Técnico/a de Gestión Administrativa y Operaciones

INVOX Medical; Murcia; Presencial; EUR 32.000 - 45.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

INVOX Medical busca un/a Técnico/a de Gestión Administrativa y Operaciones para liderar licitaciones y gestionar procesos administrativos entre Finanzas y RR.HH. El rol requiere coordinación con equipos internos y externos, revisión de documentos y control de plazos, con enfoque en mejora continua y cumplimiento normativo.

Se valorará experiencia en licitaciones, gestión de subvenciones, y manejo de herramientas digitales.

Formación

• Formación de FP de Grado Superior o Grado universitario en Administración, ADE, Derecho, Gestión de Proyectos, Asistencia a la Dirección o similar.
• Entre 2 y 4 años de experiencia realizando funciones mencionadas, principalmente en licitaciones.
• Capacidad para leer documentación extensa o compleja, identificar lo importante y transformarlo en acciones concretas.
• Buen manejo de herramientas digitales y facilidad para aprender nuevas aplicaciones.
• Excel a nivel intermedio.
• Inglés suficiente para desenvolverse con documentación y comunicaciones profesionales.

Responsabilidades

• Liderar la gestión administrativa de licitaciones y su organización.
• Gestionar subvenciones y ayudas públicas, coordinando documentación y plazos.
• Gestión documental y cumplimiento normativo, coordinando con asesores y especialistas.
• Gestión de proveedores y servicios, coordinando altas, renovaciones y documentación.
• Gestión de materiales y soporte operativo, controlando existencias y envíos.

Conocimientos

Organización

Gestión de proyectos

Comunicación

Educación

FP/Grado en Administración

Herramientas

Excel

Descripción del empleo

¿Por qué trabajar con nosotros?

¿Qué te ofrecemos?

• Flexibilidad real: modelo remoto/híbrido, la presencialidad está asociada principalmente a materiales y necesidades operativas.
• Seguro médico privado.
• Clases de inglés subvencionadas por la empresa.
• Un proyecto tecnológico SaaS en crecimiento internacional, dentro de un sector tan relevante como el sanitario.
• Un puesto con variedad, autonomía y contacto con diferentes áreas, en el que podrás conocer la compañía desde una perspectiva transversal.
• La oportunidad de participar en proyectos diversos y proponer mejoras que tengan un impacto real.
• Un entorno colaborativo, flexible y orientado al bienestar de las personas.

Si te reconoces en este perfil y te atrae un puesto en el que puedas hacer cosas diferentes, aprender y tener un impacto real en el funcionamiento de una compañía, nos encantará conocerte.

¿Quiénes somos?

En Invox Medical, llevamos más de 15 años con una misión clara: devolver el tiempo a los médicos para que se lo dediquen a sus pacientes. No somos una start-up improvisando; somos líderes en soluciones de voz e IA para el sector salud. Nuestras herramientas (Invox Genesis, Dictation y Aura) ya ayudan a miles de facultativos a generar notas clínicas estructuradas y transcripciones en tiempo real con una precisión quirúrgica. Ahora, queremos ir un paso más allá con agentes autónomos que entiendan el contexto médico.

¿Qué buscamos?

¿Disfrutas cuando tienes que organizar un proyecto, entender un asunto nuevo, coordinar a varias personas y conseguir que todo llegue a buen puerto?

Como Técnico/a de Gestión Administrativa y Operaciones, formarás parte del área de Financiero y Recursos Humanos y tendrás una misión muy clara: liderar la gestión de licitaciones y hacer que diferentes procesos, proyectos y necesidades de la compañía avancen de forma ordenada, eficaz y hasta su finalización. Aunque dependerás del área de Financiero y Recursos Humanos, el puesto no incluye funciones de facturación, contabilidad ni gestión financiera.

¿Qué harás en tu día a día?

Licitaciones públicas y subvenciones

Las licitaciones serán uno de los pilares principales de tu trabajo y asumirás el liderazgo de su gestión administrativa. Buscamos a alguien que pueda responsabilizarse del proceso.

