Assistent/a de Gerència i Gestió de Viatges

LHH Recruitment Solutions; Gerona; Presencial; EUR 32.000 - 45.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Telèfon d’empresa

Salari competitiu, negociable

Descripción de la vacante

LHH Recruitment Solutions a Girona busca un/a Assistent/a de Gerència i Gestió de Viatges Internacionals per a una empresa industrial amb projecció internacional. La persona ha d’assumir la gestió de l’agenda de Gerència, donar suport en documentació i presentacions i gestionar viatges, fires i esdeveniments.

Es valorarà experiència en viatges internacionals i bones habilitats comunicatives. El lloc ofereix oportunitats de desenvolupament, entorn orderly i discreció, amb disponibilitat per

Formación

• Formació en Administració i Direcció d’Empreses, Assistència a Direcció, Turisme, Administració, Secretariat o similar.
• Experiència prèvia en posicions d’assistència a Gerència, assistència executiva o gestió de viatges.
• Nivell d’anglès B2 o superior, especialment per gestionar reserves i incidències internacionals.

Responsabilidades

• Gestionar i coordinar l’agenda de Gerència, reunions i visites.
• Donar suport en documents, presentacions i comunicacions corporatives.
• Coordinar reunions internes i externes i fer el seguiment d’encàrrecs de Gerència.
• Gestió integral de viatges corporatius (vols, allotjaments, trasllats i documentació).
• Organitzar fires i esdeveniments corporatius i coordinar desplaçaments i inscripcions.
• Coordinació amb l’agència de comunicació i gestió de continguts corporatius.

Conocimientos

Organització

Atenció al detall

Resolució de problemes

Gestió del temps

Comunicació

Educación

Administració i Direcció d’Empreses o similar

Herramientas

Microsoft Office

Descripción del empleo

Assistent/a de Gerència i Gestió de Viatges Internacionals

T’agradaria incorporar-te a una empresa industrial amb projecció internacional i assumir una posició de confiança, treballant directament amb Gerència?

Busquem una persona amb una gran capacitat organitzativa, resolutiva i orientada al detal per responsabilitzar-se de la gestió de viatges corporatius, la coordinació d’agendes i el suport directe a Direcció.

La persona seleccionada també participarà en l’organització de fires i esdeveniments internacionals i actuarà com a nexe amb l’agència externa de comunicació i màrqueting.

Quines seran les teves funcions?

• Gestionar i coordinar l’agenda de Gerència, les reunions, les visites i els compromisos professionals.
• Donar suport en la preparació de documentació, presentacions i comunicacions corporatives.
• Coordinar reunions internes i externes, garantint-ne una correcta organització.
• Fer el seguiment dels encàrrecs i assumptes derivats de Gerència.
• Col·laborar en projectes transversals de companyia.
• Atendre consultes i necessitats puntuals amb discreció, agilitat i confidencialitat.

Gestió de viatges internacionals

• Organitzar de manera integral els viatges corporatius de Gerència i d’altres membres de l’organització.
• Gestionar vols, allotjaments, trasllats, reserves, assegurances i documentació necessària.
• Preparar itineraris complets i coordinar els diferents serveis associats a cada desplaçament.
• Atendre i resoldre possibles incidències, canvis o imprevistos relacionats amb els viatges.
• Coordinar-se amb agències, companyies aèries, hotels i altres proveïdors.
• Fer el seguiment administratiu i documental dels viatges realitzats.

Fires i esdeveniments corporatius

• Coordinar la participació de l’empresa en fires nacionals i internacionals.
• Organitzar desplaçaments, allotjaments, acreditacions i necessitats logístiques de les persones assistents.
• Gestionar proveïdors, estands, materials corporatius i serveis associats als esdeveniments.
• Organitzar visites de clients, reunions comercials i actes corporatius.
• Fer el seguiment dels calendaris, pressupostos i requeriments organitzatius de cada esdeveniment.
• Garantir una experiència adequada per a clients, col·laboradors i equips interns.

Coordinació amb l’agència de comunicació

• Actuar com a persona de contacte entre l’empresa i l’agència externa de màrqueting i comunicació.
• Traslladar a l’agència les necessitats, informacions i continguts interns.
• Fer el seguiment dels projectes i materials corporatius sol·licitats.
• Coordinar puntualment l’actualització de presentacions, catàlegs, continguts web o comunicacions corporatives.
• Vetllar perquè els continguts i materials estiguin alineats amb la imatge de l’empresa.

Aquesta àrea tindrà un pes menor dins de la posició i estarà enfocada principalment a la coordinació. No és necessari aportar una especialització elevada en màrqueting, comunicació i xarxes socials.

• Formació en Administració i Direcció d’Empreses, Assistència a Direcció, Turisme, Administració, Secretariat o similar.
• Experiència prèvia en posicions d’assistència a Gerència, assistència executiva, gestió de viatges corporatius o funcions similars.
• Es valorarà especialment l’experiència en l’organització de viatges internacionals, fires i esdeveniments corporatius.
• Nivell d’anglès B2 o superior, especialment per gestionar reserves, proveïdors i incidències internacionals.
• Bon domini de Microsoft Office i d’eines digitals de gestió, organització i reserva de viatges.
• Disponibilitat per atendre, de manera puntual, incidències relacionades amb viatges fora de l’horari laboral.
• Capacitat per gestionar diverses necessitats simultàniament i prioritzar segons el nivell d’urgència.
• Habilitats comunicatives i facilitat per relacionar-se amb diferents interlocutors, tant interns com externs.

Com ens imaginem la persona ideal?

• Molt organitzada, planificada i orientada al detall.
• Àgil i resolutiva davant d’incidències o canvis d’última hora.
• Amb iniciativa i capacitat d’anticipació.
• Acostumada a treballar amb informació confidencial.
• Amb vocació de servei i orientació a facilitar el dia a dia de Gerència.
• Amb flexibilitat i capacitat d’adaptació.
• Capaç de mantenir la calma i buscar solucions davant d’imprevistos.
• Amb una comunicació professional, propera i efectiva.

Disponibilitat i gestió d’incidències

Atesa la naturalesa internacional dels viatges corporatius, es requereix certa disponibilitat per poder donar suport puntual fora de l’horari habitual si es produeix alguna incidència urgent relacionada amb un vol, una reserva, un allotjament o un desplaçament.

La persona disposarà d’un telèfon d’empresa per poder gestionar aquestes situacions de manera remota, sense necessitat de desplaçar-se al centre de treball.

Aquesta disponibilitat serà ocasional i estarà vinculada exclusivament a possibles imprevistos que requereixin suport a Gerència.

• De dilluns a dijous: entrada entre les 8.00 h i les 9.00 h i sortida entre les 17.00 h i les 18.00 h.

Telèfon d’empresa per gestionar possibles incidències puntuals relacionades amb els viatges.

Incorporació a una empresa sòlida i amb projecció internacional.

Salari competitiu, negociable segons l’experiència i la vàlua aportada.

Si tens experiència donant suport a Direcció, t’apassiona l’organització i et mous amb agilitat en la gestió de viatges i imprevistos, ens agradaria conèixer-te.

#AssistènciaDirecció #ExecutiveAssistant #GestióDeViatges #BusinessTravel #FiresInternacionals #Esdeveniments #Girona #OfertaFeina #Administració #OfficeManagement