Assistant Front Office Manager

Sofitel Barcelona Skipper; Barcelona; On-site; EUR 38,000 - 58,000; Full time

Job summary

Sofitel Barcelona Skipper, en Barcelona, busca un/a Encargado/a de Recepción para apoyar al Front Office Manager en la gestión operativa del departamento y garantizar un servicio excepcional. Se requiere capacidad para liderar, formar y motivar al equipo, manteniendo los más altos estándares de calidad y rentabilidad.

En ausencia del Front Office Manager, el/la candidato/a asumirá la plena responsabilidad del departamento y garantizará continuidad y excelencia en el servicio en un hotel de lujo

Qualifications

• Asistir al Front Office Manager en la gestión operativa del departamento.
• Liderar, formar y motivar al equipo manteniendo altos estándares.
• Garantizar servicios de recepción y experiencia del huésped.
• En ausencia del Front Office Manager, asumirá la plena responsabilidad del departamento.

Responsibilities

• Representar la imagen del hotel con profesionalidad, calidez y eficiencia en cada interacción con los huéspedes.
• Supervisar que las tareas orientadas a la comodidad y satisfacción de los huéspedes sean gestionadas con prioridad.
• Resolver incidencias y gestionar reclamaciones de manera proactiva y eficaz, asegurando la satisfacción del cliente.
• Mantenerse informado/a sobre la zona local para asesorar a los huéspedes.
• Garantizar la correcta gestión de llegadas y salidas, especialmente de huéspedes VIP.
• Supervisar y garantizar el cumplimiento de los estándares de la marca en la atención y el servicio.
• Asegurar la coordinación entre recepción, housekeeping y otros departamentos.
• Controlar y supervisar informes de auditoría nocturna y gestiones de cobro.

Skills

Liderazgo de equipo

Gestión de Front Office

Atención al cliente

Comunicación

Job description

Misión Del Puesto

Asistir al Front Office Manager en la gestión operativa del departamento, garantizando el buen funcionamiento de los servicios de recepción, optimizando la experiencia del huésped y contribuyendo a la consecución de los objetivos del hotel en términos de calidad y rentabilidad. Además, deberá liderar, formar y motivar al equipo para mantener los más altos estándares de servicio.

Upscale, 5 star hotel in Barcelona, Port Olimpic, being in the city centre, but only a few metres from the beach.

With an unbeatable location overlooking the sea and close to the beach, it is ideal for business and leisure travelers.

It has comfortable rooms, two pools and a gym. For meetings, it has fully equipped rooms that can hold up to 800 people.

Our dedication and commitment are centered on meeting the needs of our guests, ensuring they have an exceptional and fulfilling stay in Barcelona.

Barcelona, the city of Gaudí, is one of the most vibrant and innovative destinations in the country. It is no surprise that major technological events, such as the Mobile World Congress, are hosted here. However, beyond its forward-thinking spirit, Barcelona is deeply rooted in culture and history, essential to understanding its unique character.

Sofitel Barcelona Skipper enjoys a privileged location, right across from Barceloneta, the city's most iconic beach. Just a short walk away, guests can explore the enchanting Gothic Quarter, one of Barcelona’s most renowned cultural and historical landmarks. Additionally, the hotel offers excellent connectivity to both the airport and the main train station, ensuring seamless travel for all visitors.

Misión Del Puesto

Asistir al Front Office Manager en la gestión operativa del departamento, garantizando el buen funcionamiento de los servicios de recepción, optimizando la experiencia del huésped y contribuyendo a la consecución de los objetivos del hotel en términos de calidad y rentabilidad. Además, deberá liderar, formar y motivar al equipo para mantener los más altos estándares de servicio.

En ausencia del Front Office Manager, asumirá la plena responsabilidad del departamento, asegurando la continuidad y excelencia en el servicio.

Responsabilidades y Funciones

Atención al Cliente y Calidad de Servicio

• Representar la imagen del hotel con profesionalismo, calidez y eficiencia en cada interacción con los huéspedes.
• Supervisar que todas las tareas orientadas a la comodidad y satisfacción de los huéspedes sean gestionadas con prioridad.
• Resolver incidencias y gestionar reclamaciones de manera proactiva y eficaz, asegurando la satisfacción del cliente.
• Mantenerse informado/a sobre la zona local (historia, lugares de interés, eventos especiales) para asesorar a los huéspedes.
• Garantizar la correcta gestión de llegadas y salidas, especialmente de huéspedes VIP.
• Supervisar y garantizar el cumplimiento de los estándares de la marca en la atención y el servicio.

Gestión Operativa y Coordinación Interdepartamental

• Asegurar la correcta coordinación entre recepción, housekeeping y otros departamentos para proporcionar una experiencia altamente satisfactoria al huésped.
• Controlar y supervisar los informes de auditoría nocturna, límites de crédito, deducciones y reembolsos.
• Apoyar en la gestión de facturación, caja y elaboración de informes de gestión.
• Controlar los procedimientos de comunicación dentro del equipo para garantizar eficiencia y claridad en la operativa diaria.
• Supervisar el control de costes y la gestión eficiente de los recursos del departamento.

Liderazgo y Desarrollo del Equipo

• Formar, motivar y desarrollar al equipo para alcanzar altos niveles de desempeño y compromiso.
• Implementar programas de formación continua y realizar evaluaciones de desempeño periódicas.
• Asegurar la correcta integración de los nuevos empleados en el departamento mediante procesos de inducción eficaces.
• Mantener reuniones regulares con el equipo para fomentar una comunicación abierta y efectiva.
• Desarrollar iniciativas para mejorar el ambiente laboral dentro del equipo.

Gestión Comercial y Rentabilidad

• Fomentar estrategias de upselling y maximización de ingresos en el departamento.
• Garantizar que el equipo tenga conocimiento de las tarifas, segmentos de clientes y promociones vigentes.
• Identificar oportunidades para mejorar la experiencia del huésped y generar ingresos adicionales.
• Analizar tendencias y reportar riesgos y oportunidades al Front Office Manager para la toma de decisiones estratégicas.

Recursos Humanos y Cumplimiento Normativo

• Asegurar el cumplimiento de normativas laborales y procedimientos internos en el departamento.
• Gestionar incidencias de bajo rendimiento en coordinación con People & Culture.
• Supervisar el cumplimiento de horarios, vacaciones y control de absentismo.
• Garantizar que todo el personal del departamento asista a las formaciones obligatorias.
• Garantizar que los tablones de anuncios estén actualizados con la información acordada.

Otras responsabilidades

• Asumir la responsabilidad de garantizar que todas las tareas sean completadas con precisión y dentro de los plazos establecidos.
• Realizar otras tareas laborales razonables según lo soliciten los supervisores, aquellas funciones análogas y/o equivalentes, inherentes a la propia prestación profesional.

Compromisos y normativas

• Cumplir con las políticas y procedimientos del hotel.
• Mantener la confidencialidad sobre información sensible del hotel y sus huéspedes.
• Garantizar el cumplimiento de los protocolos de seguridad y prevención de riesgos laborales.