Office Manager y Administración - Madrid

Futura VIVE; Madrid; Presencial; EUR 30.000 - 40.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Futura VIVE busca un Office Manager que será fundamental para la organización y el funcionamiento eficiente de la oficina. Este rol incluye la gestión de instalaciones, la coordinación de eventos y la atención a los empleados y proveedores. Se espera un alto nivel de habilidades organizativas y de comunicación para mantener un entorno de trabajo armonioso, permitiendo a los equipos centrarse en su tarea principal.

Formación

• Experiencia previa en puestos administrativos o de gestión de oficina.
• Habilidades sólidas de organización y capacidad para priorizar tareas.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.

Responsabilidades

• Gestión de instalaciones y supervisión del ambiente de trabajo.
• Coordinación de eventos internos y reuniones.
• Gestión de suministros y correspondencia.

Conocimientos

Organización

Comunicación

Trabajo en equipo

Herramientas

Software de oficina

Descripción del empleo

Como Office Manager, serás el pilar central que mantiene nuestro entorno de trabajo organizado, eficiente y acogedor. Tu papel fundamental es asegurar que todas las operaciones de la oficina funcionen sin problemas, permitiendo que nuestros equipos se concentren en su trabajo principal. Serás el enlace principal entre los empleados, la dirección y los proveedores externos. Tu capacidad para gestionar múltiples tareas, mantener altos estándares de atención al detalle y resolver problemas de manera proactiva será esencial para el éxito en este puesto.

• Responsabilidades principales
• 1. Gestión de instalaciones
• Mantener un ambiente de trabajo limpio, ordenado y funcional. Supervisar la seguridad, el mantenimiento y la reparación de equipos y mobiliario de oficina.
• 2. Coordinación de eventos y reuniones
• Planificar y organizar eventos internos, reuniones y conferencias, asegurándote de que todos los detalles logísticos estén cubiertos, como reservas de salas, catering, equipos audiovisuales, etc.
• 3. Gestión de suministros
• Supervisar el inventario de suministros de oficina y realizar pedidos oportunos para garantizar que los empleados cuenten con lo necesario para realizar su trabajo.
• 4. Gestión de correspondencia y comunicaciones
• Gestionar el flujo de correos electrónicos, cartas y paquetes, y coordinar la distribución de información importante en la empresa.
• 5. Atención al cliente interno y externo
• Ser la cara amable y acogedora de la empresa, brindando asistencia a los visitantes, clientes y empleados con consultas o necesidades.
• 6. Gestión de viajes y alojamiento
• Coordinar los viajes de negocios de los empleados, incluyendo reservas de vuelos, hoteles y itinerarios.
• 7. Gestión de contratos y proveedores
• Mantener relaciones con proveedores y asegurar que los contratos de servicios sean efectivos y cumplan con los estándares de calidad y costo establecidos.
• 8. Asistencia a la dirección
• Proporcionar apoyo administrativo a los ejecutivos de la empresa, como programación de citas, preparación de informes y manejo de tareas asignadas.
• 9. Gestión de recursos humanos
• Colaborar con el departamento de recursos humanos en la incorporación de nuevos empleados y en la gestión de temas administrativos relacionados con el personal.
• 10. Supervisión de personal de apoyo
• Si aplica, dirigir y supervisar a asistentes administrativos o recepcionistas.
• Requisitos del puesto
• Experiência previa en puestos administrativos o de gestión de oficina.
• Habilidades sólidas de organización y capacidad para priorizar tareas.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Conocimiento de herramientas informáticas y software de oficina.
• Capacidad para mantener la confidencialidad y tratar información sensible de manera apropiada.
• Habilidad para trabajar en equipo y fomentar un ambiente de trabajo positivo.

Como Office Manager, desempeñarás un papel vital en el funcionamiento eficiente de nuestra empresa. Tu compromiso con la excelencia y la atención a los detalles asegurará un ambiente de trabajo armonioso y productivo para todos los miembros del equipo.

• Responsabilidades principales
• 1. Gestión de instalaciones
• Mantener un ambiente de trabajo limpio, ordenado y funcional. Supervisar la seguridad, el mantenimiento y la reparación de equipos y mobiliario de oficina.
• 2. Coordinación de eventos y reuniones
• Planificar y organizar eventos internos, reuniones y conferencias, asegurándote de que todos los detalles logísticos estén cubiertos, como reservas de salas, catering, equipos audiovisuales, etc.
• 3. Gestión de suministros
• Supervisar el inventario de suministros de oficina y realizar pedidos oportunos para garantizar que los empleados cuenten con lo necesario para realizar su trabajo.
• 4. Gestión de correspondencia y comunicaciones
• Gestionar el flujo de correos electrónicos, cartas y paquetes, y coordinar la distribución de información importante en la empresa.
• 5. Atención al cliente interno y externo
• Ser la cara amable y acogedora de la empresa, brindando asistencia a los visitantes, clientes y empleados con consultas o necesidades.
• 6. Gestión de viajes y alojamiento
• Coordinar los viajes de negocios de los empleados, incluyendo reservas de vuelos, hoteles y itinerarios.
• 7. Gestión de contratos y proveedores
• Mantener relaciones con proveedores y asegurar que los contratos de servicios sean efectivos y cumplan con los estándares de calidad y costo establecidos.
• 8. Asistencia a la dirección
• Proporcionar apoyo administrativo a los ejecutivos de la empresa, como programación de citas, preparación de informes y manejo de tareas asignadas.
• 9. Gestión de recursos humanos
• Colaborar con el departamento de recursos humanos en la incorporación de nuevos empleados y en la gestión de temas administrativos relacionados con el personal.

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