Global Program Leader

Grifols; Comunidad Valenciana; Presencial; EUR 30.000 - 50.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa innovadora busca un profesional altamente organizado y proactivo para gestionar la agenda y las tareas administrativas de un departamento clave. En este rol, serás responsable de coordinar reuniones y viajes, así como de mantener relaciones efectivas con equipos locales e internacionales. Tu capacidad para realizar múltiples tareas y establecer conexiones sólidas con colegas será esencial para el éxito del departamento. Si te apasiona el trabajo en equipo y tienes habilidades comunicativas excepcionales, esta es la oportunidad perfecta para contribuir al crecimiento de la organización y hacer una diferencia significativa en un entorno dinámico y colaborativo.

Formación

• Persona organizada y proactiva con habilidades comunicativas.
• Capacidad para gestionar múltiples tareas simultáneamente.

Responsabilidades

• Gestión y coordinación de agendas a nivel nacional e internacional.
• Organización de reuniones y viajes, asegurando una ejecución excelente.

Conocimientos

Organización

Habilidades comunicativas

Proactividad

Gestión del tiempo

Educación

Título universitario

Herramientas

SAP

Descripción del empleo

Gestión y coordinación de la agenda a nivel nacional e internacional (equipos locales, internacionales, cross-functional teams, clientes externos, etc.). Organización y coordinación de reuniones nacionales e internacionales, tanto online como presenciales: coordinación de todos los materiales necesarios, coordinación de las agendas de los asistentes y asegurar una ejecución excelente. Organización de viajes (todas las tareas administrativas que conlleva según la casuística de cada uno). Filtro de llamadas. Liquidación de Visas, Gastos, etc. Coordinar tareas departamentales generales que se le requieren, como: Cambio Layout, Visitas externas, Coordinación con General Services (impresión de posters para oficinas, decoración salas, velar por tener un orden y limpieza en el dpt…). Todas las tareas administrativas derivadas del puesto de trabajo (pueden variar según las necesidades del negocio).

Cualidades Necesarias

Para un buen desempeño del puesto de trabajo debe ser una persona organizada, proactiva, con iniciativa y con buenas habilidades comunicativas, que sepa priorizar para facilitar el trabajo diario del SVP. Debe saber establecer buenas relaciones con todos sus colaboradores directos y superiores, así como con las assistants de otros países para ayudarle a conseguir sus objetivos.

Para REVLON PROFESSIONAL – AMERICAN CREW - CND. Realización de los pedidos de bienes y servicios SAP: Resolución de incidencias de facturas (VIM SAP), pagos a proveedores, pagos anticipados, etc. de Revlon Prof., American Crew y CND. Coordinación diaria con el Financial Controller para garantizar que los procesos de la compañía se cumplen y se ejecutan correctamente (MDG, TOA, Política Viajes, …) así como seguimiento del Budget por marcas / PO’s.

MDG Process: Realizar todo el proceso de altas, extensión y modificación de proveedores, desde su inicio a fin, realizando el seguimiento exhaustivo para no incurrir en retrasos. TOA Process: Grabar en el sistema todos los TOA’s del dpto. asegurando así que se adjunta la documentación necesaria y el control de todos los TOA’s solicitados, así como realizar el seguimiento e ir contactando con los approvers en caso de que se esté dilatando la aprobación.

Vacaciones del Dpt.: Elaboración, seguimiento y control del calendario anual de todas las personas del dpt. (30 pax) para garantizar que el dpt. siempre está cubierto en cualquier época del año. Soporte en la organización de reuniones con otros equipos o proveedores (materiales, audiovisuales, salas, catering…). Todas las tareas administrativas del día a día como, por ejemplo, coordinación con la fábrica del PLA en temas de Import / Export, solicitud de muestras, envío de muestras, solicitud de material de oficina, gestión de nuevas incorporaciones dpt.: User Request / Plan inducción protocolos, etc. Mensajería, soporte con los procedimientos (formación de los nuevos procedimientos al equipo), soporte en la organización de viajes, soporte y ayuda en el día a día, soporte al VP Educación: organización de viajes, liquidación de Visas y Gastos de Viajes.

Cualidades Necesarias

Es una posición donde una de las principales cualidades es poder realizar varias tareas simultáneamente. Ser eficiente para impulsar el crecimiento del dpt.: controlar todos los procesos y tener a tiempo las tareas demandadas por el equipo para que puedan centrarse en lo que aporta valor añadido a la marca. Establecer fuertes lazos con cada uno de mis compañeros para lograr un buen ambiente de trabajo e inspirarles confianza. Intermediario entre nuestro departamento y los demás dpt. de la compañía: IT / Compras / Finanzas / RRHH - estableciendo buenas relaciones con ellos para ayudar a mi equipo a desbloquear temas rápidamente y que puedan centrarse en el negocio (incidencias liquidaciones, IT, recepciones mercancías en el PLA, etc.). En definitiva, persona resolutiva, rápida en la acción y de gran confianza para el equipo.