Groups and events Manager - (Barcelona)

Almanac Barcelona; Barcelona; Presencial; EUR 30.000 - 60.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una innovadora firma en el sector hotelero busca un Coordinador de Eventos MICE para asegurar la planificación y ejecución exitosa de eventos. Este rol implica supervisar un equipo, gestionar relaciones con clientes y agencias, y colaborar con el departamento de marketing para maximizar la rentabilidad. La posición ofrece la oportunidad de trabajar en un entorno dinámico, donde la creatividad y la proactividad son esenciales para proporcionar experiencias memorables a los clientes. Si tienes pasión por la organización de eventos y deseas contribuir al éxito de un hotel de renombre, esta es tu oportunidad.

Formación

• Experiencia en planificación y ejecución de eventos MICE.
• Habilidades de gestión de equipos y comunicación interdepartamental.

Responsabilidades

• Supervisar la planificación y ejecución de eventos y grupos.
• Mantener relaciones con clientes y agencias del segmento MICE.

Conocimientos

Planificación de eventos

Comunicación efectiva

Gestión de relaciones con clientes

Análisis de tendencias de mercado

Educación

Licenciatura en Turismo o Administración

Herramientas

Cvent

Mice Portal

Helms Briscoe

Conference Direct

Descripción del empleo

Garantizar la planificación, organización y ejecución exitosa de grupos y eventos, ofreciendo una experiencia satisfactoria y personalizada para nuestros clientes. Supervisar al equipo de Coordinadores de Grupos & Eventos, asegurando una operativa eficiente y una comunicación fluida con todos los departamentos del hotel. Mantener una actitud proactiva en la captación de negocio para maximizar la rentabilidad en todas las áreas del hotel.

• Estudio y decisión junto con Dirección de Ventas y marketing sobre las acciones para aumentar la exposición del hotel y la recepción de peticiones.
• Mantenimiento y desarrollo de la relación con clientes anteriores y potenciales del segmento MICE.
• Responsable de la contratación de series anuales y contacto principal con agencias como Cvent, CHG, Mice Portal, Helms Briscoe, Conference Direct.
• Asistencia a ferias, fam trips y visitas comerciales puntuales.
• Estudio de tendencias del mercado y de la competencia para adaptar la oferta del hotel.
• Supervisión del reparto de peticiones entre el equipo de Coordinadores.
• Cotización de eventos y reuniones con más de 10 habitaciones y seguimiento de peticiones.
• Supervisión y elaboración de propuestas, contratos, resúmenes de grupo y órdenes de servicio.
• Contacto directo con el cliente desde la confirmación del grupo / evento hasta su ejecución y cierre.
• Planificación y ejecución de reuniones pre-convención, visitas de inspección y coordinación durante la estancia del grupo.
• Seguimiento de depósitos y pagos, emisión de proformas, y cierre de expedientes.
• Revisión de facturación final y seguimiento post-evento con el cliente.
• Revisión del estado de las facturas pendientes y coordinación con Finanzas para la gestión de cobros y comisiones.
• Envío semanal de previsión de eventos a F&B y coordinación de la reunión semanal de BEO.
• Supervisión y apoyo al desarrollo profesional del equipo de Coordinadores.
• Colaboración con el departamento de Marketing en acciones y materiales de comunicación dirigidos al segmento MICE.
• Gestión de base de datos MICE y actualización continua.
• Detección de necesidades del departamento y propuesta de mejoras operativas o comerciales a Dirección.