Customer Implementation Specialist, Medical Devices Madrid

Powin; Valencia; Presencial; EUR 50.000 - 70.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una entidad de referencia en servicios financieros busca un asistente administrativo para apoyar a la alta dirección. Esta posición es clave para garantizar el funcionamiento eficaz de la agenda y las operaciones diarias, con un enfoque en la organización de reuniones, viajes y eventos. Se requiere un perfil proactivo, discreto y flexible, con habilidades en comunicación y dominio de herramientas de ofimática. Si te apasiona el trabajo en equipo y tienes una mentalidad resolutiva, esta es una excelente oportunidad para contribuir al éxito de la alta dirección en un entorno dinámico y desafiante.

Formación

• Nativo en Castellano y Catalán, con inglés avanzado.
• Conocimientos de protocolo y habilidades organizativas.

Responsabilidades

• Asistir a la alta dirección en la gestión de agenda y reuniones.
• Coordinar itinerarios de viaje y logística de eventos.

Conocimientos

Castellano

Catalán

Inglés avanzado

Conocimientos de protocolo

Trabajo en equipo

Comunicación verbal y escrita

Organización y planificación

Proactividad

Herramientas

Office 365

Redes sociales (Linkedin, Blog)

Descripción del empleo

Entidad de referencia de servicios financieros, actualmente, necesita incorporar a un / a :

Con la misión de asistir y dar soporte administrativo y logístico a la alta dirección con el objetivo de garantizar al pleno funcionamiento de su agenda y su operativa diaria, en un horario de jornada intensiva de tarde.

Funciones :

1. Agenda, reuniones y viajes: Tener actualizada la agenda de la dirección y realizar todas las gestiones necesarias para que se desarrolle según lo previsto.
2. Preparación de las reuniones (asistentes, requerimientos técnicos y documentación) y acciones posteriores a las reuniones (escanear y archivar notas o presentaciones).
3. Atención de las visitas.
4. Organización y coordinación de itinerarios de viaje, reservas de vuelos, alojamiento y transporte.
5. Organización y coordinación de desayunos, almuerzos y cenas de trabajo.
6. Gestión de reuniones virtuales: adecuación salas y medios telemáticos.
7. Organización y coordinación logística de la participación de la alta dirección en actos y eventos.
8. Llamadas, correo y contactos:
9. Atención telefónica: Atención, filtro y gestión de llamadas.
10. Gestión de correo, físico y electrónico. Revisión y distribución a los departamentos oportunos.
11. Mantenimiento y actualización de la agenda de contactos.
12. Funciones administrativas y documentos:
13. Control y registro de los gastos en el sistema (SGP) para su pago.
14. Gestión del archivo físico y electrónico de los diferentes OOGG, comités, presentaciones, cartas, etc.
15. Gestiones de temas personales del CEO.

Requisitos:

1. Castellano y catalán nativo. Inglés nivel advanced.
2. Disponibilidad de una jornada laboral intensiva de tarde.
3. Conocimientos de protocolo.
4. Perfil organizado, discreto, con proactividad y acostumbrado a tratar temas confidenciales o críticos en su día a día.
5. Persona resolutiva, polivalente y flexible.
6. Dominio de herramientas de ofimática (paquete Office 365), herramientas de trabajo colaborativo, así como en Redes (Linkedin, Blog, …).
7. Trabajo en equipo, adaptación a entornos con alta carga de trabajo, capacidad de organización y planificación, búsqueda de información, meticulosidad, aptitudes para la comunicación verbal y escrita.