Alumni Manager Supporting Bcn / mad

IESE Business School; Madrid; Presencial; EUR 50.000 - 70.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una innovadora institución educativa busca un profesional proactivo para gestionar la membresía y los proyectos del área Alumni. En esta posición, serás responsable de coordinar con diversos proveedores, gestionar bases de datos y asegurar el cumplimiento de presupuestos. Buscamos a alguien con habilidades excepcionales en atención al cliente, capaz de manejar múltiples proyectos simultáneamente y con un enfoque en la excelencia. Si te apasiona la educación y quieres impactar en la comunidad Alumni, esta es tu oportunidad para formar parte de un equipo dinámico y comprometido.

Formación

• Formación universitaria superior con interés por la formación.
• Conocimientos sólidos de CRM y ERP, manejo de herramientas avanzadas.

Responsabilidades

• Gestionar el presupuesto del área de cuotas y membresía.
• Coordinar con proveedores y gestionar bases de datos.
• Definir campañas de recuperación de membresía para Alumni.

Conocimientos

Gestión de proyectos

Orientación al cliente

Manejo de datos

Adaptabilidad

Educación

Formación universitaria superior

Herramientas

CRM

ERP

Salesforce

Pardot

Oracle Finance

Peoplesoft

KEBBLAR

Microsoft Excel

Microsoft Word

Microsoft PowerPoint

Descripción del empleo

Responsabilidades

1. Conseguir los resultados del Budget del área de cuotas y de membresía. Preparación de installments y cobros de la membresía. Coordinación y seguimiento con MP services, subcontratados para el apoyo en recuperación de bajas, cobros, actualizaciones de la BD de Alumni.
2. Gestión de bases de datos.
3. Funciones comerciales y definición de campañas de recuperación de membresía para la fidelización de los Alumni.
4. Gestión de equipos de proveedores.
5. Relación con IT, gestión de incidencias.
6. Gestión de nuevos proyectos en el área de supporting en coordinación con IT y el BI del área de Alumni.
7. Responsable del cambio de curso académico incluyendo las condiciones especiales de cada programa.
8. Resolución de preguntas y seguimiento de los Alumni en referencia al pago de la cuota.
9. Gestionar y reportar el KPI report mensual.
10. Control y seguimiento del pago de las facturas de la división en coordinación con Administración.
11. Responsabilidades protocolarias con el Comité Ejecutivo de la AA.
12. Responsable de la agenda y comunicaciones con el principal órgano de gobierno de la Alumni Association, el Comité Ejecutivo:
13. Comunicación agendas a los miembros del CE.
14. Preparación de las reuniones trimestrales.
15. Seguimiento de confirmaciones.
16. Atención y preparación de las reuniones del CE, en contacto con GEO, Audiovisuales y Restauración.
17. Coordinación con Dirección General (asistencias y presentaciones).
18. Comunicación y organización de los Premios a la Excelencia Investigadora.
19. Gestión de agendas del equipo Alumni en reuniones del área y de la agenda de la dirección de Alumni.
20. Gestión de agenda, reuniones y reservas de viajes Dr de la división.
21. Gestión de agenda de las reuniones del equipo.
22. Agenda y logística de los speakers y CE en la GAR.
23. Coordinación con Dirección General y Secretaría General.
24. Organización del hotel de speakers, moderadores, CE y staff.
25. Facturación y control del gasto de la plataforma del evento C-Vent.
26. Coordinación de la logística y seguimiento de agenda con los speakers y VIPs durante el evento.
27. Control asistencia y coordinar seating VIPs y speakers.
28. Tramitar el pago de las facturas de la GAR en Oracle y tramitar el PO number correspondiente.
29. Gestión con Administración para automatización del Budget y memoria.
30. Seguimiento cumplimiento del Budget.
31. Gestión buzón Alumni Association, Alumni Community y Alumni Finance.
32. Actualización de los beneficios de la tarjeta de Caixabank: “IESE Alumni Visa Platinum Card”.
33. Apoyo logístico y responsable pagos TPV en las “Alumni Reunions”.
34. Pago de facturas a los proveedores de los eventos (Oracle).

Educación y Experiencia

1. Formación universitaria superior, con interés por la formación.
2. Idóneamente con conocimientos sólidos de CRM y ERP y manejo de herramientas avanzadas (BI, pivot tables, macros).
3. Conocimiento de las diferentes áreas del IESE y de buena interlocución intra área.
4. Conocimiento de los sistemas informáticos del IESE, Pardot, Salesforce, KEBBLAR (gestor de eventos), Peoplesoft, Faculty Planner, Oracle Finance.

Competencias Clave

1. Capacidad de gestionar varios proyectos en paralelo.
2. Hábil en el manejo de sistemas y con experiencia en tratamiento de datos y plataformas (Peoplesoft, SalesForce), y herramientas de office (Word, Excel y PPT).
3. Adaptable al cambio.
4. Orientación a la excelencia.
5. Orientación al cliente y trato exquisito con perfiles VIP.
6. Capacidad de organización y planificación.