Executive Assistant

Descripción del trabajo

At Revlon, we’re passionate about all things beauty and inspiring women to ‘Live Boldly’. Since the launch of the first opaque nail enamel in 1932, Revlon has provided our consumers with high quality products that deliver sophisticated glamour. Today, Revlon's diversified portfolio of brands is sold in more than 150 countries around the world and has some of the world’s most iconic and desired brands in colour cosmetics, skin care, hair care, hair color and fragrances. At Revlon, we are equally passionate about our team! We celebrate success, invest in health and wellbeing initiatives as well as professional development programs designed to unlock potential. In Barcelona, we are the second largest headquarters globally!

ASSISTANT SVP PROFESSIONAL BRANDS

Responsabilidades:

1. Gestión y coordinación de la agenda a nivel nacional e internacional (equipos locales, internacionales, cross functional teams, clientes externos, etc.).
2. Organización y coordinación de reuniones nacionales e internacionales, tanto online como presenciales: coordinación de todos los materiales necesarios, coordinación de las agendas de los asistentes y asegurar una ejecución excelente.
3. Organización de viajes (todas las tareas administrativas que conlleva según la casuística de cada uno).
4. Filtrado de llamadas.
5. Liquidación de Visas, Gastos, etc.
6. Coordinar tareas departamentales generales que se le requieren.
7. Todas las tareas administrativas derivadas del puesto de trabajo (pueden variar según las necesidades del negocio).

Cualidades Necesarias:

1. Organización, proactividad, iniciativa y buenas habilidades comunicativas.
2. Capacidad para priorizar y facilitar el trabajo diario del SVP.
3. Establecer buenas relaciones con colaboradores directos y superiores.
4. Colaborar con assistants de otros países para ayudar a conseguir objetivos.

SOPORTE GLOBAL MKT DPT. & EDUCATION DPT. PARA REVLON PROFESSIONAL – AMERICAN CREW - CND

Responsabilidades:

1. Realización de los pedidos de bienes y servicios SAP: Resolución de incidencias de facturas (VIM SAP), pagos a proveedores, pagos anticipados, etc.
2. Coordinación diaria con el Financial Controller para garantizar que los procesos de la compañía se cumplen y se ejecutan correctamente.
3. Realizar todo el proceso de altas, extensión y modificación de proveedores.
4. Grabar en el sistema todos los TOA’s del dpto. asegurando que se adjunta la documentación necesaria.
5. Elaboración, seguimiento y control del calendario anual de todas las personas del dpt. (+ / - 30 pax).
6. Soporte en la organización de reuniones con otros equipos o proveedores.
7. Coordinación con la fábrica del PLA en temas de Import / Export.
8. Gestión de nuevas incorporaciones dpt.: User Request / Plan inducción protocolos, etc.
9. Soporte con los procedimientos y formación de los nuevos procedimientos al equipo.

Cualidades Necesarias:

1. Capacidad para realizar varias tareas simultáneamente.
2. Ser eficiente para impulsar el crecimiento del dpt.
3. Establecer fuertes lazos con compañeros para lograr un buen ambiente de trabajo.
4. Intermediario entre nuestro departamento y los demás dpt. de la compañía.

En definitiva, persona resolutiva, rápida en la acción y de gran confianza para el equipo.