Secretario / a de Dirección

Ayuda en Acción; Madrid; Presencial; EUR 30.000 - 40.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una organización sin fines de lucro en Madrid busca un asistente de dirección para apoyar a la Dirección General. Las responsabilidades incluyen gestionar agendas, coordinar reuniones y eventos, y realizar liquidaciones de gastos. Se requiere un mínimo de 5 años de experiencia en secretariado, con formación en el área. Se valorarán conocimientos en protocolo y eventos. Se ofrecen horario flexible y posibilidad de teletrabajo.

Servicios

Salario acorde a la política retributiva

Sistema de retribución flexible

Horario flexible

Formación

• Minimo 5 años de experiencia previa en Secretariado de Dirección.
• Valorable experiencia en organizaciones de cooperación internacional.
• Valorable conocimientos en Protocolo y Organización de Eventos.

Responsabilidades

• Gestionar la agenda diaria de la Dirección General.
• Asegurar el buen desarrollo de reuniones y comisiones.
• Coordinar viajes de la Dirección General.
• Organizar eventos solicitados por la Dirección.
• Realizar liquidaciones de gastos y presupuestos.

Conocimientos

Habilidades de comunicación

Organización

Manejo de Excel

Inglés avanzado

Francés avanzado

Educación

Estudios en secretariado

Máster en Secretariado

Herramientas

Windows

Descripción del empleo

Objetivo de la posición

Proporcionar apoyo directo a la Dirección General y al Equipo Directivo, facilitando la organización y el desarrollo de eventos de Dirección, coordinando acciones recurrentes y ocasionales para mejorar la calidad y productividad de dichas acciones.

Responsabilidades

• Gestionar la agenda diaria, semanal y mensual de la Dirección General y del Equipo Directivo mediante atención telefónica o correo electrónico.
• Asegurar el buen desarrollo de reuniones y comisiones de Dirección y Patronato, enviando convocatorias, gestionando salas en oficina y externas, recepcionando asistentes, gestionando viajes, preparando presentaciones y contratando proveedores cuando sea necesario.
• Coordinar los viajes de la Dirección General y del Equipo Directivo.
• Organizar eventos solicitados por la Dirección: gestionar espacios, enviar convocatorias, contratar proveedores, apoyar en la recepción y durante el evento.
• Gestionar llamadas y mensajería dirigidas a la Dirección, derivándolas a las personas correspondientes.
• Realizar liquidaciones de gastos y presupuestos asociados a actividades de Dirección.
• Elaborar informes o actas de reuniones cuando corresponda.
• Actualizar bases de datos de contactos y documentos institucionales.
• Negociar y coordinar con proveedores, manteniendo actualizada la base de datos de estos.

Condiciones de la oferta

• Incorporación inmediata.
• Contrato indefinido.
• Jornada completa (40 horas semanales).
• Horario flexible con entrada entre las 7:30 y las 10:00 horas.
• Centro de trabajo en Madrid con posibilidad de teletrabajo (mínimo 30%, máximo 60%).
• Salario acorde a la política retributiva, con sistema de retribución flexible.

Conocimientos y experiencia

Estudios en secretariado o similares.

Valorable: Máster en Secretariado.

Al menos 5 años de experiencia previa en Secretariado de Dirección.

Valorable: Experiencia en organizaciones de cooperación internacional y entornos internacionales.

Valorable: Conocimientos en Protocolo y Organización de Eventos.

Experiencia avanzada en Windows.

Excelentes habilidades de comunicación y organización.

Idiomas

Inglés y francés avanzado. Valorable portugués avanzado.

Compromiso con la política de protección

En Ayuda en Acción promovemos una política de tolerancia cero hacia el abuso y explotación sexual. Se realizarán verificaciones previas a la contratación, incluyendo la solicitud de referencias y la presentación de la Certificación Negativa del Registro Central de Delincuentes Sexuales antes de la incorporación.