Executive Assistant

CEPSA; Madrid; Presencial; EUR 24.000 - 32.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

CEPSA busca un/a Asistente Administrativo para apoyar a su equipo en funciones de gestión y soporte. Este rol implica la elaboración de informes, la gestión de compras, manejo de documentos y atención al cliente interno y externo. Se exige un alto dominio del inglés y experiencia previa de al menos 2 años. El candidato ideal será proactivo y poseerá habilidades en Microsoft Office.

Formación

• 2 años de experiencia en un rol administrativo.
• Dominio de herramientas ofimáticas y Microsoft Office.
• Inglés avanzado; conocimiento de un tercer idioma valorable.

Responsabilidades

• Colaborar en informes y presentaciones.
• Gestión de compras y liquidaciones de tarjetas de crédito.
• Mantener el repositorio documental y coordinar reuniones.

Conocimientos

Inglés muy alto

Dominio de Microsoft Office

Educación

Formación requerida o experiencia práctica asimilable

Descripción del empleo

Integrado / a en Cepsa Trading, te responsabilizarás de asistir al área efectuando labores de soporte y gestión administrativa, tratamiento y procesamiento de información, en ocasiones confidencial, llevando a cabo labores de transmisión y comunicaciones restringidas y / o ligadas al protocolo e imagen de la empresa, y gestionando la organización operativa de la oficina del área en la que se ubica y de la actividad de su equipo administrativo, si lo hubiera. Todo ello, de acuerdo a las directrices e instrucciones de aplicación en el área, y a las normas y procedimientos establecidos.

Para ello, tus funciones principales serán :

• Colaborar en la elaboración de informes y presentaciones de acuerdo a instrucciones recibidas.
• Realizar las gestiones de Compras pertinentes en el Sistema : elaboración de pedidos.
• Realizar las cestas de auditoria ECOFIN / Operaciones, cestas para las areas de Vetting / Bunker / Gas&Power, consultoría, rellocation y mudanzas, renovación de suscripciones y sistemas de información, traducciones, tarjetas de visita, consultoría legal.
• Liquidaciones de tarjetas de crédito (contabilización de los movimientos realizados con las tarjetas de crédito corporativas, etc.). Revisión, aceptación y seguimiento del pago de las facturas vinculadas a las áreas.
• Gestionar las comunicaciones internas y externas del área y atender las comunicaciones telefónicas cuando sea necesario. Atender con cortesía a las personas que visitan la empresa o nuevas incorporaciones.
• Gestionar y mantener el repositorio documental en su ámbito. Realizar las actividades que se precisen de digitalización, archivo, gestión administrativa, recepción, envío y distribución.
• Coordinar y gestionar de manera conjunta las reuniones y la agenda de trabajo de las áreas que corresponda, reservando las salas necesarias y dando soporte en la conexión de las videoconferencias.
• Participar en eventos internos y externos del área.
• Organizar todo lo referente a los desplazamientos, coordinando y procesando liquidaciones de gastos de los viajes de las personas identificadas en su área. Reserva de viajes para empleados que solicitan ayuda.
• Realizar actividades y tareas encaminadas a prestar soporte administrativo y cualquier otra tarea asignada por su responsable, dentro de su ámbito de actuación.

Inglés muy alto y valorable el conocimiento de un tercer idioma.

Dominio de Microsoft Office (especialmente Word, Excel, PowerPoint y Outlook) y conocimiento de otras herramientas ofimáticas.

Experiência : Posee la formación requerida o experiência práctica asimilable de al menos 2 años.

Cepsa vela por la igualdad de oportunidades, identificando y desarrollando todo el potencial de las personas basándose exclusivamente en sus capacidades para el desempeño de sus funciones.

Otros

Trading, Gas, Electricidad y Renova

Empleado

Al menos 2 años

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