Tco / a Gestión Administrativa (Tercer Sector)

Fundación Luzón; Madrid; Presencial; EUR 16.000; A tiempo parcial

Descripción de la vacante

Una organización comprometida con el bienestar social busca un asistente administrativo proactivo y flexible. En esta posición, serás fundamental para apoyar la gestión de procesos administrativos y la atención a usuarios y proveedores. Con un enfoque en la colaboración y el trabajo en equipo, tendrás la oportunidad de contribuir a proyectos significativos y a la mejora continua de la Fundación. Si tienes habilidades en gestión de documentos, atención al cliente y un buen dominio del inglés, esta es tu oportunidad para hacer una diferencia en un entorno dinámico y enriquecedor.

Formación

• Experiencia en atención al cliente y procesos administrativos.
• Manejo de herramientas como Office y Salesforce.

Responsabilidades

• Realizar procesos administrativos y gestión de documentación.
• Brindar soporte al departamento de gestión en contabilidad.

Conocimientos

Atención al cliente

Procesos administrativos

Manejo de herramientas de trabajo

Inglés fluido

Trabajo en equipo

Educación

Experiencia en el tercer sector

Herramientas

Paquete Office

CRM Salesforce

Bases de datos

Descripción del empleo

Realizará las actividades de asistencia a los procesos administrativos, manejo de documentos e información, trámites, atención a usuarios, clientes y proveedores, tanto internos como externos, con el fin de coadyuvar en el cumplimiento de los objetivos institucionales. Dependiente de la dirección de la Fundación, compartirá el día a día con el equipo multidisciplinar de la Fundación, brindando soporte a todas las áreas y actividades relacionadas con la dinámica general para operativizar todos los procesos.

Condiciones

• Remuneración según tablas salariales del Convenio de Acción e Intervención Social.
• 16.000 € brutos anuales.
• Jornada: 30 horas semanales. Contrato de lunes a domingo, aunque la jornada habitual será de 9:00 a 15:00.
• Lugar de trabajo: Madrid
• Disponibilidad para viajar.

Conocimientos

• Experiencia en el tercer sector.
• Atención al cliente.
• Procesos administrativos y de gestión de subvenciones públicas y privadas.
• Manejo de herramientas de trabajo (paquete Office, CRM Salesforce, bases de datos, etc.).
• Manejo de técnicas secretariales y de ofimática.
• Inglés fluido, tanto oral como escrito.

Habilidades y competencias

• Actitud flexible, proactiva, trabajo en equipo, propositiva, sentido de responsabilidad y compromiso con las funciones y responsabilidades.

Funciones y responsabilidades

• Realizar procesos de digitación, aplicación, actualización y registro documental de carácter administrativo, operativo y financiero, observando instrumentos técnicos, términos legales, directrices, exactitud y procedimientos establecidos.
• Redactar y gestionar documentación base de la organización: manuales, planes, protocolos, términos, normas reglamentarias y procedimientos.
• Promover y velar por una buena comunicación con administraciones públicas y otras entidades, especialmente en ayudas, subvenciones y acuerdos de colaboración. Explorar potenciales ayudas, redactar y presentar proyectos y justificar económicamente en coordinación con el equipo técnico.
• Aplicar y seguir procesos de control interno, gestión de calidad, prevención de riesgos laborales, protección de datos y recursos humanos, colaborando en procesos de selección, contratación, nóminas, registros y vacaciones.
• Brindar soporte al departamento de gestión en contabilidad, control de gastos e ingresos, elaboración de presupuestos y planificación administrativa. Participar en la justificación del plan de actuación, preparar informes y documentación para auditorías, y realizar funciones contables.
• Gestionar solicitudes de modificación presupuestaria y otras funciones relacionadas.
• Manejar el CRM de la organización, mantener actualizada la base de datos, organizar archivos y colaborar en el control de proveedores, ventas, compras, clientes y donantes. Registrar nuevos socios, donantes y colaboradores.
• Desarrollar apoyo logístico y administrativo para actividades, eventos o reuniones, siguiendo el cronograma y directrices.
• Realizar diligencias internas y externas para alcanzar los objetivos institucionales, según procedimientos y directrices.
• Organizar y planificar gestiones operativas para el equipo, viajes o eventos corporativos.
• Brindar apoyo logístico en actividades especiales.
• Asistir a la dirección y órganos de representación: gestionar agenda, preparar documentación, coordinar viajes y reuniones, y apoyar en tareas diarias institucionales.
• Realizar estudios de proveedores, seguimiento y control de pagos, compras y seguros.
• Suministrar materiales y equipos, controlar inventarios y mantenimiento.
• Gestionar incidencias con clientes y empleados, y mantener informado al gerente de proyectos mediante informes y seguimiento de actividades y irregularidades.