Executive Assistant con Inglés - Fundación

Executive Assistant con Inglés - Fundación

Anunciado 17 de marzo (Publicada de nuevo)

Estamos buscando un o una Executive Assistant con nivel alto de Inglés, para Fundación ubicada en la zona de Plaza Castilla (Madrid).

¿QUÉ SE OFRECE?

1. Contrato indefinido
2. 37 horas semanales (de lunes a jueves de 9 a 17:30h con 30 minutos para comer. Viernes de 9:00h a 14:00h. Puntualmente por necesidades de la dirección, este horario podrá ser cambiado)
3. Salario de 45.000€ euros/brutos anuales.

¿QUÉ FUNCIONES REALIZARÁS?

FUNCIONES DE ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN - GERENCIA:

1. Gestión y organización de la agenda de la directora, incluyendo la planificación de los compromisos, citas, reuniones, viajes o cualquier otro tipo de compromiso. Atenderá los detalles de su organización, sabiendo priorizar la importancia de las mismas, asegurando el cumplimiento de los objetivos previstos.
2. Actualización periódica de los contactos de la directora.
3. Labores de RR.PP. con determinados contactos de la Fundación.
4. Asistencia presencial a determinadas reuniones, tanto externas como con el equipo directivo de la Fundación. Preparación del orden del día y convocatorias, preparación y gestión de los documentos necesarios para la reunión. Redacción de las actas/resumen de la reunión. Seguimiento de la puesta en marcha de las decisiones adoptadas en las reuniones.
5. Recepción de las visitas que acudan a la Fundación, atendiéndolas ocasionalmente por indicación de la directora.
6. Planificación y organización de ciertas reuniones/actividades de dirección o institucionales cuidando todos los detalles, desde el lugar del evento, hasta los refrigerios, ambientación y necesidades logísticas y técnicas.
7. Atención a llamadas telefónicas, correspondencia y correo electrónico de la directora a fin de generar las respuestas y hacer el seguimiento pertinente.
8. Elaboración de presentaciones, informes, palabras, etc.
9. Responsable directo del archivo documental de la directora, incluidas las tareas de escaneo, clasificación y archivado de documentos físicos y digitales.

FUNCIONES DE ASISTENCIA AL EQUIPO DIRECTIVO:

1. Organización y gestión de determinadas reuniones de alto nivel de los directores.
2. Seguimiento de las tareas surgidas en las reuniones del comité de dirección o de reuniones mantenidas con la directora Gerente.
3. Redacción y chequeo de presentaciones, comunicaciones escritas y reportes.

FUNCIONES RELACIONADAS CON LA SECRETARÍA DE LA FUNDACIÓN:

1. Planificación de los trabajos de la secretaría.
2. Organización y supervisión de las tareas de la auxiliar de secretaría, así como de su formación.
3. Elaboración de documentos y trámites de comunicaciones internas o externas que le sean requeridas por la dirección.
4. Supervisión de la organización y control del archivo documental conforme a las directrices establecidas por la Fundación.

Requisitos mínimos

1. Jornada completa.
2. Alto nivel de competencia profesional en inglés.
3. Al menos 6 años de experiencia en cargos similares.
4. Buena presencia.