Ledningens assistent

Folkhälsan; Helsinki; On-site; EUR 28,000 - 39,000; Full time

Job summary

Folkhälsan söker en ledningens assistent som stödjer VD och ledningsgrupp i vardagen. Rollen är bred och innebär ansvar för mötesadministration, beslutsunderlag och utveckling av processer så att ledningens arbete flyter bättre.

Du kommer att arbeta nära organisationen och styrelsen, med fokus på service och organisatorisk struktur. Placering är på Folkhälsans huvudkontor i Helsingfors.

Qualifications

• Erfarenhet av administrativa uppgifter och kalenderhantering.
• God förmåga att sammanställa beslutsunderlag och information.
• Goda kunskaper i svenska och finska; engelska är meriterande.

Responsibilities

• Förbereda och administrera möten från kallelser till protokoll och uppföljning.
• Sammanställa och presentera beslutsunderlag för ledningen.
• Utveckla processer och system så ledningen arbetar mer effektivt.
• Vara servicepunkt mellan ledningen och organisationen.

Skills

mötesförberedelser

organisationsförmåga

kund- och serviceinriktning

kommunikation

Tools

datorvana

Job description

Folkhälsans ledningsgrupp söker assistent

Då Samfundet Folkhälsans nuvarande ledningsassistent går vidare till nya uppgifter, söker vi en ny kollega till ledningens stöd. Vi söker dig som tycker om att arbeta i en miljö som kännetecknas av förändring och utveckling, och som vill vara med och skapa goda förutsättningar för vår ledningsgrupp att fatta och verkställa beslut.

Din roll

Som ledningens assistent är du en nyckelperson i organisationens ledningsstruktur. Du arbetar nära Samfundets Folkhälsans vd och ledningsgrupp och ser till att det som ska hända också händer, i rätt tid och med rätt underlag. Rollen är bred och du får stor möjlighet att påverka hur vi arbetar.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter

• Förbereda och administrera möten för ledningsgruppen, styrelsen, utskott och medlemsmöten från kallelse, bokningar och föredragningslistor till protokoll och uppföljning
• Bistå ledningsgruppen med beslutsunderlag genom att sammanställa, strukturera och presentera information på ett tydligt sätt
• Utveckla processer, system och organisering så att ledningens arbete blir smidigare och effektivare
• Fungera som en serviceinriktad kontaktpunkt mellan ledningsgruppen och övriga delar av organisationen

Vem är du?

Vi söker dig som

• trivs med förändring och ser det som en möjlighet att utvecklas, både personligen och för organisationen
• är noggrann och har ett öga för detaljer, även när tempot är högt är proaktiv och tar egna initiativ
• är serviceinriktad och har lätt för att bygga förtroendefulla relationer med människor på olika nivåer
• uttrycker dig väl i tal och skrift har god datorvana och är nyfiken på digitala verktyg som kan förenkla och utveckla arbetssätten
• har god förståelse för besluts-och förvaltningsprocesser
• har goda kunskaper i svenska, finska och engelska

Lämplig utbildning

Tidigare erfarenhet av liknande uppgifter, till exempel assistent- eller koordinatorroller i större organisationer är meriterande.

Vi erbjuder dig

• Ett meningsfullt arbete i en organisation med ett viktigt samhällsuppdrag
• En central roll med utrymme för eget ansvar och utveckling
• Nära samarbete med både med organisationen som helhet, ledning och styrelse
• Trevliga kollegor och en arbetsmiljö som präglas av engagemang och utveckling
• Arbetsplatsen är på Folkhälsans huvudkontor i Helsingfors.

Lön enligt kollektivavtalet för den privata socialservicebranchen.

Folkhälsan

är den största svenskspråkiga organisationen i Finland som arbetar för bättre hälsa och välbefinnande. Vi är såväl en serviceproducent och expertorganisation som en medborgarrörelse med drygt 1300 anställda runt om i Svenskfinland.