Site Administrator

Mercury; Helsinki; On-site; EUR 35,000 - 50,000; Full time

Job summary

Mercury in Helsinki is looking for an experienced administrator to manage site documentation and support project managers. Responsibilities include filing systems maintenance, reporting, and liaising with different departments. The ideal candidate must have strong administrative experience and proficiency in Microsoft Word, Excel, and Outlook.

The role requires excellent communication and organizational skills, capability to multitask, and a detail-oriented approach. Join a dynamic team committed to quality and efficiency.

Qualifications

• Strong Administration with minimum 2 years’ experience.
• PC literate with competency in Microsoft Word, Excel, Outlook.
• Ability to liaise and manage all site paperwork.
• Excellent telephone manner.
• Attention to detail.
• Ability to multitask and work under pressure.
• Strong interpersonal and organisational skills.
• Pride in the quality and presentation of work.
• Excellent communication skills.

Responsibilities

• Review and report on the Filekey structure ensuring instructions are followed.
• Develop and maintain filing systems.
• Collect & collate information for Management reports.
• Support Site Project Manager and Business Unit Director.
• Arrange meetings on site and take minutes.

Skills

Strong Administration

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft Outlook

Excellent telephone manner

Attention to detail

Multitasking

Interpersonal skills

Organizational skills

Communication skills

Education

Minimum 2 years of experience

Tools

SAP

Job description

Responsibilities

• Review and report on the Filekey structure ensuring the general instructions are followed by all.
• Developing and maintaining filing systems.
• Collate all personnel documentation and file on the Filekey.
• Safe pass/CSCS cards.
• Collect & collate information for Management reports.
• Maintain the stationary levels in the office and ensuring a stock is maintained.
• Maintain up to date Org Chart.
• Document Control when required.
• Maintain and track site personnel movements for weekly report.
• Request and print out all project permits each week from the Eida system.
• Scan all sign in sheets to the project file.
• Track holidays for all staff.
• Request Dirty Works permits.
• Creating SAP Orders.
• Ordering Plant through Fleet Tool and Plant and tracking it.
• Developing Progress reports.
• O&Ms and handover documentation.
• Reporting to CM.
• GRN all received site materials.
• Organise access/visitor badges for site using E: Sipp machine.
• Get test packs signed off and uploaded on to the Eida system.
• Provide administration assistance.
• Support Site Project Manager, Project Director and Business Unit Director as and when required.
• Dealing with general site team queries.
• Monitoring and Inputting hours on timesheets.
• Arrange meetings on site and taking minutes.
• Database Maintenance.
• Filing Site paperwork.
• Monitoring and check sign in sheets and delivery dockets.
• General Administration Office Duties - Filing, typing, photocopying, organising couriers, faxing etc.
• Time administration.
• Documenting the project details.
• Notifying the involved for taking appropriate action on the pending documents.
• Export files in the required format.
• Organising all employee inductions (on and off site facilities).
• Liaising with all inductees regarding induction procedures and outstanding documentation.
• Liaising with all departments and subcontractors regarding induction procedure and outstanding documentation.
• Arrange meetings on site, booking in visitors.
• All other duties associated with this role.

Qualifications

• Strong Administration with minimum 2 years’ experience.
• PC literate with competency in Microsoft Word, Excel, Outlook.
• Ability to liaise and manage all site paperwork.
• Excellent telephone manner.
• Attention to detail.
• Ability to multitask and work under pressure.
• Strong interpersonal and organisational skills.
• Pride in the quality and presentation of work.
• Excellent communication skills.

Desirable Skills

• Experience in the construction or engineering industry advantage but not essential.
• SAP experience advantage but not essential as full training will be given.

