Asistente de dirección

Grupo IFA; Alcobendas; Presencial; EUR 30.000 - 40.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Grupo IFA busca un Asistente de dirección comercial y operaciones para apoyar en la gestión y coordinación administrativa del departamento. Las responsabilidades incluyen la organización de agendas, logística de reuniones y control de documentación. Se valoran habilidades comunicativas, trabajo en equipo y una experiencia sólida en tareas administrativas.

Servicios

Flexibilidad horaria

Jornada intensiva los viernes y en verano

Excelente ambiente laboral

Formación

• Experiencia mínima de 5 años en departamento administrativo.
• Nivel alto de inglés (mínimo B2).
• Experiencia en secretariado de dirección valorada.

Responsabilidades

• Gestión de la agenda del director comercial.
• Preparación logística de las reuniones y eventos.
• Análisis de datos comerciales y gestión de documentación.

Conocimientos

Habilidades comunicativas

Orientación al cliente

Trabajo en equipo

Resiliencia

Educación

FP II en Administración

Licenciatura (estudios técnicos)

Herramientas

ERP (SAP, JD Edwards)

Ofimática avanzada

Descripción del empleo

Asistente de dirección comercial y operaciones

Obtén consejos de la IA sobre este empleo y otras funcionalidades exclusivas

Desde IFA buscamos la figura de un Asistente de dirección que, en dependencia del responsable del departamento, se encargará de dar soporte a la Dirección Comercial y de Operaciones en la gestión y coordinación administrativa, en la organización de agendas, coordinación de reuniones y seguimiento de las tareas clave para apoyar la operativa del área..

¿Cómo sería tu día a día?

Asistencia al equipo comercial y operaciones

• Gestión de agenda del director comercial y operaciones: coordinación de reuniones, citas, viajes de negocios, comités y eventos.
• Preparación logística de los Comités Comerciales, Comités de Marca Propia, Reuniones de Zona y cualquier otra reunión, incluyendo de Convocatorias, Notas pro-memoria, preparación de salas, preparación de menús, gestión de viajes, reservas de hoteles, reservas en restaurantes, etc., incluyendo la presencia física en oficinas durante la celebración de los comités para poder resolver cualquier tipo de incidencia logística o administrativa.
• Gestión autorizaciones, partes de viaje y billetes del departamento comercial y operaciones.
• Gestión de las Notas de Gastos.
• Gestión de inscripciones en cursos y convenciones.
• Atención de llamadas y correos: filtrado y gestión de comunicaciones internas y externas.
• Coordinación de firmas del director Comercial y director MF incluyendo revisión previa de toda la documentación donde su firma sea requerida, incluyendo Tarifas de Proveedores, Promociones Individuales, Acuerdos de Colaboración, Compras exclusivas, Notas de gastos, Solicitudes de Viajes, facturas y demás documentación administrativa.

Tareas apoyo al departamento control y administración:

• Confección y envío mensualmente del resumen de cambios en plantillas (Incidencias en Plantilla), indicando los cambios en las condiciones comerciales de los proveedores.
• Confección y envío de las promociones generales mensuales y palancas.
• Coordinación y seguimiento con el grupo de Gestores Administrativos de la firma y envío de las cartas de confirmación y notas internas para facilitar la liquidación de las “Promociones Extraordinarias” acordadas de cada proveedor.
• Coordinación y seguimiento de promociones generales tipo IFAMILIA incluyendo envío de documentación a socios y proveedores y seguimiento de adhesiones.
• Coordinación y redacción de informes y documentos: preparación de presentaciones, actas, reportes de resultados comerciales, etc. (presentaciones para las T2T comerciales, comité de compras centralizadas, etc)
• Coordinación de la actualización en el sistema de la lista de contactos de proveedores para asegurar la inclusión de todos los cambios en las estructuras de los proveedores.
• Elaboración bajo petición de listas de distribución específicas para el envío de información a proveedores.
• Análisis de datos comerciales: recopilación y análisis de indicadores clave de ventas, desempeño de equipos comerciales, participación de mercado, etc
• Mantener una interrelación directa y constante con los responsables administrativos tanto de los Asociados como de los Proveedores para dar soporte en la resolución de dudas o incidencias.
• Participar en los nuevos proyectos que puedan afectar al área administrativa comercial.
• Control de documentación comercial: archivo y gestión de contratos, acuerdos comerciales, en coordinación con el equipo de administración comercial.

¿Cómo te imaginamos?

• Que te guste trabajar en equipo y la cooperación, ¡Juntos multiplicamos!
• Con habilidades comunicativas y orientación hacia el cliente.
• Que te preocupe el orden, la calidad y los detalles.
• Resiliente y persistente.
• FP II en Administración o Licenciado (estudios técnicos).
• Experiencia mínima de 5 años en departamento administrativo valorando funciones de secretariado de dirección.
• Experiencia en utilización de sistemas ERP (SAP, JD Edwards, etc.)
• Manejo de Ofimática a nivel avanzado, especialmente dominio de la herramienta Powerpoint.
• Nivel alto de inglés (mínimo B2).
• Modelo de trabajo híbrido, es importante conciliar vida laboral y personal.
• Jornada intensiva los viernes y en verano.
• Excelente ambiente laboral, tendrás muy buenos compañeros.
• Flexibilidad horaria, para que puedas compaginarlo con tu vida personal.

En IFA Retail, S.A. nos comprometemos a promover un entorno de igualdad de oportunidades para todos nuestros empleados, clientes y partes interesadas. No discriminamos por motivos de género, edad, raza, origen étnico, religión, orientación sexual, identidad de género, estado civil, discapacidad o cualquier otra condición protegida por la ley. Valoramos la diversidad y la inclusión y nos esforzamos por garantizar que todas las personas sean tratadas con dignidad y respeto en todas las interacciones con nuestra empresa.

Función laboral

• Función laboral

  Administración y Gestión

Sectores

Las recomendaciones duplican tus probabilidades de conseguir una entrevista con Grupo IFA

Recibe una notificación cuando se publique un nuevo empleo

Sales Assistant Plenilunio - 35h Interinidad

Sales Assistant Plenilunio - 20h CAMPAÑA DE VERANO

Party Land: Dependientes/as con experiencia para trabajar en PARTY LAND tienda productos de fiesta y decoración con globos

Dependiente/a 30hs - Madrid Gran Vía - Contrato Temporal

Sales Assistant Outlet SS de los Reyes (Madrid) | Jornada 24h (Temporal)

Dependientes New Era San Sebastian de Los Reyes

Echa un vistazo a los artículos colaborativos

Queremos impulsar los conocimientos de la comunidad de una forma nueva. Los expertos añadirán información directamente a cada artículo, generado inicialmente con inteligencia artificial.