Executive Assistant - Multinational company

JR Spain; Madrid; Presencial; EUR 30.000 - 50.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa multinacional busca un/a Executive Assistant para apoyar a su equipo directivo. En esta emocionante posición, serás responsable de gestionar la agenda del director, coordinar viajes y manejar la comunicación. Trabajarás en un entorno dinámico y joven, donde se valoran el bienestar y la sostenibilidad. Ofrecemos un horario flexible, instalaciones deportivas y un ambiente multicultural. Si tienes más de 5 años de experiencia y habilidades avanzadas en Office, esta es tu oportunidad de unirte a un equipo innovador y en constante evolución.

Servicios

Instalaciones deportivas

Servicio médico

Cafetería con menú subvencionado

Café y snacks saludables

Horario flexible

Ubicación en el centro de Madrid

Jornada intensiva en verano

Descuentos con empresas

Celebraciones y eventos sociales

Política de retribución flexible

Formación

• Más de 5 años de experiencia como Secretaria de Dirección.
• Manejo avanzado del paquete Office y nivel alto de inglés.

Responsabilidades

• Organizar y gestionar la agenda del director y coordinar reuniones.
• Manejar la correspondencia y llamadas telefónicas del director.

Conocimientos

Gestión de la Agenda

Comunicación

Manejo del paquete Office

Inglés avanzado

Habilidades de atención personal y telefónica

Actitud proactiva

Descripción del empleo

Confidencial

Empresa multinacional está buscando un/a Executive Assistant para dar apoyo al equipo directivo.

Funciones:

1. Gestión de la Agenda: Organizar y gestionar la agenda del director, programando reuniones, citas y eventos importantes. Esto implica coordinar con otras personas dentro y fuera de la organización.
2. Comunicación: Manejar la correspondencia, llamadas telefónicas y correos electrónicos del director. Será la primera persona de contacto y debe ser capaz de filtrar y priorizar la información.
3. Preparación de Documentos: Redacción y preparación de documentos, informes, presentaciones y otros materiales según las necesidades del director.
4. Organización de Viajes: Planificar y coordinar los viajes, incluyendo la reserva de vuelos, hoteles y otros arreglos logísticos. Asegurarse de que todo esté listo para que el director pueda viajar de manera eficiente.
5. Gestión de Archivos: Mantener y organizar archivos y documentos importantes, asegurando que la información esté fácilmente accesible.
6. Coordinación Interna: Colaborar con otros departamentos y personal interno para asegurarse de que las actividades del director estén alineadas con los objetivos de la organización.
7. Confidencialidad: Manejar información confidencial con discreción y asegurarse de que la privacidad del director esté protegida en todo momento.
8. Recepción de Visitantes: Recibir y atender a visitantes, clientes o personas que se comuniquen con el director.

Requisitos mínimos:

1. Más de 5 años de experiencia como Secretaria de Dirección.
2. Manejo avanzado del paquete Office.
3. Nivel alto de inglés.
4. Amplia disponibilidad horaria y flexibilidad.
5. Habilidades de comunicación y atención personal y telefónica.
6. Actitud proactiva y resolutiva.

Sobre el entorno laboral:

Trabajar en un entorno joven y dinámico en constante evolución en oficinas orientadas al bienestar y salud de las personas, con beneficios como:

• Utilización de materiales de construcción sostenibles.
• Calidad del aire y del agua, iluminación natural, confort acústico y térmico, y amplias zonas verdes.
• Espacios de trabajo flexibles y que promueven la conciliación.
• Servicio médico con especialistas de distintos campos.
• Instalaciones deportivas.
• Servicio de lanzaderas desde distintos puntos de Madrid.
• Cafetería/comedor con opciones de menú subvencionados.
• Café, refrescos y snacks saludables durante el día.
• Horario flexible.
• Ubicación en el centro de Madrid.
• Equipo multicultural y multidisciplinar.
• Política de retribución flexible.
• Descuentos y condiciones preferentes con diversas empresas.
• Jornada intensiva en verano y los viernes durante todo el año.
• Proyectos neutros en carbono y gestión sostenible de eventos certificados por ISO 20121.
• Celebraciones y eventos sociales frecuentes.
• Sello Top Employer 2023 en España, promoviendo valores de respeto, igualdad, diversidad, inclusión, equilibrio de género, mérito y comunicación continua.