Alumni Manager Supporting Bcn / Mad

buscojobs España; Madrid; Presencial; EUR 30.000 - 45.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una importante asociación busca un profesional dinàmico para gestionar programas y relaciones con los Alumni. Sus tareas incluirán la coordinación de eventos, gestión de presupuestos y atención a clientes VIP. Se requiere formación universitaria, experiencia en CRM y habilidades para gestionar múltiples proyectos en paralelo.

Formación

• Interés por la formación y la gestión de programas.
• Conocimientos sólidos en CRM y ERP.
• Experiencia en tratamiento de datos y plataformas.

Responsabilidades

• Gestión de programas y campañas para Alumni.
• Coordinación logística de eventos y reuniones.
• Control del presupuesto y facturación.

Conocimientos

Gestión de proyectos

Manejo de sistemas

Atención al cliente

Educación

Formación universitaria superior

Herramientas

Pardot

Salesforce

Peoplesoft

Oracle Finance

Kebblar

Descripción del empleo

• Conseguir los resultados del Budget del área de cuotas y de membresía. Preparación de installments y cobros de la membresía. Coordinación y seguimiento con MP services, subcontratados para el apoyo en recuperación de bajas, cobros, actualizaciones de la BD de Alumni.
• Gestión de bases de datos.
• Funciones comerciales y definición de campañas de recuperación de membresía para la fidelización de los Alumni.
• Gestión de equipos de proveedores.
• Relación con IT, gestión de incidencias.
• Gestión de nuevos proyectos en el área de supporting en coordinación con IT y el BI del área de Alumni.
• Responsable del cambio de curso académico incluyendo las condiciones especiales de cada programa.
• Resolución de preguntas y seguimiento de los Alumni en referencia al pago de la cuota.
• Gestionar y reportar el KPI report mensual.
• Control y seguimiento del pago de las facturas de la división en coordinación con Administración.
• Responsabilidades protocolarias con el Comité Ejecutivo de la AA.
• Responsable de la agenda y comunicaciones con el principal órgano de gobierno de la Alumni Association, el Comité Ejecutivo:
• Comunicación agendas a los miembros del CE.
• Preparación de las reuniones trimestrales.
• Seguimiento de confirmaciones.
• Atención y preparación de las reuniones del CE, en contacto con GEO, Audiovisuales y Restauración.
• Coordinación con Dirección General (asistencias y presentaciones).
• Comunicación y organización de los Premios a la Excelencia Investigadora.
• Gestión de agendas del equipo Alumni en reuniones del área y de la agenda de la dirección de Alumni.
• Gestión de agenda, reuniones y reservas de viajes Dr de la división.
• Gestión de agenda de las reuniones del equipo.
• Agenda y logística de los speakers y CE en la GAR.
• Coordinación con Dirección General y Secretaría General.
• Organización del hotel de speakers, moderadores, CE y staff.
• Facturación y control del gasto de la plataforma del evento C-Vent.
• Coordinación de la logística y seguimiento de agenda con los speakers y VIPs durante el evento.
• Control asistencia y coordinar seating VIPs y speakers.
• Tramitar el pago de las facturas de la GAR en Oracle y tramitar el PO number correspondiente.
• Gestión con Administración para automatización del Budget y memoria.
• Seguimiento cumplimiento del Budget.
• Gestión buzón Alumni Association, Alumni Community y Alumni Finance.
• Actualización de los beneficios de la tarjeta de Caixabank: “IESE Alumni Visa Platinum Card”.
• Apoyo logístico y responsable pagos TPV en las “Alumni Reunions”.
• Pago de facturas a los proveedores de los eventos (Oracle).

Educación y Experiencia

• Formación universitaria superior, con interés por la formación.
• Idóneamente con conocimientos sólidos de CRM y ERP y manejo de herramientas avanzadas (BI, pivot tables, macros).
• Conocimiento de las diferentes áreas del IESE y de buena interlocución intra área.
• Conocimiento de los sistemas informáticos del IESE, Pardot, Salesforce, KEBBLAR (gestor de eventos), Peoplesoft, Faculty Planner, Oracle Finance.

Competencias Clave

• Capacidad de gestionar varios proyectos en paralelo.
• Hábil en el manejo de sistemas y con experiencia en tratamiento de datos y plataformas (Peoplesoft, SalesForce), y herramientas de office (Word, Excel y PPT).
• Adaptable al cambio.
• Orientación a la excelencia.
• Orientación al cliente y trato exquisito con perfiles VIP.
• Capacidad de organización y planificación.

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