Coordinador/a de Grupos & Eventos

URSO Hotel & Spa; Madrid; Presencial; EUR 28.000 - 38.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

URSO Hotel & Spa en Madrid busca un/a Coordinador/a de Grupos & Eventos para gestionar integralmente los grupos y eventos confirmados, desde la planificación y coordinación hasta su ejecución, facturación y cierre, garantizando una operación fluida y una experiencia acorde con los estándares de un hotel 5 estrellas.

Trabajarás estrechamente con Front Office, Reservas, Revenue, F&B y Comercial para coordinar llegadas, salidas, VIPs y requisitos especiales, elaborando BEOs y Function Sheets y

Formación

• Mínimo 2 años de experiencia en Grupos & Eventos en hoteles 4/5 estrellas.
• Experiencia en gestión operativa de grupos con alojamiento y eventos.
• Experiencia con PMS, reservas, bloqueos, rooming lists, facturación y coordinación hotelera.
• Valorable experiencia en hoteles 5 estrellas, luxury o cadenas internacionales.
• Experiencia con clientes corporativos, agencias, DMCs y/o organizadores de eventos.
• Formación en Turismo, Dirección Hotelera, Hospitality Management u similar.
• Español e inglés profesional; se valorarán otros idiomas.

Responsabilidades

• Gestionar grupos desde confirmación hasta ejecución, facturación y cierre.
• Crear y mantener actualizados grupos y bloqueos de habitaciones en el PMS.
• Gestionar rooming lists, modificaciones, cancelaciones, no-shows, extensiones y necesidades especiales.
• Controlar cut-off dates, releases, allotments, pick-up y bloqueos.
• Verificar tarifas, habitaciones, routing, métodos de pago y condiciones contractuales.
• Coordinar llegadas, salidas, VIPs, amenities, early check-in, late check-out y otros requerimientos especiales.
• Mantener toda la información del grupo actualizada y correctamente registrada.
• Coordinar reuniones, convenciones, incentivos, eventos corporativos, celebraciones y otros eventos MICE.
• Mantener contacto con clientes, agencias y organizadores durante la planificación.
• Realizar visitas técnicas y reuniones previas cuando sea necesario.
• Coordinar horarios, montajes, audiovisuales, F&B, menús, decoración, señalética, acreditaciones y necesidades especiales.
• Elaborar, actualizar y distribuir BEOs / Function Sheets / Órdenes de Servicio.
• Coordinar cambios de última hora y supervisar la correcta ejecución del evento.
• Coordinar la producción de cartelería, minutas, señalética y otros materiales, siguiendo las pautas de marca.

Conocimientos

Gestión de grupos

Gestión de eventos

Coordinación operativa

Atención al detalle

Educación

Turismo / Dirección hotelera

Herramientas

PMS (Property Management System)

Descripción del empleo

En URSO entendemos que la excelencia comienza por las personas. Buscamos profesionales que compartan nuestra forma de entender la hospitalidad y que quieran aportar, aprender y crecer con nosotros.

Valoramos tanto la experiencia y los conocimientos como la actitud, la sensibilidad, la curiosidad, la atención al detalle y la capacidad de cuidar a quienes nos rodean.

Trabajamos desde el compañerismo y la colaboración entre departamentos, porque sabemos que una experiencia excepcional para nuestros huéspedes es siempre el resultado del trabajo de un gran equipo.

Apostamos además por el desarrollo y el aprendizaje continuo, ofreciendo formación, cross-training, nuevos retos y feedback para que cada persona pueda seguir evolucionando.

El puesto

Buscamos incorporar un/a Coordinador/a de Grupos & Eventos para gestionar de forma integral los grupos y eventos confirmados, desde la planificación y coordinación hasta su ejecución, facturación y cierre.

Será una posición clave para asegurar que toda la información del grupo o evento esté correctamente gestionada en los sistemas y trasladada a los diferentes departamentos, garantizando una operación fluida y una experiencia acorde con los estándares de un hotel 5 estrellas.

Tus principales responsabilidades

Gestión de grupos

Gestionar grupos desde su confirmación hasta la ejecución, facturación y cierre.

Crear y mantener actualizados grupos y bloqueos de habitaciones en el PMS.

Gestionar rooming lists, modificaciones, cancelaciones, no-shows, extensiones y necesidades especiales.

Controlar cut-off dates, releases, allotments, pick-up y bloqueos.

Verificar tarifas, habitaciones, routing, métodos de pago y condiciones contractuales.

Coordinar llegadas, salidas, VIPs, amenities, early check-in, late check-out y otros requerimientos especiales.

Mantener toda la información del grupo actualizada y correctamente registrada.

Gestión de eventos

Coordinar reuniones, convenciones, incentivos, eventos corporativos, celebraciones y otros eventos MICE.

Mantener contacto con clientes, agencias y organizadores durante la planificación.

Realizar visitas técnicas y reuniones previas cuando sea necesario.

Coordinar horarios, montajes, audiovisuales, F&B, menús, decoración, señalética, acreditaciones y necesidades especiales.

Elaborar, actualizar y distribuir BEOs / Function Sheets / Órdenes de Servicio.

Coordinar cambios de última hora y supervisar la correcta ejecución del evento.

Coordinar la producción de cartelería, minutas, señalética y otros materiales, siguiendo las pautas de marca.

Coordinación operativa

Trabajar estrechamente con Front Office, Reservas, Revenue, Housekeeping, F&B, Banquetes, Cocina, Finanzas, Seguridad, Mantenimiento y Comercial.

Participar en las reuniones operativas de grupos y eventos.

Revisar los grupos y eventos próximos, anticipando prioridades, VIPs y posibles incidencias.

Asegurar que contratos, presupuestos, acuerdos comerciales y sistemas estén alineados.

Facturación y cierre

Revisar depósitos, anticipos y condiciones de pago.

Configurar y verificar folios, routing y billing instructions.

Coordinar la facturación con Finanzas y Front Office.

Revisar cargos, extras y consumos y resolver posibles discrepancias.

Asegurar el correcto cierre administrativo y archivo de cada expediente.

Requisitos mínimos

Experiencia y formación

• Mínimo 2 años de experiencia en Grupos & Eventos, MICE, Sales & Catering o posiciones similares en hoteles 4/5 estrellas.
• Experiencia en gestión operativa de grupos con alojamiento y eventos.
• Experiencia con PMS, reservas, bloqueos, rooming lists, facturación y coordinación hotelera.
• Valorable experiencia en hoteles 5 estrellas, luxury o cadenas internacionales.
• Experiencia con clientes corporativos, agencias, DMCs y/o organizadores de eventos.
• Formación en Turismo, Dirección Hotelera, Hospitality Management, Organización de Eventos o similar.
• Español e inglés profesional; se valorarán otros idiomas.

Competencias clave

• Alta capacidad organizativa y atención al detalle.
• Gestión simultánea de múltiples grupos, eventos y prioridades.
• Orientación al cliente y estándares de servicio 5 estrellas.
• Capacidad resolutiva y gestión de cambios de última hora.
• Comunicación clara y eficaz entre departamentos.
• Sólido conocimiento de la operativa hotelera.
• Orientación comercial y capacidad para detectar oportunidades de upselling.
• Capacidad para trabajar bajo presión y con elevado volumen de información.

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