Jefe / a Dpto. Secretaría y Administración - CTAA

AvanJobs; Comunidad Valenciana; Presencial; EUR 28.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una destacada entidad busca un Jefe del Departamento de Secretaría y Administración, quien será responsable de la supervisión y coordinación de diversas áreas. Este rol es clave para garantizar el correcto funcionamiento del departamento, ofreciendo asistencia directa a la Junta y gestionando tareas administrativas. Se requiere una persona con experiencia y habilidades en liderazgo, gestión administrativa y comunicación efectiva. Si tienes un enfoque proactivo y habilidades interpersonales excepcionales, esta es tu oportunidad para contribuir a un entorno dinámico y colaborativo.

Formación

• Más de 3 años de experiencia en administración y gestión de equipos.
• Conocimiento avanzado en procedimientos administrativos y protocolo.

Responsabilidades

• Supervisión y coordinación del departamento de Secretaría y áreas técnicas.
• Asistencia a la Junta y gestión de tareas administrativas.

Conocimientos

Gestión administrativa

Comunicación efectiva

Liderazgo

Manejo de Microsoft Office

Conocimientos de protocolo

Educación

Técnico Superior en Administración y Finanzas

Técnico Superior en Asistencia a la Dirección

Descripción del empleo

Estamos buscando un o una Jefe / a del Departamento de Secretaría y Administración para el CTAA (Colegio Territorial de Arquitectos de Alicante) en Alicante.

• Horario intensivo de mañanas. 37,5 horas semanales. 7,5 horas diarias, en horario flexible a desarrollar entre las 6.30 y las 16.30 h.
• Salario 27.273 euros brutos anuales, cantidad que incluye tres pagas extras con devengo anual, que se percibirán de acuerdo con el Pacto de Empresa del CTAA vigente.
• Bajo las órdenes del gerente, o en su defecto de la Junta de Gobierno, tendrá que asumir la responsabilidad del correcto funcionamiento, supervisión y coordinación del departamento de Secretaría y de las áreas técnicas de su competencia.
• Asistencia directa a Presidente, Secretario, Gerente y a cualquier miembro de Junta.
• Gestión / coordinación de tareas con el personal que se encuentre bajo su dirección.
• Tareas de Secretaría : Atención a los colegiados, gestión / servicio del archivo administrativo y de proyectos visados, comunicación con las administraciones públicas, registro general, gestión documentación y comunicación interna empleados, vacaciones-horas extras-permisos, redacción de escritos, certificados y otros documentos, tareas administrativas en general, colegiación, gestión contratos, entre otros.
• Tareas de Administración : Gestión de contratos de mantenimiento e intendencia de los edificios de las sedes colegiales, así como atención a sus inquilinos. Gestión de proveedores de las dos sedes.
• Tareas de Protocolo : Asistencia al Presidente en todo lo relativo a relaciones con las Instituciones públicas y privadas, seguimiento de los actos protocolarios del CTAA y de Presidencia con llevanza y mantenimiento de las bases de datos de dichas Instituciones.

Requisitos mínimos

• Técnico Superior en Administración y Finanzas o Técnico Superior en Asistencia a la Dirección o similar / superior.
• Experiencia demostrable de más de 3 años en puestos de características similares.
• Experiencia demostrable como Jefe / a Dpto. Secretaría y Administración
• Amplio conocimiento en procedimientos administrativos.
• Conocimiento y dominio de internet y nuevas tecnologías. Experto en el manejo de Microsoft Office.
• Amplio conocimiento de protocolo.

Requisitos Valorables

• Experiencia de trabajo en la Administración o en Entidades de Derecho Público, habiendo desarrollado funciones similares a las del puesto de trabajo ofertado.
• Conocimiento de idiomas, hablado y escrito. Nivel alto.
• Conocimientos / experiencia en el sector de la edificación.
• Estudios adicionales en el ámbito de la administración y de empresa, tipo grado o máster, u otra formación superior.
• Persona emprendedora, creativa, con capacidad de liderazgo, que tenga iniciativa y capacidad de resolución de conflictos. Que sea flexible, que se adapte con facilidad al cambio de decisiones.
• Puntos de inteligencia emocional y optimista.
• Capacidad de motivar y comunicar : escucha activa y transparencia para la comunicación con el equipo y sea una inspiración para él. Ser empático, respetuoso e interés por el éxito del equipo en su conjunto y colaboración entre los miembros para lograr los objetivos.