Office Manager

Diaverum España; Madrid; Presencial; EUR 20.000 - 30.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Diaverum España, multinacional líder en servicios de diálisis, busca un/a Office Manager para sus oficinas centrales en Madrid. El rol implica garantizar el correcto funcionamiento administrativo, gestionar la facturación y los viajes, y supervisar la mensajería, todo mientras se mantiene un ambiente organizado y eficiente. Se ofrece contrato indefinido y jornada parcial, ideal para quienes buscan un equilibrio entre trabajo y vida personal.

Servicios

Seguro médico privado

Jornada parcial

Formación

• Experiencia previa como Office Manager.
• Buen nivel de inglés (escrito y hablado).
• Experiencia tratando con equipos directivos.

Responsabilidades

• Responsable de garantizar el buen funcionamiento administrativo de la oficina.
• Gestión de la facturación y coordinación de viajes.
• Atención al cliente y gestión de la recepción.

Conocimientos

Comunicación

Organización

Iniciativa

Resolución de incidencias

Educación

Formación en administración o secretariado

Herramientas

Microsoft Office

Descripción del empleo

En DIAVERUM SERVICIOS RENALES, multinacional en la prestación de servicios de diálisis, con 47 centros en España y más de 1.200 empleados, buscamos incorporar un/a OFFICE MANAGER para nuestras oficinas centrales de Madrid.

¿Cuáles serán tus funciones?

El/la Office Manager será responsable de garantizar el buen funcionamiento administrativo de la oficina, prestando soporte a diversas áreas de la empresa. El puesto abarca desde la gestión de facturación y la coordinación de viajes, hasta la atención de llamadas y visitas, garantizando siempre un ambiente organizado y eficiente.

Facturación y soporte administrativo:

• Gestión de la facturación a finales de mes, incluyendo la introducción de facturas en el sistema de gestión, para las siguientes áreas:
• Mensajería local y nacional.
• Seguro médico
• Agencia de viajes y conciliación tarjeta Dinners.
• Telefonía móvil (envío de facturas a las diferentes clínicas).
• Asegurar que las facturas estén correctamente procesadas y registradas dentro de los plazos establecidos.

Gestión de viajes corporativos:

• Coordinar la organización de viajes nacionales e internacionales (vuelos, trenes, hoteles, coches de alquiler) utilizando las herramientas de Viajes El Corte Inglés y BCD Travel.
• Buscar alternativas de bajo costo para viajes internacionales, contactando directamente con hoteles y compañías aéreas para obtener tarifas más competitivas.

Seguro médico y tramitación de bajas:

• Gestionar las bajas mensuales en el seguro médico de empleados y tramitar las correspondientes facturas.

Gestión de mensajería:

• Supervisar y gestionar la mensajería local (a través de correo electrónico y teléfono).
• Gestionar la mensajería nacional a clínicas mediante herramienta específica.
• Asegurar que todas las gestiones de mensajería sean eficientes y puntuales.

Tramitación de líneas móviles:

• Realizar el seguimiento del gasto de las líneas móviles de la empresa.
• Solicitar nuevos terminales móviles, gestionar altas y bajas de líneas, y realizar actualizaciones en los usuarios de terminales.
• Realizar el seguimiento y entrega de nuevos terminales móviles a los empleados.

Gestión de material de oficina y suministros:

• Solicitar y gestionar el material de oficina, papelería, alimentación y artículos para la cocina, asegurando que siempre haya disponibilidad suficiente.

Soporte administrativo a la oficina de Madrid:

• Prestar soporte administrativo al personal de las oficinas de Madrid, que incluye:
• Reparto de correspondencia interna.
• Envío de cartas de pago a bancos.
• Coordinación de envíos con mensajeros.
• Envíos de burofax y otros documentos importantes.

Gestión de incidencias y mantenimiento de las instalaciones:

• Mantener contacto con la propietaria del edificio para la gestión de incidencias, desperfectos o solicitudes de reparaciones y arreglos.

Atención al cliente y gestión de la recepción:

• Recibir y atender las visitas de manera profesional y cordial.
• Atender las llamadas telefónicas, redirigiéndolas a los departamentos correspondientes.

¿Qué te ofrecemos?

• Contrato indefinido
• Jornada parcial (5-6 horas/día)
• Horario de mañana
• Seguro médico privado

¿Qué requisitos debes cumplir?

• Formación en administración, secretariado o similar
• Experiencia previa como Office Manager
• Buen nivel de inglés (escrito y hablado)
• Experiencia tratando con equipos directivos
• Conocimiento de herramientas de facturación y gestión de viajes y mensajería
• Manejo del paquete Microsoft Office
• Capacidad de comunicación tanto con clientes internos como externos
• Capacidad de gestión de varias tareas simultáneamente, con atención al detalle y eficiencia
• Capacidad para tomar la iniciativa y resolver incidencias de forma autónoma

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