Osastoassistentti

Helsinki Shipyard Inc.; Helsinki; Hybrid; EUR 32,000 - 48,000; Full time

Job summary

Helsinki Shipyard Inc. etsii osastoassistenttia tukemaan hallinnon sujuvaa arkea. Tehtävässä teet tiivistä yhteistyötä osastopäälliköiden, projektien ja alihankkijoiden kanssa sekä koordinoit luvanhakemisia ja tilaisuuksien järjestelyjä.

Työskentely tapahtuu Helsingin toimistolla hybridityössä, osana monipuolista ja kansainvälistä laivanrakennusprojektien arkea. Hakijalta edellytetään järjestelmällisyyttä, tiimityöskentelyä ja hyvää kielitaitoa sekä halua oppia uusia järjestelmiä.

Qualifications

• Korkea organisointikyky ja oma-aloitteinen työote.
• Hyvät koordinointi- ja vuorovaikutustaidot.
• Perusymmärrys alihankinnasta ja projektitoiminnasta.
• Hyvät IT-taidot ja uuden järjestelmän omaksumiskyky.
• Kyky hallita useita tehtäviä samanaikaisesti ja varmistaa eteneminen ajallaan.

Responsibilities

• Toimia osaston hallinnollisena tukena ja varmistaa tiedon, hyväksyntöjen ja järjestelmäkirjausten sujuva eteneminen.
• Tehdä tiivistä yhteistyötä osastopäälliköiden, teknisten päälliköiden, projektien, HR:n, taloushallinnon ja alihankkijoiden kanssa.
• Koordinoida ja seurata lupa-asioita sekä järjestää tilaisuuksia ja tapahtumia (työpajat, tiimipäivät, asiakastapaamiset).
• Tukemaan arkkitehtuuri- ja urakka-alihankinnan edistymäraportointia useissa projekteissa.

Skills

Koordinaatio

Tiimityöskentely

Järjestelmällisyys

IT-taidot

Moniaikaiset tehtävät

Education

Kauppakorkeakoulu/hallinnollinen ala

Tools

Office-ohjelmistot

Job description

Olemme Helsinki Shipyard, yksi maailman johtavista vaativiin meriolosuhteisiin tarkoitettujen alusten rakentajista. Helsingin sydämessä sijaitsevalla telakallamme on yli 160 vuoden kokemus laivanrakennuksesta. Suunnittelemme ja rakennamme muun muassa jäänmurtajia, rannikkovartioston ja merivoimien aluksia, risteilyaluksia, jahteja sekä muita erikoisaluksia julkisen ja yksityisen sektorin asiakkaille ympäri maailmaa. Yli puolet maailmalla käytössä olevista jäänmurtajista on rakennettu meillä, joten olemme todellinen edelläkävijä arktisessa laivanrakennuksessa.

Helsinki Shipyard on osa kansainvälistä Inocea-meriteollisuuskonsernia, jolla on viisi telakkaa kolmessa maassa: kaksi Suomessa, yksi Kanadassa ja kaksi Yhdysvalloissa. Helsinki Shipyardilla on tässä kokonaisuudessa merkittävä rooli laivasuunnittelun ja arktisen teknologian osaamiskeskuksena.

Työllistämme tällä hetkellä yli 600 ammattilaista, ja joukkomme kasvaa vauhdilla.

Täältä voit lukea lisää tämänhetkisistä projekteistamme!

Tehtäväsi

Haemme nyt osastoassistenttia tukemaan osastomme ja projektiemme sujuvaa arkea.

Osastoassistenttina toimit osaston hallinnollisena tukena ja huolehdit siitä, että tarvittavat tiedot, hyväksynnät ja järjestelmäkirjaukset etenevät ajallaan.

Tehtävässä teet tiivistä yhteistyötä osastopäälliköiden, teknisten päälliköiden, projektien, HR, taloushallinnon sekä alihankkijoiden kanssa. Olet tärkeässä roolissa varmistamassa, että hallinnolliset prosessit ja projektien arki pyörivät sujuvasti myös useiden samanaikaisten projektien keskellä.

Mitä pääset tekemään?

Tehtäviisi kuuluu esimerkiksi:

• yhteistyö osastopäälliköiden, teknisten päälliköiden, projektien, HR, taloushallinnon ja alihankkijoiden kanssa.
• Verkoston toimintaan liittyvien lupa-asioiden koordinointi ja seuranta.
• Erilaisten tilaisuuksien ja tapahtumien järjestäminen, kuten suunnittelutyöpajojen, tiimipäivien ja asiakastapaamisten koordinointi.
• Alihankkijoihin liittyvien hallinnollisten asioiden koordinointi ja tukeminen mm. tuntialihankkijoiden viikoittaiseen tuntiraportointiin liittyvä hallinnollinen koordinointi
• urakka-alihankinnan edistymäraportoinnin hallinnollinen tukeminen useissa samanaikaisissa projekteissa.

Mitä odotamme sinulta?

Voisit sopia tehtävään hyvin, jos sinulla on:

• huolellinen, järjestelmällinen ja oma-aloitteinen työskentelyote
• hyvät koordinointi-, yhteistyö- ja vuorovaikutustaidot
• perusymmärrystä alihankinnasta ja projektitoiminnasta
• hyvät IT-taidot sekä kyky omaksua nopeasti uusia järjestelmiä ja toimintatapoja
• kyky hallita useita samanaikaisia tehtäviä ja huolehtia siitä, että sovitut asiat etenevät ajallaan
• tehtävään soveltuva koulutus, esimerkiksi kaupalliselta tai hallinnolliselta alalta
• hyvä englannin kielen taito ja valmius työskennellä eri sidosryhmien kanssa kansainvälisessä työympäristössä.

Ennen kaikkea etsimme henkilöä, joka tarttuu asioihin oma-aloitteisesti, pitää langat käsissään ja nauttii siitä, että asiat etenevät suunnitellusti.

Helsinki Shipyardilla pääset työskentelemään ainutlaatuisessa ympäristössä osana vaativia ja kansainvälisiä laivanrakennusprojekteja. Tässä tehtävässä näet läheltä, kuinka suuren telakan eri osastot, projektit ja yhteistyökumppanit työskentelevät yhdessä alusten rakentamiseksi.

Toimistomme sijaitsevat Helsingissä, Turussa ja Porissa. Tuemme joustavaa hybridityötä, mutta työskentelemme yhdessä toimistolla viikoittain. Työskentelypaikka: Helsinki.

Lisätietoja tehtävästä antaa Johanna Sihvonen, Manager, Document Management & Administration, [e-mail], puh. [phone] arkisin toimistoaikoina.

Osana valintaprosessia tehtävään valitulle henkilölle tehdään terveystarkastus, joka sisältää huumetestin. Tietyissä tehtävissä voidaan lisäksi edellyttää turvallisuusselvitystä.