Executive and Legal Assistant

TRADEBE; Torrejón de Ardoz; Presencial; EUR 25.000 - 45.000; A tiempo parcial

Descripción de la vacante

Una empresa en pleno crecimiento busca un Executive Assistant que apoye a la Alta Dirección y el área legal. En este rol, serás clave en la gestión de agendas, coordinación de reuniones y preparación de documentación esencial. Además, tendrás la oportunidad de trabajar en un entorno que promueve la sostenibilidad y la igualdad de oportunidades. Si buscas un desafío en un ambiente dinámico, esta posición es perfecta para ti.

Servicios

Jornada laboral de 30 horas semanales

Oportunidad de trabajar en una empresa en crecimiento

Formación

• Experiencia en gestión de agendas y coordinación de reuniones.
• Conocimientos en herramientas de gestión documental como Docusign.

Responsabilidades

• Elaboración y gestión del calendario anual y control de agendas.
• Gestión documental y archivo, incluyendo preparación de documentos legales.

Conocimientos

Gestión de Agendas

Comunicación Efectiva

Manejo de SAP

Microsoft Office

Traducción de Documentos

Educación

Título Universitario

Herramientas

Docusign

SAP

Descripción del empleo

El puesto se ubica en las oficinas corporativas de Tradebe en Sant Joan Despí (Barcelona), con la misión de dar apoyo a Accionistas, Consejo y Alta Dirección, además de brindar soporte a la función legal, realizando tareas administrativas en un ámbito especializado bajo la supervisión de un abogado/a.

Tareas como Executive Assistant :

1. Elaboración y gestión del calendario anual, incluyendo cambios y actualizaciones.
2. Preparación de sesiones del EXCOM / Board: envío de convocatorias, invitaciones, enlaces, preparación de salas, gestión de documentación y asistencia en incidencias.
3. Control de agendas y gestión de viajes del EXCOM.
4. Coordinación de reuniones internas y externas.
5. Preparación y recopilación de documentación (procesos de Due Diligence, impresión, encuadernación, etc.).
6. Gestión de gastos.
7. Gestión de agendas y contactos.
8. Correspondencia postal y logística: recepción, filtrado, reparto, envío de documentos por mensajero, certificados, paquetes y sobres.
9. Otras labores de soporte como reservas de restaurantes, taxis, petición de catering, gestión de incidencias o necesidades de material y compras.
10. Atención particular para Family Office.

Tareas como Legal Assistant :

1. Gestiones ante registros mercantiles, de propiedad, marcas y organismos públicos/juzgados.
2. Relación con notarías para la organización de firmas.
3. Gestión documental y archivo.
4. Preparación de documentos, plantillas y gestión de firmas.
5. Apoyo en revisiones normativas internas y en programas de cumplimiento y prevención de riesgos penales, además de protección de datos.
6. Soporte en auditorías externas y entrega de documentación.
7. Gestión de presupuestos de asesores externos y organización de licitaciones cuando sea necesario.
8. Gestión de traducciones.
9. Preparación de documentos MIP & STAR Letters (cartas individuales).
10. Manejo de SAP y Microsoft Office.
11. Conocimiento en Docusign / Signature y otras herramientas de gestión documental.

Beneficios :

• Jornada laboral de 30 horas semanales.
• Oportunidad de trabajar en una empresa en pleno crecimiento que impulsa la sostenibilidad.

¿Te gustaría formar parte de nuestro proyecto? ¡Inscríbete! Queremos conocerte.

Tradebe se compromete a garantizar procesos de selección basados en méritos y capacidades, libres de sesgos por edad, género, orientación sexual, religión o nacionalidad. Creemos en la igualdad de oportunidades y trabajamos para ello.