Técnico/a de Gestión Administrativa y Operaciones

INVOX Medical; España; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible remote/hybrid

Seguro médico privado

Clases de inglés subvencionadas

Proyecto SaaS en crecimiento

Job summary

INVOX Medical busca un/a Técnico/a de Gestión Administrativa y Operaciones para unirse al área Financiero y Recursos Humanos. Liderarás la gestión de licitaciones, coordinarás proyectos y garantizarás que las tareas avancen con rigor y en plazo.

El puesto implica gestión de subvenciones, cumplimiento normativo y relación con proveedores; trabajas en modelo remoto/ híbrido y no incluye funciones de facturación.

Qualifications

• Formación de FP de Grado Superior o Grado universitario en Administración, ADE, Derecho, Gestión de Proyectos, Asistencia a la Dirección o similar.
• Entre 2 y 4 años de experiencia realizando las funciones mencionadas, principalmente en el mundo de las licitaciones.
• Capacidad para leer documentación extensa o compleja, identificar lo importante y transformarlo en acciones concretas.
• Buen manejo de herramientas digitales y facilidad para aprender nuevas aplicaciones.
• Excel a nivel intermedio.
• Inglés suficiente para desenvolverse con documentación y comunicaciones profesionales.

Responsibilities

• Licitaciones públicas y subvenciones: liderar la gestión administrativa, analizar pliegos y coordinar equipos.Organizar la preparación de ofertas con responsables y plazos.
• Cumplimiento, normativa y gestión documental: seguimiento de obligaciones y proyectos de cumplimiento, con asesores y especialistas.
• Gestión de proveedores y servicios: coordinar altas, renovaciones, documentación y seguimiento de servicios.
• Gestión de materiales y soporte operativo: coordinar suministros y envíos puntuales, mantener inventarios y reposición.
• Trabajo presencial puntual en almacén cuando sea necesario.

Skills

Gestión de licitaciones

Coordinación de equipos

Organización de proyectos

Gestión de proveedores

Education

FP Grado Superior o Grado universitario en Administración

Tools

Excel

Job description

Nos presentamos

¿Qué buscamos?

¿Disfrutas cuando tienes que organizar un proyecto, entender un asunto nuevo, coordinar a varias personas y conseguir que todo llegue a buen puerto?
ComoTécnico/a de Gestión Administrativa y Operaciones, formarás parte del área de Financiero y Recursos Humanos y tendrás una misión muy clara: liderar la gestión de licitaciones y hacer que diferentes procesos, proyectos y necesidades de la compañía avancen de forma ordenada, eficaz y hasta su finalización.
Aunque dependerás del área de Financiero y Recursos Humanos, el puesto no incluye funciones de facturación, contabilidad ni gestión financiera.

¿Qué harás en tu día a día?

Licitaciones públicas y subvenciones

Las licitaciones serán uno de los pilares principales de tu trabajo y asumirás el liderazgo de su gestión administrativa.Buscamos a alguien que pueda responsabilizarse del proceso.

• Analizar pliegos, requisitos, criterios y documentación de las licitaciones.
• Organizar la preparación de cada oferta, estableciendo tareas, responsables y plazos.
• Coordinar a los equipos internos y colaboradores externos que deban aportar información o documentación.
• Recopilar, revisar y preparar la documentación administrativa necesaria.
• Controlar firmas, entregables, requisitos formales y fechas de presentación.
• Realizar el seguimiento de expedientes, subsanaciones, adjudicaciones y obligaciones posteriores que correspondan.
• Mantener organizada y actualizada la documentación necesaria para futuras licitaciones.
• Proponer mejoras paraagilizar, sistematizar y profesionalizar el proceso de licitación.

También participarás en la gestión desubvenciones y ayudas públicas, revisando convocatorias y bases reguladoras, coordinando la documentación, controlando plazos y colaborando en los procesos de seguimiento y justificación.

