Recepcionista / administrativa jornada completa

Ecix Tech es la principal consultora tecnológica especializada en creación, desarrollo e implantación de herramientas de gestión y aproximación a riesgos en las áreas de privacidad, compliance y ciberseguridad.

Buscamos incorporar una recepcionista con experiencia en firmas de abogados o empresa multinacional para incorporarse a jornada completa en nuestra oficina de Madrid.

Labores de recepción

• Manejo y filtrado de centralita.
• Notificaciones de llamadas vía mail y derivación clientes potenciales telefónicos.
• Tramitación de mails.
• Habilitación y acondicionamiento de salas y espacios.
• Recepción y atención de clientes y candidatos.
• Control de proveedores y pedidos (material corporativo de oficina, toners, suministros de agua y café, comida).
• Gestión, solicitud y archivo de facturas de proveedores.
• Supervisión de provisiones de las oficinas (Madrid y Barcelona).
• Reposición y colocación de materiales y consumibles.
• Coordinación de viajes y reservas. Seguimiento de estos.
• Preparación de espacios para eBrunchs y Comités de socios.
• Planificación de caterings, coordinación y preparación de estos. Emplatados y presentación en mesa.
• Elaboración de hojas de gastos de socios, chófer y recepción.
• Alimentación de BBDD.
• Solicitudes y reservas de socios.
• Solicitudes internas (formaciones, cursos y congresos).
• Paquetería.
• Seguimiento de entregas.
• Recepción de comida y paquetes de trabajadores y socios.
• Envío y recogida de equipos de altas y bajas.
• Envío de burofax y de mails certificados.
• Preparación de currículums corporativos.
• Impresión y encuadernación de documentos.
• Programación de clases de inglés de los socios.
• Resolución de incidencias de la oficina y mantenimiento de las mismas.
• Apertura y cierre de despachos y comprobación de aires acondicionados.
• Coordinación servicio limpieza.

Labores de administración y facturación

• Aperturas y cierre de oportunidades (CRM y etime).
• Mantenimiento y gestión CRM, base de datos (contactos).
• Apertura, aprobación y gestión de oportunidades (CRM).
• Gestión de firma de propuestas.
• Facturación y apoyo en resto de sociedades : emisión, subida a plataforma, petición de números de pedidos.
• Gestión de cobros : seguimiento y reclamación de impagos y resolución de incidencias con clientes.

Condiciones laborales

Buen ambiente laboral. Horario: de lunes a jueves de 09:00 a 14:00 h y de 16:00 h a 19:00 h y viernes de 09:00 h a 17:00 h.

Ubicación: Jornada Completa • Madrid, Comunidad de Madrid, España