert des compétences en organisation et maîtrise des outils informatiques, ainsi qu'une connaissance du secteur associatif. Rejoignez une équipe motivée et engagez-vous pour l'intérêt public.

Qualifications

• Diplôme de BAC ou généraliste souhaité.
• Maîtrise des outils informatiques exigée.
• Connaissance du monde associatif appréciée.

Responsabilités

• Gestion administrative des courriers, notes et conventions.
• Référent·e RH pour le personnel permanent.
• Secrétariat et accueil des agents.

Connaissances

Goût pour le travail en équipe

Capacité d'adaptation

Maîtrise des outils informatiques

Organisation

Rigueur

Confidentialité

Capacité à maîtriser rapidement les logiciels métiers

Formation

BAC ou tout autre diplôme généraliste

Formation bureautique

Outils

E-Subvention

Notilus

Chronogestor

Description du poste

25/57 Assistant·e de Direction F/H (Cadre d’emploi: Adjoint administratif – catégorie C/ filière administrative), Pyrénées-Orientales

Pyrénées-Orientales, France

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi 25/57 Un·e Assistant·e de Direction F/H (Cadre d’emploi: Adjoint administratif – catégorie C/ filière administrative) au Pôle Citoyenneté/ Direction Attractivité Tourisme Vie Associative Missions / conditions d'exercice Sous la responsabilité de la Directrice Attractivité Tourisme Vie Associative, l’assistant·e de Direction assurera les fonctions suivantes:

Gestion administrative:
• Enregistrement et diffusion des courriers, notes et conventions;
• Préparation des dossiers pour les Sessions et Commissions Permanentes (transmission des ordres du jour et du rétroplanning, relectures des notes et rapports); secrétariat de la Commission Attractivité Tourisme et de la Commission Vie associative (convocation, listes d’émargement, constitution des dossiers, relevé des décisions).

Référent·e Ressources Humaines et correspondant·e formation:
• Pour le personnel permanent de la Direction (12 agents): logiciel de gestion du temps de travail, suivi des conventions télétravail, des frais de déplacement, planning des congés, tickets restaurant, formations et plan de développement des compétences, suivi des procédures de recrutement et des indicateurs d’activité RH;
• Appui RH à certains moments de l’année pour le projet Castelnou ou pour les coordinateurs conseillers et ambassadeurs du numérique.

Secrétariat:
• Accueil, appels téléphoniques, suivi matériel des agents (fournitures, mobilier, équipements informatiques et logiciels, organisation des bureaux et installation nouveaux agents…), diffusion des procédures, archivage réseau, participation aux réunions des assistantes de direction du Pôle Citoyenneté.






Missions spécifiques:
Assurer l’accompagnement pour les missions en matière de politique associative, en relation étroite avec la Directrice Adjointe en charge de la Vie associative, notamment:
• Contribuer à la gestion du portail Pass 66 (actualiser le contenu – dont les inscriptions à l’annuaire, préparer les validations des événements et la modération des petites annonces publiées par les associations);
• Assurer l’accompagnement des associations dans leur dépôt de demande de subvention (permanence téléphonique et physique), contribuer à l’assistance technique, suivre l’état des demandes, archiver les demandes transférées;
• Participer aux événementiels organisés par la Direction: gestion des invitations et relances téléphoniques, liste d’émargement et accueil;
• En appui de l’agent instructeur payeur des dotations cantonales, instruire et assurer les paiements des subventions à certains moments de l’année. Profils recherchés • Goût pour le travail en équipe, capacité d’adaptation et d’initiative, transversalité;
• Maîtrise des outils informatiques et capacité de maîtriser rapidement les logiciels métiers: E-Subvention, Notilus, Chronogestor;
• Organisation et méthode, rigueur, réactivité, confidentialité;
• Connaissance du monde associatif et des collectivités territoriales appréciée.

Formation souhaitée:
• BAC ou tout autre diplôme généraliste;
• Formation bureautique.