Executive and Legal Assistant

TRADEBE; Las Palmas de Gran Canaria; Presencial; EUR 25.000 - 45.000; A tiempo parcial

Descripción de la vacante

Una empresa en crecimiento busca un asistente ejecutivo y legal que apoye a la alta dirección y gestione tareas administrativas. Este puesto ofrece la oportunidad de contribuir a un entorno sostenible y dinámico, donde la organización de reuniones, la gestión de documentos legales y el soporte administrativo son fundamentales. Si te apasiona el trabajo en equipo y deseas formar parte de un proyecto innovador, esta es tu oportunidad. Únete a un equipo que valora la igualdad de oportunidades y promueve un ambiente inclusivo.

Servicios

Jornada laboral de 30 horas semanales

Oportunidad de trabajar en una empresa en crecimiento

Formación

• Experiencia en gestión de agendas y coordinación de reuniones.
• Conocimientos en SAP y herramientas de gestión documental.

Responsabilidades

• Elaborar y gestionar el calendario anual y controlar agendas.
• Realizar gestiones ante registros mercantiles y preparar documentos legales.

Conocimientos

Gestión de agendas

Organización de reuniones

Soporte administrativo

Conocimiento de SAP

Microsoft Office

Gestión documental

Traducciones

Educación

Licenciatura en Administración

Formación en Derecho

Herramientas

SAP

Docusign

Microsoft Office

Descripción del empleo

El puesto se ubica en las oficinas corporativas de Tradebe en Sant Joan Despí (Barcelona), con la misión de dar apoyo a Accionistas, Consejo y Alta Dirección, además de brindar soporte a la función legal, realizando tareas administrativas en un ámbito especializado bajo la supervisión de un abogado/a.

Responsabilidades como Executive Assistant:

1. Elaborar y gestionar el calendario anual, incluyendo cambios.
2. Preparar sesiones de EXCOM / Junta, incluyendo el envío de convocatorias, invitaciones, enlaces, preparación de salas, gestión de documentación y asistencia en incidencias.
3. Controlar agendas y gestionar viajes del equipo de EXCOM.
4. Coordinar reuniones internas y externas.
5. Preparar y recopilar documentación necesaria, como procesos de Due Diligence, impresión y encuadernación.
6. Gestionar gastos.
7. Administrar agendas y contactos.
8. Gestionar la correspondencia postal: recepción, filtrado, reparto, y preparación de envíos mediante mensajero, incluyendo certificados y paquetes.
9. Realizar tareas de soporte adicional, como reservas en restaurantes, taxis, peticiones de catering, gestión de incidencias o compras de material.
10. Atender necesidades particulares del Family Office.

Responsabilidades como Legal Assistant:

1. Realizar gestiones ante registros mercantiles, de propiedad, marcas y organismos públicos o juzgados.
2. Coordinar con notarías para organización de firmas.
3. Gestionar documentación y archivo legal.
4. Preparar documentos, plantillas y gestionar firmas electrónicas.
5. Apoyar en revisiones normativas internas, programas de cumplimiento y prevención de riesgos penales, así como en protección de datos.
6. Brindar soporte en auditorías externas, entregando la documentación requerida.
7. Solicitar y controlar presupuestos de asesores externos y organizar procesos de licitación cuando sea necesario.
8. Gestionar traducciones.
9. Preparar documentos MIP & STAR Letters (cartas individuales).
10. Manejar SAP y Microsoft Office.
11. Conocer y gestionar herramientas como Docusign / Signature y otras plataformas de gestión documental.

Beneficios:

• Jornada laboral de 30 horas semanales.
• Oportunidad de trabajar en una empresa en crecimiento que impulsa la sostenibilidad.

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Tradebe se compromete a garantizar procesos de selección basados en méritos y capacidades, libres de sesgos por edad, género, orientación sexual, religión o nacionalidad. Creemos en la igualdad de oportunidades y trabajamos para promoverla.