Ledningens assistent

Samfundet Folkhälsan; Helsinki; On-site; EUR 31,000 - 45,000; Full time

Job summary

Folkhälsans ledningsgrupp söker en assistent som stödjer vd och ledningsgrupp i ett dynamiskt arbetsklimat. Du kommer att vara en nyckelperson i organisationens ledningsstruktur och arbeta med såväl mötesförberedelser som uppföljning av beslut.

Rollen är bred med stor påverkan och möjligheter att utveckla arbetssätt, processer och organisering. Vi söker dig som trivs i förändring och har god servicekänsla samt starka kommunikativa färdigheter.

Qualifications

• Erfarenhet av assistent- eller koordinatorroller i större organisationer.
• Goda kommunikativa färdigheter och förmåga att arbeta nära vd och styrelse.
• God datorvana och intresse för digitala verktyg som förenklar arbetssätt.
• Förmåga att skapa beslutsunderlag och underlag till möten.

Responsibilities

• Förbereda och administrera möten för ledningsgruppen, styrelsen, utskott och medlemsmöten samt kallelser, bokningar och protokoll.
• Bistå ledningsgruppen med beslutsunderlag genom att sammanställa, strukturera och presentera information tydligt.
• Utveckla processer och organisering så att ledningens arbete blir smidigare och effektivare.
• Fungera som en serviceinriktad kontaktpunkt mellan ledningsgruppen och övriga delar av organisationen.

Skills

Noggrannhet

Serviceinriktad

Flexibilitet

Kommunikativ

Tools

Digitala verktyg

Job description

Folkhälsans ledningsgrupp söker assistent

Då Samfundet Folkhälsans nuvarande ledningsassistent går vidare till nya uppgifter, söker vi en ny kollega till ledningens stöd. Vi söker dig som tycker om att arbeta i en miljö som kännetecknas av förändring och utveckling, och som vill vara med och skapa goda förutsättningar för vår ledningsgrupp att fatta och verkställa beslut.

Din roll

Som ledningens assistent är du en nyckelperson i organisationens ledningsstruktur. Du arbetar nära Samfundets Folkhälsans vd och ledningsgrupp och ser till att det som ska hända också händer, i rätt tid och med rätt underlag. Rollen är bred och du får stor möjlighet att påverka hur vi arbetar.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter

• Förbereda och administrera möten för ledningsgruppen, styrelsen, utskott och medlemsmöten från kallelse, bokningar och föredragningslistor till protokoll och uppföljning
• Bistå ledningsgruppen med beslutsunderlag genom att sammanställa, strukturera och presentera information på ett tydligt sätt
• Utveckla processer, system och organisering så att ledningens arbete blir smidigare och effektivare
• Fungera som en serviceinriktad kontaktpunkt mellan ledningsgruppen och övriga delar av organisationen

Vem är du?

Vi söker dig som

• trivs med förändring och ser det som en möjlighet att utvecklas, både personligen och för organisationen
• är noggrann och har ett öga för detaljer, även när tempot är högt
  är proaktiv och tar egna initiativ
• är serviceinriktad och har lätt för att bygga förtroendefulla relationer med människor på olika nivåer
• uttrycker dig väl i tal och skrift
  har god datorvana och är nyfiken på digitala verktyg som kan förenkla och utveckla arbetssätten
• har god förståelse för besluts-och förvaltningsprocesser
• har goda kunskaper i svenska, finska och engelska
  

Lämplig utbildning

Tidigare erfarenhet av liknande uppgifter, till exempel assistent- eller koordinatorrolleri större organisationer är meriterande.

Vi erbjuder dig

• Ett meningsfullt arbete i en organisation med ett viktigt samhällsuppdrag
• En central roll med utrymme för eget ansvar och utveckling
• Nära samarbete med både med organisationen som helhet, ledning och styrelse
• Trevliga kollegor och en arbetsmiljö som präglas av engagemang och utveckling
• Arbetsplatsen är på Folkhälsans huvudkontor i Helsingfors.
  Lön enligt kollektivavtalet för den privata socialservicebranchen.

Folkhälsan är den största svenskspråkiga organisationen i Finland som arbetar för bättre hälsa och välbefinnande. Vi är såväl en serviceproducent och expertorganisation som en medborgarrörelse med drygt 1300 anställda runt om i Svenskfinland.

Osaamisalue: Hallinto- & toimistotehtävät