F&B Admin Trainee

Mandarin Oriental Hotel Group Limited; Madrid; Presencial; EUR 25.000 - 35.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Employee dining facilities

Staff accommodation (if applicable)

Descripción de la vacante

Mandarin Oriental Ritz, Madrid is seeking an organized administrator to support the Food & Beverage leadership team. You will handle day-to-day administrative tasks, maintain accurate records, and help prepare reports and presentations for various departments.

The role involves compiling performance data, supporting budgeting and forecasting, and coordinating with Finance, Purchasing, Marketing, Reservations, and operations. A high level of discretion and professional communication is required.

Formación

• Administrative support experience in a professional setting.
• Strong data entry and reporting abilities.
• Excellent attention to detail and organizational skills.

Responsabilidades

• Support the F&B leadership team with daily administrative tasks, documentation, correspondence, and follow-up.
• Prepare, update, and maintain departmental reports, trackers, presentations, and files with accurate information.
• Assist with collection and consolidation of outlet performance data including revenue, covers, average check, and other KPIs.
• Support budgeting and forecasting processes by compiling information and maintaining supporting documentation.
• Coordinate with Finance, People & Culture, Purchasing, Marketing, Reservations, and operations teams to follow up on actions.
• Assist with purchase requisitions, invoices, supplier files, and expense records per hotel procedures.
• Maintain F&B meeting calendars, agendas, minutes, and action trackers.

Conocimientos

Administrative support

Data entry

Attention to detail

Educación

Bachelor's degree in Hospitality or Business

Herramientas

MS Office

Descripción del empleo

La Compañía

Mandarin Oriental Hotel Group, galardonado propietario y operador de algunos de los hoteles y resorts más prestigiosos del mundo. El Grupo ahora opera o tiene en desarrollo 46 hoteles con más de 11,000 habitaciones en 25 países en destinos clave de negocios y placer.

El Hotel

Los reconocidos diseñadores parisinos Gilles & Boissier, han creado un sofisticado diseño residencial para las 100 habitaciones y 53 suites, incluidas varias suites únicas en su tipo, con elementos de diseño únicos inspirados en las conexiones históricas del hotel con la ciudad, la cultura española y arte.

Con una restauración impresionante y meticulosa que celebra el espíritu pionero de César Ritz's, una prestigiosa ubicación central, cinco restaurantes y bares supervisados por uno de los chefs más célebres de España y excepcionales instalaciones de ocio y bienestar, Mandarin Oriental Ritz, Madrid se convertirá en el más lujoso hotel de la ciudad.

Responsabilidades

• Apoyar al equipo de liderazgo de Alimentos y Bebidas (F&B) en las tareas administrativas diarias, documentación, correspondencia y seguimiento.


• Preparar, actualizar y mantener informes departamentales, registros de seguimiento, presentaciones y archivos, garantizando que la información sea precisa.


• Ayudar en la recopilación y consolidación de datos sobre el rendimiento de los diferentes puntos de venta, incluidos ingresos, número de clientes, ticket medio y otros KPI operativos.


• Apoyar los procesos de elaboración de presupuestos y previsiones mediante la recopilación de información y el mantenimiento de la documentación de respaldo solicitada.


• Coordinar con los departamentos de Finanzas, Personas y Cultura, Compras, Marketing, Reservas y los equipos operativos para realizar el seguimiento de las acciones departamentales.


• Ayudar con las solicitudes de compra, documentación de facturas, archivos de proveedores y registros de gastos, de acuerdo con los procedimientos del hotel.


• Mantener los calendarios de reuniones de F&B, agendas, actas y registros de acciones, asegurando el seguimiento de los acuerdos alcanzados.


• Apoyar la preparación y actualización de menús, listas de precios, comunicaciones internas y otros materiales del departamento.


• Mantener registros de formación, documentos de asistencia, organigramas, listas de contactos y otros archivos administrativos de F&B.


• Apoyar proyectos, eventos y la coordinación con proveedores mediante una gestión administrativa precisa y una comunicación oportuna.


• Gestionar información confidencial y sensible con discreción y de acuerdo con las políticas de la empresa.

The Company

Mandarin Oriental Hotel Group is the award-winning owner and operator of some of the world's most prestigious hotels and resorts. The Group now operates or has under development 46 hotels with more than 11,000 rooms in 25 countries in key business and leisure destinations.

The Hotel

Renowned Parisian designers Gilles & Boissier, have created a sophisticated residential design for the 100 rooms and 53 suites, including several one-of-a-kind specialty suites, featuring unique design elements inspired by the hotel's historic connections to the city, Spanish culture and art.

With a stunning and meticulous restoration that celebrates César Ritz's pioneering spirit, a prestigious central location, five restaurants and bars overseen by one of Spain's most celebrated chefs and exceptional leisure and wellness facilities, Mandarin Oriental Ritz, Madrid is set to become the city's most luxurious hotel.

Responsibilities

• Support the F&B leadership team with day-to-day administrative tasks, documentation, correspondence, and follow-up.


• Prepare, update, and maintain departmental reports, trackers, presentations, and files with accurate information.


• Assist with the collection and consolidation of outlet performance data, including revenue, covers, average check, and other operational KPIs.


• Support budget and forecast processes by compiling information and maintaining supporting documentation as requested.


• Coordinate with Finance, People & Culture, Purchasing, Marketing, Reservations, and operational teams to follow up on departmental actions.


• Assist with purchase requisitions, invoice documentation, supplier files, and expense records in line with hotel procedures.


• Maintain F&B meeting calendars, agendas, minutes, and action trackers, ensuring follow-up on agreed actions.


• Support the preparation and updating of menus, price lists, internal communications, and other departmental collateral.


• Maintain training records, attendance documents, organisation charts, contact lists, and other F&B administrative files.


• Support departmental projects, events, and supplier coordination through accurate administration and timely communication.


• Handle confidential and sensitive information with discretion and in accordance with Company policy.