Office Manager and Administration Support

Robert Walters; Sant Cugat del Vallès; Presencial; EUR 30.000 - 40.000; A tiempo parcial

Descripción de la vacante

Una destacada empresa del sector de la ingeniería busca un Office Manager y Administrador de Soporte para su oficina en Sant Cugat del Vallès. El candidato ideal deberá tener al menos 2 años de experiencia en roles similares y un nivel avanzado de inglés. Las funciones incluyen la gestión de materiales de oficina, preparación de KPI de ventas y organización de eventos. Se ofrece una posición eventual de un año.

Formación

• Al menos 2 años de experiencia en roles similares.
• Nivel avanzado de inglés es imprescindible.
• Posición eventual por un año.

Responsabilidades

• Coordinar materiales y gestionar la flota de vehículos.
• Preparar KPI de ventas con sistema SAP.
• Asistir en la organización de eventos y viajes.
• Controlar gastos del personal y gestionar facturas.
• Implementar proyectos de mejoras de costos.

Conocimientos

Office management

Business administration support

Event organization

Accounting and finance management

Advanced English

Herramientas

SAP

Descripción del empleo

Overview

Nos encontramos en búsqueda de una posición de Office Manager and Administration Support para destacada empresa internacional del sector de la ingeniería con ubicación en Sant Cugat del Vallès.

El rol se centrará principalmente en 4 áreas de desarrollo.

1- Office management

• Coordinar con proveedores el material de oficina, material para cocina / cantina.
• Gestión y seguimiento de la flota de vehículos.
• RRHH : Gestión del material de IT para las nuevas incorporaciones (móviles, ordenadores, impresoras, etc).
• Asistir a los visitantes de la oficina.
• Coordinar y gestionar la póliza del seguro de la oficina.
• Mantenimiento de extintores.

2- Business administrations support

• Seguimiento y preparación de KPI de ventas : Extraer información mediante sistema SAP.
• Brindar asistencia al Country Manager en las reuniones de ventas: organizar reuniones, tomar notas, realizar el acta, follow up de las acciones que se definan en esta reunión.

3- Events and travel

• Contacto con la agencia de viajes para organización de viajes corporativos.
• Asistir en la organización de eventos.

4- Accounting and finance support

• Control y gestión de los gastos del personal, sobre todo del equipo comercial. Controlar los gastos de las tarjetas corporativas y posterior reporte a HQ para aprobación.
• Gestión de facturas.
• Cost saving : Implementar y liderar proyectos de mejoras en precios, proveedores y ahorros.
• Gestión de impagos, nivel 1.
• Brindar soporte en la auditoría anual.

Requisitos

• Experiencia en roles similares de al menos 2 años.
• Idiomas : Será imprescindible aportar un nivel avanzado de inglés dado que es el idioma vehícular de la compañía, punto de contacto con Headquarters y otros compañeros de grupo.
• Se trata de una posición eventual por un año.

¡Aguardamos tu candidatura!