Site Administration & Documentation Lead

Mercury; Helsinki; On-site; Full time

Job description

Responsibilities

• Review and report on the Filekey structure ensuring the general instructions are followed by all.
• Developing and maintaining filing systems.
• Collate all personnel documentation and file on the Filekey.
• Safe pass/CSCS cards.
• Collect & collate information for Management reports.
• Maintain the stationary levels in the office and ensuring a stock is maintained.
• Maintain up to date Org Chart.
• Document Control when required.
• Maintain and track site personnel movements for weekly report.
• Request and print out all project permits each week from the Eida system.
• Scan all sign in sheets to the project file.
• Track holidays for all staff.
• Request Dirty Works permits.
• Creating SAP Orders.
• Ordering Plant through Fleet Tool and Plant and tracking it.
• Developing Progress reports.
• O&Ms and handover documentation.
• Reporting to CM.
• GRN all received site materials.
• Organise access/visitor badges for site using E: Sipp machine.
• Get test packs signed off and uploaded on to the Eida system.
• Provide administration assistance.
• Support Site Project Manager, Project Director and Business Unit Director as and when required.
• Dealing with general site team queries.
• Monitoring and Inputting hours on timesheets.
• Arrange meetings on site and taking minutes.
• Database Maintenance.
• Filing Site paperwork.
• Monitoring and check sign in sheets and delivery dockets.
• General Administration Office Duties - Filing, typing, photocopying, organising couriers, faxing etc.
• Time administration.
• Documenting the project details.
• Notifying the involved for taking appropriate action on the pending documents.
• Export files in the required format.
• Organising all employee inductions (on and off site facilities).
• Liaising with all inductees regarding induction procedures and outstanding documentation.
• Liaising with all departments and subcontractors regarding induction procedure and outstanding documentation.
• Arrange meetings on site, booking in visitors.
• All other duties associated with this role.

Qualifications

• Strong Administration with minimum 2 years’ experience.
• PC literate with competency in Microsoft Word, Excel, Outlook.
• Ability to liaise and manage all site paperwork.
• Excellent telephone manner.
• Attention to detail.
• Ability to multitask and work under pressure.
• Strong interpersonal and organisational skills.
• Pride in the quality and presentation of work.
• Excellent communication skills.

Desirable Skills

• Experience in the construction or engineering industry advantage but not essential.
• SAP experience advantage but not essential as full training will be given.

Roolin Vastuut (Finnish)

• Tarkista ja raportoi Filekey-rakenteesta varmistaen, että kaikki noudattavat yleisiä ohjeita.
• Arkistointijärjestelmien kehittäminen ja ylläpito.
• Kokoa kaikki henkilöstöasiakirjat ja arkistoi ne Filekey-järjestelmään.
• Turvapassi-/CSCS-kortit.
• Kerää ja kokoa tietoja johdon raportteihin.
• Pidä toimistotarvikkeet tasaisesti ja varmista, että niitä on varastossa.
• Pidä ajan tasalla organisaatiokaavio.
• Asiakirjojen hallinta tarvittaessa.
• Ylläpidä ja seuraa työmaan henkilöstön liikkeitä viikoittaista raporttia varten.
• Pyydä ja tulosta kaikki projektiluvat viikoittain Eida-järjestelmästä.
• Skannaa kaikki kirjautumislomakkeet projektitiedostoon.
• Seuraa kaikkien työntekijöiden lomia.
• Pyydä likaisten töiden lupia.
• SAP-tilausten luominen.
• Laitteiden tilaaminen Fleet Toolin ja Plantin kautta ja niiden seuranta.
• Edistymisraporttien laatiminen.
• Käyttö- ja huolto-ohjeet sekä luovutusdokumentaatio.
• Raportointi CM:lle.
• GRN sai kaikki sivuston materiaalit.
• Järjestä työmaan kulku-/vierailijakortit E:Sipp-laitteen avulla.
• Hanki testipakkaukset allekirjoitettavaksi ja ladattavaksi Eida-järjestelmään.
• Tarjoa hallinnollista apua.
• Tue työmaan projektipäällikköä, projektijohtajaa ja liiketoimintayksikön johtajaa tarvittaessa.
• Yleisten sivustotiimin kyselyiden käsittely.
• Tuntien seuranta ja syöttäminen työaikaraportteihin.
• Järjestä tapaamisia paikan päällä ja pidä pöytäkirjoja.
• Tietokannan ylläpito.
• Sivuston paperityöt.
• Sisäänkirjautumislomakkeiden ja toimituslomakkeiden seuranta- ja tarkistus.
• Yleishallinnon toimistotehtävät - arkistointi, kirjoittaminen, kopiointi, kuriirien järjestäminen, faksaus jne.
• Ajan hallinta.
• Projektin yksityiskohtien dokumentointi.
• Asianosaisten ilmoittaminen asianmukaisten toimien toteuttamiseksi keskeneräisten asiakirjojen osalta.
• Vie tiedostot vaadittussa muodossa.
• Kaikkien työntekijöiden perehdytysten järjestäminen (työmaalla ja sen ulkopuolella).
• Yhteydenpito kaikkien perehdytettyjen kanssa perehdytysmenettelyjen ja jäljellä olevan dokumentaation osalta.
• Yhteydenpito kaikkien osastojen ja alihankkijoiden kanssa perehdytysmenettelyn ja jäljellä olevan dokumentaation osalta.
• Järjestä tapaamisia paikan päällä, varaa vierailijoita.
• Kaikki muut tähän rooliin liittyvät tehtävät.

Sinun Pätevyys Ja Keskeiset Kriteerisi (Finnish)

• Vahvaa hallintoa ja vähintään 2 vuoden kokemusta.
• Tietokonetaitoja ja sujuvaa Microsoft Wordin, Excelin ja Outlookin käyttöä.
• Kykyä olla yhteydessä ja hallita kaikkia työmaan asiakirjoja.
• Erinomaiset puhelinkäyttäytymiset.
• Huomio yksityiskohtiin.
• Kykyä tehdä useita asioita samanaikaisesti ja työskennellä paineen alla.
• Vahvat ihmissuhde- ja organisointitaidot.
• Ylpeys työn laadusta ja esillepanosta.
• Erinomaiset kommunikointitaidot.

Toivotut Taidot (Finnish)

• Kokemus rakennus- tai konepaja-alalta katsotaan eduksi, mutta ei välttämää­mi­y­su­is­si‑i­ni­ä.
• SAP-kokemus on eduksi, mutta ei välttämätöntä, koska saat kattavan koulutuksen.

Mercury is an equal opportunities employer.

Mercury on yhtäläisten mahdollisuuksien työnantaja.