Administrativo/a - Back Office | Barcelona

Paul Marlex; Barcelona; Híbrido; EUR 24.000 - 32.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Paul Marlex colabora con un despacho de abogados consolidado para incorporar un Back Office que dé soporte directo a tres socios y a sus equipos. Buscan una persona con experiencia administrativa en entornos exigentes y alta capacidad organizativa.

La posición implica gestionar agendas complejas, organización de viajes, apoyo en facturación, elaboración de documentos y presentaciones, manejo de bases de datos y coordinación entre equipos.

Formación

• Experiencia mínima de 4 años en puestos similares, preferiblemente en despachos.
• Se valora conocimiento de alemán.
• Persona altamente organizada, resolutiva y detallista.
• Capacidad para trabajar bajo presión y gestionar múltiples prioridades.
• Perfil colaborativo y orientado al trabajo en equipo.
• Proactividad y ganas de aprender.

Responsabilidades

• Gestión y seguimiento de agendas complejas (reuniones, plazos, viajes, eventos).
• Organización de viajes: búsqueda, reservas, coordinación logística.
• Apoyo en procesos de facturación y cobranza.
• Preparación y revisión de documentos en Word y plantillas.
• Manejo de Excel (tablas dinámicas, control de datos).
• Elaboración de presentaciones en PowerPoint.
• Gestión de bases de datos y actualización de contactos.
• Organización de reuniones y eventos nacionales e internacionales.
• Control de gastos e imputación a clientes.
• Coordinación con equipos internos y soporte a abogados.

Conocimientos

Organización

Atención al detalle

Gestión de agendas

Coordinación

Trabajo en equipo

Herramientas

Excel

Word

PowerPoint

Gestión de bases de datos

Descripción del empleo

¿Estás en búsqueda de una nueva oportunidad laboral? ¿Cuentas con experiencia como administrativo/a en entornos exigente? ¿Te gustaría formar parte de un despacho de abogados consolidado y referente? ¡esta es tu oportunidad!

Desde Paul Marlex estamos colaborando con un reconocido despacho de abogados, que actualmente se encuentra en búsqueda de un/a Back Office para dar soporte directo a varios socios y sus equipos.

¿Cuál será tu misión en la empresa?

Dar soporte integral a 3 socios (áreas Mercantil, Litigación y TMT), asegurando el correcto funcionamiento administrativo, organizativo y operativo del día a día.

• Gestión y seguimiento de agendas complejas (reuniones, plazos, viajes, eventos)
• Organización de viajes (búsqueda, reservas, coordinación logística)
• Soporte en procesos de facturación y seguimiento de cobros
• Preparación, formateo y revisión de documentación en Word (plantillas de despacho)
• Manejo de Excel (tablas dinámicas, control de datos, soporte administrativo)
• Elaboración de presentaciones en PowerPoint
• Gestión de bases de datos y actualización de contactos
• Búsqueda de información de sociedades y apoyo documental
• Organización y preparación de reuniones, congresos y eventos (nacionales e internacionales)
• Control de notas de gastos e imputación a clientes
• Coordinación con equipos internos y soporte transversal a abogados un sistema de gestión de stock e inventario.
• Horario: De lunes a jueves: 9h – 14h y 14.30h – 18h Viernes: de 9:30h – 14:30h (guardias puntuales un viernes cada 5 semanas) Flexibilidad para gestiones personales.
• Modalidad híbrida (1 viernes de teletrabajo cada 2)
• Pertenecer a una empresa consolidada líder en su sector
• Entorno profesional, dinámico y exigente.
• Experiencia mínima de 4 años en posiciones similares, preferiblemente en despachos profesionales
• Se valorará conocimiento de alemán
• Persona altamente organizada, resolutiva y con atención al detalle
• Capacidad para trabajar bajo presión y gestionar múltiples prioridades
• Perfil colaborativo, con fuerte orientación al trabajo en equipo
• Proactividad, actitud positiva y ganas de aprender
• Capacidad para coordinar múltiples interlocutores (socios y equipos)