Office Manager

3INA COSMETICS SL.; Madrid; Presencial; EUR 20.000 - 25.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una marca de belleza en crecimiento busca un/a Office Manager para unirse a su programa de becas. La persona seleccionada tendrá la oportunidad de aprender sobre las funciones del puesto durante 12 meses. Se requiere buen nivel de español e inglés, así como habilidades en planificación, organización y trabajo en equipo. Se ofrece formación a cargo de la empresa y no se requiere experiencia previa.

Servicios

Formación a cargo de la empresa

Formación

• Formación en FP en Administración y finanzas o similar.
• Idiomas: alto/bilingüe en español e inglés.
• No se requiere experiencia previa, pero se valoran prácticas en posiciones similares.

Responsabilidades

• Prestar servicio interno en la recepción y oficina.
• Organizar y gestionar servicios de oficina.
• Mantener contacto con proveedores y gestión de catering.
• Apoyar la incorporación de nuevos empleados.

Conocimientos

Planificación y organización

Comunicación

Trabajo en equipo

Flexibilidad

Educación

FP en Administración y finanzas o similar

Descripción del empleo

Descripción de la compañía

3INA es la marca de makeup y skincare que más está creciendo en España. Somos una marca de belleza atrevida, divertida, sin límites ni restricciones, y contamos con puntos de venta físicos y online en más de 40 países.

Buscamos un / una Office Manager para incorporarse a nuestro programa de Becas 3INA, y tener la oportunidad de aprender durante 12 meses todas las funciones propias del puesto. No requerimos experiencia previa, pero sí es imprescindible cumplir con los requisitos detallados al final de la oferta.

Si tienes ganas de aprender y desarrollarte en la marca de belleza que más está creciendo a nivel global, te estamos esperando!

• Descripción del puesto

Tu principal responsabilidad será prestar un adecuado servicio interno en los siguientes puntos:

• 1. Recepción
• Organizar y gestionar los servicios de recepción y zonas comunes.
• Acoger, guiar, acompañar, y llevar el control de entrada y salida de los visitantes.
• Atención telefónica: recepción llamadas externas. Resolver las peticiones en cada caso, o transferirlas a la persona adecuada.
• Organizar, gestionar y distribuir, cuando sea necesario, el correo entrante / saliente; ya sean paquetes, cartas, u otras comunicaciones.
• Gestionar de manera eficiente el archivo de documentos corporativos (documentos bancarios, facturas, etc.).
• Hacer recados y realizar tareas diversas relacionadas con el trabajo y proyectos ad hoc según se le asignen.
• 2. Oficina
• Responsable de aplicar y mantener todos los procedimientos relacionados con la oficina, teniendo siempre el foco puesto en la sostenibilidad (reciclaje, uso eficiente del agua y electricidad).
• Garantizar que el espacio de trabajo, espacios comunes, y las salas de reuniones, se mantengan ordenados y presentables, y proporcionar todo lo necesario en las salas de reuniones (agua, consumibles de papelería).
• Garantizar el correcto funcionamiento de los equipos e instalaciones de la oficina (calefacción, aire acondicionado, electricidad, seguridad, mobiliario, tarjetas de acceso, etc.). Tomar la iniciativa para resolver los problemas y adoptar las medidas oportunas.
• Asesorar a los empleados sobre cualquier duda o situación que pueda surgir relacionada con el uso de la oficina.
• 3. Proveedores
• Mantener los suministros de consumibles de oficina; papelería, limpieza, bebidas, mediante pedidos semanales a diversos proveedores.
• Contacto clave con los principales proveedores de servicios; como agencia de viajes, empresa de limpieza, y empresa de seguridad.
• Ser el principal punto de contacto con nuestra agencia de viajes, así como con otras plataformas de transporte privado (Uber, Bolt, etc.).
• Catering: gestión de los pedidos, recepción, y distribución en la oficina cuando proceda.
• 4. Relación con equipos
• Colaborar con RRHH, IT, y otros departamentos para ayudar con tareas de incorporación / salidas de nuevos empleados. Esto puede incluir la entrega / devolución de hardware, solicitud o cancelación de tarjetas de acceso a la oficina, y/o preparación y entrega de welcome packs.
• Organizar los puestos de trabajo de los empleados (distribución de la oficina), en coordinación con IT y RR.HH.
• Apoyar al equipo de RRHH en la gestión de eventos corporativos, reuniones generales y TownHalls.
• Apoyar a los Co-Founders en:
• Gestión de la agenda del director ejecutivo: organizar reuniones, citas y proporcionar recordatorios.
• Gestión de las comunicaciones, incluida la recepción de llamadas y la respuesta a correos electrónicos.
• Organizar viajes.
• Asistencia en reuniones clave.
• Requisitos del puesto
• Formación: FP en Administración y Finanzas o similar.
• Idiomas: español e inglés alto / bilingüe.
• Experiencia (años / área): no es necesaria experiencia, aunque valoramos haber realizado prácticas de al menos 3 / 6 meses en una posición similar.
• Habilidades personales: planificación y organización, comunicación, trabajo en equipo, flexibilidad.
• Disponibilidad de lunes a viernes en oficina (no hay posibilidad de teletrabajo por la naturaleza del puesto).
• Perfil

Buscamos un / una Office Manager para incorporarse a nuestro programa de Becas 3INA, y tener la oportunidad de aprender durante 12 meses todas las funciones propias del puesto. No requerimos experiencia previa, pero sí es imprescindible cumplir con los requisitos detallados al final de la oferta.

Si tienes ganas de aprender y desarrollarte en la marca de belleza que más está creciendo a nivel global, te estamos esperando!

• Qué ofrecemos:
• Formación a cargo de la empresa.