OFFICE MANAGER / GESTOR DE OPERACIONES DE LA OFICINA

DEZELS CONSULTING SL; Madrid; Presencial; EUR 50.000 - 70.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa internacional en crecimiento busca un Office Manager proactivo y organizado para asegurar el funcionamiento eficiente de sus oficinas. Esta posición implica gestionar la recepción, coordinar viajes, y organizar eventos, todo mientras se mantiene un ambiente de trabajo óptimo. Con un enfoque en la mejora de flujos operativos y la gestión de proveedores, el candidato ideal debe tener experiencia previa en roles similares y un dominio sólido de herramientas de oficina. Si te apasiona la administración y deseas contribuir al éxito de un equipo dinámico, esta es tu oportunidad.

Formación

• Mínimo 2 años de experiencia como Office Manager en funciones similares.
• Dominio de MS Office, especialmente Excel y Outlook.

Responsabilidades

• Atender visitas, gestionar paquetería y atención telefónica.
• Organizar operaciones de la oficina y garantizar el funcionamiento óptimo.
• Gestionar el presupuesto de gastos generales y administrativos.

Conocimientos

Gestión de oficinas

Comunicación

Organización de eventos

Resolución de incidencias

Educación

Licenciatura en ADE

Diplomado en administración

Grado superior en finanzas

Herramientas

MS Office

Herramientas de programación de correo electrónico

Programas de gestión de gastos

Programas de reserva de viajes

Descripción del empleo

Compañía internacional en crecimiento, dedicada a desarrollos tecnológicos, selecciona para sus oficinas ubicadas en el Vallés Occidental:

En dependencia del DRH, el candidato/a se responsabilizará de realizar las tareas inherentes a la recepción, asegurar el buen funcionamiento de las oficinas, gestionar las incidencias y a los proveedores de los gastos de estructura, gestionar viajes, reservas y apoyo a la organización de eventos.

Funciones principales:

1. Atender visitas, atención telefónica, gestión de paquetería y de correos.
2. Garantizar el funcionamiento óptimo de la estructura de las oficinas, mejorar los flujos operativos y organizar la distribución de la oficina.
3. Organizar las operaciones y procedimientos de la oficina, aplicar políticas y procedimientos y medir los resultados con respecto a las normas.
4. Gestionar el presupuesto de gastos generales y administrativos de la oficina y garantizar la presentación de informes precisos y puntuales.
5. Mantener el buen estado y funcionamiento de la oficina, organizar las reparaciones necesarias y aplicar medidas preventivas ante posibles incidencias.
6. Gestionar las negociaciones de contratos y precios con los proveedores de suministros y servicios de la oficina, proveedores de arrendamientos y seguros de la oficina, proveedores de servicios de gestión de instalaciones, incluidos los de limpieza, catering y servicios de seguridad.
7. Ser la persona de contacto para las tareas de gestión de la oficina, coordinando recursos internos y externos: mantenimiento, suministros, equipos, logística de oficina, envíos, mensajería, paquetería, papelería. Mantener las relaciones con los proveedores, gestionar las compras, pedidos, supervisar el servicio, las facturas y asegurar su abono. Y resolver cualquier incidencia dentro de este ámbito.
8. Coordinar con el departamento de IT las necesidades de los equipos de oficina.
9. Colaborar con RRHH para actualizar y mantener las políticas de la oficina y en solicitudes ad hoc.
10. Ayudar en el proceso de incorporación de nuevos empleados asegurando que a su incorporación cuenten con todos los equipos y materiales necesarios.
11. Dar apoyo al equipo sobre consultas del funcionamiento de la oficina, en la realización de reservas y organización de viajes, programación de reuniones, citas.
12. Dar apoyo en la organización de eventos como fiestas, celebraciones y conferencias.

Requisitos:

1. Licenciado, diplomado o grado superior en ADE, administración, finanzas o similar, el candidato/a aportará un mínimo de dos años de experiencia como Office Manager realizando funciones similares a las requeridas en el puesto.
2. Dominio de MS Office (MS Excel y MS Outlook, en particular). Familiarizado con el uso de herramientas de programación de correo electrónico, programas de reserva de viajes y programas de gestión de gastos.
3. Contará con un nivel medio alto de inglés.