Office Manager & HR Assistant

Entradas Eventim S.A.U; Madrid; Presencial; EUR 30.000 - 45.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Join a leading international ticketing service provider as an Office Manager & HR Assistant. You will oversee daily office operations, manage administrative tasks, and support HR activities. The role requires strong organizational skills, proactivity, and fluency in English. Enjoy a flexible work schedule and be part of a dynamic team focused on delivering excellent service.

Servicios

Flexible Working Hours

No Meetings on Fridays

Formación

• 3 years of experience in office management or HR assistant roles.
• Fluency in English; German knowledge valued.

Responsabilidades

• Ensure smooth daily office operations and manage administrative tasks.
• Provide HR support in recruitment and personnel activities.

Conocimientos

Organizational Skills

Proactivity

Customer Orientation

Herramientas

Microsoft Office

Trello

Descripción del empleo

¿Quieres formar parte de uno de los principales proveedores internacionales de servicios de venta de entradas y espectáculos en directo? ¿Te gustan los desafíos con visión de futuro?

¿Te gustaría celebrar que, gracias a tu trabajo, más de 250 millones de personas pueden divertirse cada año?

¿Te animas a construir el futuro con nosotros?

Como Office Manager & HR Assistant serás responsable de las siguientes tareas :

1. Garantizar el buen funcionamiento de la oficina en el día a día con tareas versátiles que gestionarás desde la recepción de nuestra oficina (front desk).
2. Responsable de las tareas administrativas relacionadas con la gestión y preparación de documentos afines a la oficina, la dirección, la prevención laboral y el archivo de personal.
3. Reservar lugares, desplazamientos y eventos en el calendario asociado al equipo directivo de Eventim.
4. Cotejar hojas de gastos personales para pagar a las personas del equipo, gestionando gastos generales y suministros de la oficina en coordinación con el equipo financiero.
5. Brindar soporte y comunicación a nuestros Directivos, actuando como punto de referencia y apoyo.
6. Gestión de proveedores, pedidos, control de stock y coordinación de mantenimiento de todo lo relacionado con nuestra oficina.
7. Gestión de los riesgos laborales de empleados y oficina en colaboración con el proveedor externo de prevención laboral.
8. Proporcionar apoyo administrativo a Recursos Humanos en las acciones de contratación y actividades relacionadas con el personal de Eventim.
9. Apoyar al departamento de RRHH para mantener actualizadas las políticas de oficina, fomentando y promoviendo la cultura de Eventim.
10. Establecer procedimientos eficaces para mantener una oficina de trabajo eficiente que cumpla con el ambiente y la experiencia laboral que queremos brindar en Eventim.
11. Buscar, comprar y preparar hardware, software y telecomunicaciones de acuerdo con nuestra política de TI y con el apoyo del proveedor externo de sistemas.
12. Requisitos: 3 años de experiencia en posiciones como office manager, facilities manager y asistente de recursos humanos.
13. Experiencia en el uso de programas de oficina que faciliten la gestión y coordinación de agenda y tareas (por ejemplo, Word, Outlook, Excel, Trello y herramientas del entorno Microsoft).
14. Excelente capacidad de organización para trabajar bajo presión en entornos dinámicos realizando múltiples tareas y priorizando la carga de trabajo para completar las asignaciones a tiempo.
15. Fiabilidad y flexibilidad son fortalezas clave, además de la capacidad de hacer que “las cosas sucedan” junto al equipo de dirección.
16. Proactividad y diligencia en las tareas encomendadas, demostrando una mentalidad práctica en la ejecución de los encargos.
17. Hablar y escribir con fluidez en inglés; conocimiento de alemán valorado (no excluyente).
18. Actitud positiva, responsable y altamente servicial: buscamos a alguien que disfrute estar orientado/a al cliente en un equipo enérgico y pequeño.

NUESTROS VALORES

• Orientados a resultados: somos ambiciosos y nos esforzamos en crecer de manera sostenible, disfrutando nuestro trabajo y fomentando la cultura en nuestra sociedad.
• Actitud positiva: nos quejamos poco, celebramos mucho y aprendemos de los errores. Ante cambios y dificultades, somos optimistas, constructivos y alegres.
• Líderes y agentes del cambio: somos proactivos y asumimos liderazgo para mejorar, innovar y proponer nuevos enfoques.
• Comprometidos con la excelencia: somos exigentes con nosotros mismos y con los demás, buscando siempre los más altos estándares.
• Trabajo en equipo: nos comunicamos respetuosa y honestamente, ayudando y apoyando a nuestros compañeros.
• Socios del promotor: buscamos aportar soluciones innovadoras y asesoramiento experto, siendo socios clave para su éxito.
• Enfoque en el comprador: consideramos sus necesidades en todas las decisiones, acompañándolos en su experiencia cultural.
• Trabajo flexible: horario de entrada y salida flexible, viernes sin reuniones y jornada de trabajo adaptable.

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