Cumplimiento, normativa y gestión documental

Participarás en el seguimiento de diferentes obligaciones y proyectos relacionados con el cumplimiento de la compañía, trabajando junto a asesores, consultoras y especialistas.
Entre otros:

• Protección de datos.
• Prevención de riesgos laborales.
• Requisitos y documentación relacionados con normativa laboral.
• Procesos de calidad y certificaciones.
• Marcado CE y requisitos regulatorios de producto.
• Auditorías y otros procesos de cumplimiento.

Gestión de proveedores y servicios

También tendrás contacto con diferentes proveedores y colaboradores externos, coordinando necesidades administrativas y operativas relacionadas con sus servicios.

• Gestionar la relación operativa con proveedores y colaboradores.
• Coordinar altas, renovaciones, documentación, pedidos y otras necesidades administrativas.
• Hacer seguimiento de los servicios contratados y detectar incidencias o necesidades de actuación.
• Coordinar con los equipos internos las necesidades que deban trasladarse a proveedores externos.
• Buscar soluciones y alternativas cuando surjan incidencias o necesidades no previstas.

Gestión de materiales y soporte operativo

Aunque no será el foco principal del puesto, también asumirás determinadas necesidades operativas relacionadas con materiales y suministros.

• Gestionar de forma puntual elsuministro y envío de material a clientescuando sea necesario.
• Preparar y realizar envíos de material a compañeros de la empresa.
• Mantener organizado el material corporativo y de trabajo.
• Controlar existencias y detectar necesidades de reposición.
• Gestionar la recepción, preparación y envío de determinados materiales.

Para estas tareas será necesario acudir presencialmente al espacio de almacenamiento de la compañía, como decimos, de forma puntual.
Nos gusta mejorar cada día por lo que esperamos que nos ayudes a hacer los procesos cada vez más sencillos y eficientes. Esperamos poder simplificar, digitalizar o automatizar aquello

¿Qué buscamos en ti?

• Formación de FP de Grado Superior o Grado universitario en Administración, ADE, Derecho, Gestión de Proyectos, Asistencia a la Dirección o similar.
• Entre2 y 4 años de experienciareallizando las funciones mencionadas, principalmente en el mundo de las licitaciones.
• Capacidad para leer documentación extensa o compleja, identificar lo importante y transformarlo en acciones concretas.
• Buen manejo de herramientas digitales y facilidad para aprender nuevas aplicaciones.
• Excel a nivel intermedio.
• Inglés suficiente para desenvolverse con documentación y comunicaciones profesionales.

Cómo eres trabajando

Te gusta coger un tema y sacarlo adelante. Cuando aparece una necesidad nueva, no te bloqueas porque no sea exactamente igual a lo que has hecho antes: buscas información, haces las preguntas adecuadas, organizas los siguientes pasos y avanzas.
Sabes priorizar cuando tienes varios asuntos abiertos, eres riguroso/a con la documentación y los plazos, y haces seguimiento sin necesidad de que te recuerden constantemente qué está pendiente.
Tienes autonomía, pero también criterio para saber cuándo consultar, pedir apoyo o acudir a un especialista. Y, sobre todo, te motiva que tu trabajo tenga un resultado concreto: que los proyectos avancen, los problemas se resuelvan y las cosas funcionen mejor.

¿Por qué trabajar con nosotros?

¿Qué te ofrecemos?

• Flexibilidad real: modelo remoto/híbrido, la presencialidad está asociada principalmente a materiales y necesidades operativas.

• Seguro médico privado.

• Clases de inglés subvencionadaspor la empresa.

• Un proyecto tecnológico SaaS encrecimiento internacional, dentro de un sector tan relevante como el sanitario.

• Un puesto convariedad, autonomía y contacto con diferentes áreas, en el que podrás conocer la compañía desde una perspectiva transversal.

• La oportunidad de participar en proyectos diversos y proponer mejoras que tengan un impacto real.

• Un entorno colaborativo, flexible y orientado al bienestar de las personas.