• Analizar pliegos, requisitos, criterios y documentación de las licitaciones.
• Organizar la preparación de cada oferta, estableciendo tareas, responsables y plazos.
• Coordinar a los equipos internos y colaboradores externos que deban aportar información o documentación.
• Recopilar, revisar y preparar la documentación administrativa necesaria.
• Controlar firmas, entregables, requisitos formales y fechas de presentación.
• Realizar el seguimiento de expedientes, subsanaciones, adjudicaciones y obligaciones posteriores que correspondan.
• Mantener organizada y actualizada la documentación necesaria para futuras licitaciones.
• Proponer mejoras para agilizar, sistematizar y profesionalizar el proceso de licitación.

También participarás en la gestión de subvenciones y ayudas públicas, revisando convocatorias y bases reguladoras, coordinando la documentación, controlando plazos y colaborando en los procesos de seguimiento y justificación.

Cumplimiento, normativa y gestión documental

Participarás en el seguimiento de diferentes obligaciones y proyectos relacionados con el cumplimiento de la compañía, trabajando junto a asesores, consultoras y especialistas.

Entre otros:

• Protección de datos.
• Prevención de riesgos laborales.
• Requisitos y documentación relacionados con normativa laboral.
• Procesos de calidad y certificaciones.
• Marcado CE y requisitos regulatorios de producto.
• Auditorías y otros procesos de cumplimiento.

Gestión de proveedores y servicios

También tendrás contacto con diferentes proveedores y colaboradores externos, coordinando necesidades administrativas y operativas relacionadas con sus servicios.

• Gestionar la relación operativa con proveedores y colaboradores.
• Coordinar altas, renovaciones, documentación, pedidos y otras necesidades administrativas.
• Hacer seguimiento de los servicios contratados y detectar incidencias o necesidades de actuación.
• Coordinar con los equipos internos las necesidades que deban trasladarse a proveedores externos.
• Buscar soluciones y alternativas cuando surjan incidencias o necesidades no previstas.

Gestión de materiales y soporte operativo

Aunque no será el foco principal del puesto, también asumirás determinadas necesidades operativas relacionadas con materiales y suministros.

• Gestionar de forma puntual el suministro y envío de material a clientes cuando sea necesario.
• Preparar y realizar envíos de material a compañeros de la empresa.
• Mantener organizado el material corporativo y de trabajo.
• Controlar existencias y detectar necesidades de reposición.
• Gestionar la recepción, preparación y envío de determinados materiales.

Para estas tareas será necesario acudir presencialmente al espacio de almacenamiento de la compañía, como decimos, de forma puntual.

Nos gusta mejorar cada día por lo que esperamos que nos ayudes a hacer los procesos cada vez más sencillos y eficientes. Esperamos poder simplificar, digitalizar o automatizar aquello

¿Qué buscamos en ti?

• Formación de FP de Grado Superior o Grado universitario en Administración, ADE, Derecho, Gestión de Proyectos, Asistencia a la Dirección o similar.
• Entre 2 y 4 años de experiencia reallizando las funciones mencionadas, principalmente en el mundo de las licitaciones.
• Capacidad para leer documentación extensa o compleja, identificar lo importante y transformarlo en acciones concretas.
• Buen manejo de herramientas digitales y facilidad para aprender nuevas aplicaciones.
• Excel a nivel intermedio.
• Inglés suficiente para desenvolverse con documentación y comunicaciones profesionales.

Cómo eres trabajando

Te gusta coger un tema y sacarlo adelante. Cuando aparece una necesidad nueva, no te bloqueas porque no sea exactamente igual a lo que has hecho antes: buscas información, haces las preguntas adecuadas, organizas los siguientes pasos y avanzas.

Sabes priorizar cuando tienes varios asuntos abiertos, eres riguroso/a con la documentación y los plazos, y haces seguimiento sin necesidad de que te recuerden constantemente qué está pendiente.

Tienes autonomía, pero también criterio para saber cuándo consultar, pedir apoyo o acudir a un especialista. Y, sobre todo, te motiva que tu trabajo tenga un resultado concreto: que los proyectos avancen, los problemas se resuelvan y las cosas funcionen mejor.