Executive Assistant

buscojobs España; Salamanca; Presencial; EUR 30.000 - 50.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa innovadora busca un asistente administrativo proactivo y organizado para gestionar la agenda y coordinar reuniones a nivel nacional e internacional. Esta posición es clave para el funcionamiento eficiente del departamento, donde se requiere una persona capaz de manejar múltiples tareas y establecer relaciones efectivas con colegas de diferentes departamentos. Si eres una persona resolutiva, con excelentes habilidades comunicativas y una mentalidad orientada al servicio, esta es una oportunidad emocionante para contribuir al crecimiento y éxito del equipo en un entorno dinámico y colaborativo.

Formación

• Persona organizada y proactiva con habilidades comunicativas.
• Capacidad para gestionar múltiples tareas simultáneamente.

Responsabilidades

• Gestión de la agenda y coordinación de reuniones nacionales e internacionales.
• Soporte administrativo y organización de viajes para el departamento.

Conocimientos

Organización

Habilidades comunicativas

Proactividad

Gestión del tiempo

Educación

Título universitario

Herramientas

SAP

Descripción del empleo

• Gestión y coordinación de la agenda a nivel nacional e internacional (equipos locales, internacionales, cross functional teams, clientes externos, etc.)
• Organización y coordinación de reuniones nacionales e internacionales, tanto online como presenciales: coordinación de todos los materiales necesarios, coordinación de las agendas de los asistentes y asegurar una ejecución excelente.
• Organización de viajes (todas las tareas administrativas que conlleva según la casuística de cada uno)
• Filtro de llamadas
• Liquidación de Visas, Gastos, etc.
• Coordinar tareas departamentales generales que se le requieren, como:
• Cambio de Layout
• Coordinación con General Services (impresión de posters para oficinas, decoración de salas, velar por tener un orden y limpieza en el departamento…)
• Todas las tareas administrativas derivadas del puesto de trabajo (pueden variar según las necesidades del negocio).

Cualidades Necesarias:

Para un buen desempeño del puesto de trabajo debe ser una persona organizada, proactiva, con iniciativa y con buenas habilidades comunicativas, que sepa priorizar para facilitar el trabajo diario del SVP. Debe saber establecer buenas relaciones con todos sus colaboradores directos y superiores, así como con las asistentes de otros países para ayudarle a conseguir sus objetivos.

Para REVLON PROFESSIONAL – AMERICAN CREW - CND

• Realización de los pedidos de bienes y servicios SAP.
• Resolución de incidencias de facturas (VIM SAP), pagos a proveedores, pagos anticipados, etc. de Revlon Prof., American Crew y CND.
• Coordinación diaria con el Financial Controller para garantizar que los procesos de la compañía se cumplen y se ejecutan correctamente (MDG, TOA, Política de Viajes, …) así como seguimiento del Budget por marcas / PO’s.
• MDG Process: Realizar todo el proceso de altas, extensión y modificación de proveedores, desde su inicio a fin, realizando el seguimiento exhaustivo para no incurrir en retrasos.
• TOA Process: Grabar en el sistema todos los TOA’s del departamento asegurando así que se adjunta la documentación necesaria y el control de todos los TOA’s solicitados, así como realizar el seguimiento e ir contactando con los approvers en caso de que se esté dilatando la aprobación.
• Vacaciones del Dpto.: Elaboración, seguimiento y control del calendario anual de todas las personas del departamento (+ / - 30 pax) para garantizar que el departamento siempre está cubierto en cualquier época del año.
• Soporte en la organización de reuniones con otros equipos o proveedores (materiales, audiovisuales, salas, catering…)
• Todas las tareas administrativas del día a día como, por ejemplo:
• Coordinación con la fábrica del PLA en temas de Import / Export.
• Solicitud de muestras / envío de muestras.
• Solicitud de Material de Oficina.
• Gestión de nuevas incorporaciones del departamento: User Request / Plan de inducción protocolos, etc.
• Mensajería.
• Soporte con los procedimientos (formación de los nuevos procedimientos al equipo).
• Soporte en la organización de viajes.
• Soporte y ayuda en el día a día.
• Soporte al VP Educación: Organización de viajes, liquidación de Visas y Gastos de Viajes.

Cualidades Necesarias:

Es una posición donde una de las principales cualidades es poder realizar varias tareas simultáneamente. Ser eficiente para impulsar el crecimiento del departamento: controlar todos los procesos y tener a tiempo las tareas demandadas por el equipo para que puedan centrarse en lo que aporta valor añadido a la marca. Establecer fuertes lazos con cada uno de mis compañeros para lograr un buen ambiente de trabajo e inspirarles confianza.

Intermediario entre nuestro departamento y los demás departamentos de la compañía: IT / Compras / Finanzas / RRHH - estableciendo buenas relaciones con ellos para ayudar a mi equipo a desbloquear temas rápidamente y que puedan centrarse en el negocio (incidencias liquidaciones, IT, recepciones de mercancías en el PLA, etc.).

En definitiva, persona resolutiva, rápida en la acción y de gran confianza para el equipo.