Roolin Vastuut (Finnish)

• Tarkista ja raportoi Filekey-rakenteesta varmistaen, että kaikki noudattavat yleisiä ohjeita.
• Arkistointijärjestelmien kehittäminen ja ylläpito.
• Kokoa kaikki henkilöstöasiakirjat ja arkistoi ne Filekey-järjestelmään.
• Turvapassi-/CSCS-kortit.
• Kerää ja kokoa tietoja johdon raportteihin.
• Pidä toimistotarvikkeet tasaisesti ja varmista, että niitä on varastossa.
• Pidä ajan tasalla organisaatiokaavio.
• Asiakirjojen hallinta tarvittaessa.
• Ylläpidä ja seuraa työmaan henkilöstön liikkeitä viikoittaista raporttia varten.
• Pyydä ja tulosta kaikki projektiluvat viikoittain Eida-järjestelmästä.
• Skannaa kaikki kirjautumislomakkeet projektitiedostoon.
• Seuraa kaikkien työntekijöiden lomia.
• Pyydä likaisten töiden lupia.
• SAP-tilausten luominen.
• Laitteiden tilaaminen Fleet Toolin ja Plantin kautta ja niiden seuranta.
• Edistymisraporttien laatiminen.
• Käyttö- ja huolto-ohjeet sekä luovutusdokumentaatio.
• Raportointi CM:lle.
• GRN sai kaikki sivuston materiaalit.
• Järjestä työmaan kulku-/vierailijakortit E:Sipp-laitteen avulla.
• Hanki testipakkaukset allekirjoitettavaksi ja ladattavaksi Eida-järjestelmään.
• Tarjoa hallinnollista apua.
• Tue työmaan projektipäällikköä, projektijohtajaa ja liiketoimintayksikön johtajaa tarvittaessa.
• Yleisten sivustotiimin kyselyiden käsittely.
• Tuntien seuranta ja syöttäminen työaikaraportteihin.
• Järjestä tapaamisia paikan päällä ja pidä pöytäkirjoja.
• Tietokannan ylläpito.
• Sivuston paperityöt.
• Sisäänkirjautumislomakkeiden ja toimituslomakkeiden seuranta- ja tarkistus.
• Yleishallinnon toimistotehtävät - arkistointi, kirjoittaminen, kopiointi, kuriirien järjestäminen, faksaus jne.
• Ajan hallinta.
• Projektin yksityiskohtien dokumentointi.
• Asianosaisten ilmoittaminen asianmukaisten toimien toteuttamiseksi keskeneräisten asiakirjojen osalta.
• Vie tiedostot vaadittussa muodossa.
• Kaikkien työntekijöiden perehdytysten järjestäminen (työmaalla ja sen ulkopuolella).
• Yhteydenpito kaikkien perehdytettyjen kanssa perehdytysmenettelyjen ja jäljellä olevan dokumentaation osalta.
• Yhteydenpito kaikkien osastojen ja alihankkijoiden kanssa perehdytysmenettelyn ja jäljellä olevan dokumentaation osalta.
• Järjestä tapaamisia paikan päällä, varaa vierailijoita.
• Kaikki muut tähän rooliin liittyvät tehtävät.

Sinun Pätevyys Ja Keskeiset Kriteerisi (Finnish)

• Vahvaa hallintoa ja vähintään 2 vuoden kokemusta.
• Tietokonetaitoja ja sujuvaa Microsoft Wordin, Excelin ja Outlookin käyttöä.
• Kykyä olla yhteydessä ja hallita kaikkia työmaan asiakirjoja.
• Erinomaiset puhelinkäyttäytymiset.
• Huomio yksityiskohtiin.
• Kykyä tehdä useita asioita samanaikaisesti ja työskennellä paineen alla.
• Vahvat ihmissuhde- ja organisointitaidot.
• Ylpeys työn laadusta ja esillepanosta.
• Erinomaiset kommunikointitaidot.

Toivotut Taidot (Finnish)

• Kokemus rakennus- tai konepaja-alalta katsotaan eduksi, mutta ei välttämää­mi­y­su­is­si‑i­ni­ä.
• SAP-kokemus on eduksi, mutta ei välttämätöntä, koska saat kattavan koulutuksen.

Mercury is an equal opportunities employer.

Mercury on yhtäläisten mahdollisuuksien työnantaja.