Office Supervisor

Diaverum España; Galapagar; Presencial; EUR 25.000 - 35.000; A tiempo parcial

Descripción de la vacante

Diaverum España busca incorporar un Office Manager para sus oficinas centrales en Madrid. El candidato será responsable del buen funcionamiento administrativo, incluyendo la gestión de facturación, organización de viajes y atención al cliente. Se requiere experiencia previa, un buen nivel de inglés y capacidad para manejar múltiples tareas de manera eficiente.

Formación

• Experiencia previa como Office Manager.
• Buen nivel de inglés (escrito y hablado).
• Capacidad de gestión de varias tareas simultáneamente.

Responsabilidades

• Responsable del funcionamiento administrativo de la oficina.
• Gestión de facturación y coordinación de viajes.
• Atención al cliente y gestión de la recepción.

Conocimientos

Comunicación

Gestión del tiempo

Inglés avanzado

Atención al detalle

Resolución de incidencias

Herramientas

Microsoft Office

Herramientas de facturación

Gestión de viajes

Descripción del empleo

En DIAVERUM SERVICIOS RENALES , multinacional en la prestación de servicios de diálisis, con 47 centros en España y más de 1.200 empleados, buscamos incorporar un / a OFFICE MANAGER para nuestras oficinas centrales de Madrid.

El / la Office Manager será responsable de garantizar el buen funcionamiento administrativo de la oficina, prestando soporte a diversas áreas de la empresa. El puesto abarca desde la gestión de facturación y la coordinación de viajes, hasta la atención de llamadas y visitas, garantizando siempre un ambiente organizado y eficiente.

Facturación y soporte administrativo :

Gestión de la facturación a finales de mes, incluyendo la introducción de facturas en el sistema de gestión, para las siguientes áreas :

Mensajería local y nacional.

Agencia de viajes y conciliación tarjeta Dinners.

Telefonía móvil (envío de facturas a las diferentes clínicas).

Coordinar la organización de viajes nacionales e internacionales (vuelos, trenes, hoteles, coches de alquiler) utilizando las herramientas de Viajes El Corte Inglés y BCD Travel .

Buscar alternativas de bajo costo para viajes internacionales, contactando directamente con hoteles y compañías aéreas para obtener tarifas más competitivas.

Supervisar y gestionar la mensajería local (a través de correo electrónico y teléfono).

Asegurar que todas las gestiones de mensajería sean eficientes y puntuales.

Realizar el seguimiento del gasto de las líneas móviles de la empresa.

Solicitar nuevos terminales móviles, gestionar altas y bajas de líneas, y realizar actualizaciones en los usuarios de terminales.

Realizar el seguimiento y entrega de nuevos terminales móviles a los empleados.

Gestión de material de oficina y suministros :

Solicitar y gestionar el material de oficina, papelería, alimentación y artículos para la cocina, asegurando que siempre haya disponibilidad suficiente.

Soporte administrativo a la oficina de Madrid :

Prestar soporte administrativo al personal de las oficinas de Madrid, que incluye :

Reparto de correspondencia interna.

Coordinación de envíos con mensajeros.

Envíos de burofax y otros documentos importantes.

Gestión de incidencias y mantenimiento de las instalaciones :

Mantener contacto con la propietaria del edificio para la gestión de incidencias, desperfectos o solicitudes de reparaciones y arreglos.

Atención al cliente y gestión de la recepción :

Jornada parcial (5-6 horas / día)

Experiencia previa como Office Manager

Buen nivel de inglés (escrito y hablado)

Experiencia tratando con equipos directivos

Conocimiento de herramientas de facturación y gestión de viajes y mensajería

Manejo del paquete Microsoft Office

Capacidad de comunicación tanto con clientes internos como externos

Capacidad de gestión de varias tareas simultáneamente, con atención al detalle y eficiencia

Capacidad para tomar la iniciativa y resolver incidencias de forma autónoma

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• Madrid, Area Metropolitana (comarca), España

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Office • Madrid, Comunidad de Madrid, España