Secretaria i gestió administrativa

Third Sector Platform of Catalonia; Barcelona; Presencial; EUR 27.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

A forward-thinking organization is seeking a dedicated Secretary to support its Board and management team. This role involves managing institutional agendas, organizing meetings, and ensuring effective communication within the organization. Ideal candidates will have experience in administrative tasks, preferably in non-profit settings, and possess excellent organizational skills. Join a mission-driven team that values commitment to social causes and offers a flexible work environment after the integration phase. This is a fantastic opportunity to contribute to meaningful projects while developing your professional skills in a supportive atmosphere.

Formación

• Experiència en tasques de secretaria, preferentment en entitats sense ànim de lucre.
• Coneixements en gestió documental i protocols administratius.

Responsabilidades

• Gestió de les agendes institucionals i correu electrònic general.
• Organització i seguiment de reunions dels òrgans de govern.

Conocimientos

Gestió de documentació

Organització de viatges

Atenció al client

Comunicació escrita

Gestió de CRM

Educación

Grau superior en Assistència a la Direcció

Administració i Finances

Gestió Pública

Herramientas

CRM

Descripción del empleo

Oferta laboral : Secretaria – Taula d’entitats del Tercer Sector Social de Catalunya

Objectiu del lloc

Busquem una persona amb experiència en tasques de secretaria i gestió administrativa per donar suport a la Junta Directiva, la Presidència, la Direcció i altres òrgans de govern. La persona seleccionada garantirà el bon funcionament de les reunions, processos interns, gestió documental i comunicació institucional, contribuint al desenvolupament de la missió de la Taula.

Funcions principals

Tasques de secretaria de l’entitat

• Gestió de les agendes institucionals (Presidència, Junta i Direcció).
• Gestió del correu electrònic general i atenció telefònica.
• Organització de viatges i desplaçaments per a la Junta i equip tècnic.
• Redacció i tramitació de documents oficials i comunicacions.

Suport a òrgans de govern

• Organització i seguiment de reunions dels òrgans de govern.
• Preparació de l’ordre del dia, gestió de documentació i actes.
• Coordinació logística d’assemblees : inscripcions, votacions, materials, etc.

Gestió de relacions amb federacions i noves adhesions

• Suport a la Vicepresidència de Relacions amb federacions.
• Gestió de peticions d’adhesió : comunicació, documentació, validació, arxiu i suport a la comissió corresponent.

Administració i suport a la gestió interna

• Seguiment de quotes de les entitats sòcies.
• Suport en tasques diverses al responsable de gestió interna.
• Actualització de bases de dades i mapa d’entitats.
• Gestió del registre d’assistències i activitats al CRM.

Gestió dels espais a la seu de l’entitat

• Reserva d’espais, control de despeses i logística d’actes.
• Coordinació i seguiment de l’ús de sales segons protocols.

Formació i experiència

• Experiència demostrable en tasques de secretaria, preferentment en entitats sense ànim de lucre.
• Formació de grau superior en Assistència a la Direcció, Administració i Finances, o estudis universitaris en Gestió Pública, Ciències Socials, Comunicació o afins. Es valorarà l’experiència en llocs similars com a alternativa a la titulació formal.
• Valorada l’experiència en el tercer sector social i coneixements en relacions institucionals i protocol.

Competències i habilitats

• Domini del català, amb excel
• lent capacitat de redacció i comunicació escrita.
• Habilitats organitzatives, iniciativa i atenció al detall.
• Autonomia i capacitat de coordinació de múltiples tasques.
• Bon tracte interpersonal i vocació de servei.
• Es valorarà experiència en sistemes de gestió (CRM).
• Coneixements en gestió documental i protocols administratius.
• Compromís amb els valors del tercer sector social i disponibilitat per a projecte a llarg termini.
• Disponibilitat per a jornada completa (38h / setmana), amb flexibilitat horària i opcionalment treball a distància dos dies a la setmana després de la fase d’integració.
• Retribució : 26.224,83 € bruts anuals.
• Incorporació immediata i ubicació a c / Girona 34, Barcelona.