ADMINISTRATIVO/A

Clorian; Barcelona; Presencial; EUR 28.000 - 42.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Clorian en Barcelona busca un/a profesional para gestionar la recepción y el office management, coordinar proveedores y mantener la oficina en funcionamiento diario. Se valorará capacidad de organización y autonomía en tareas administrativas.

Entre tus funciones estarán la gestión de concursos y documentación administrativa, control de pagos y compras, y apoyo a dirección. Buscarás optimizar procesos y mantener actualizado el archivo de inmuebles y contratos de la cartera.

Formación

Responsabilidades

• Atender llamadas telefónicas y recibir visitas presenciales.
• Controlar el inventario y gestionar los pedidos de suministros y material de oficina.
• Coordinar y realizar el seguimiento de proveedores de servicios de oficina: limpieza, mantenimiento, mensajería, etc.
• Coordinar reuniones, visitas externas y eventos corporativos.
• Realizar comunicaciones internas relacionadas con el funcionamiento de la oficina.
• Gestionar y realizar el seguimiento de concursos públicos y apoyar en la preparación de documentación administrativa.
• Gestionar y realizar el seguimiento de proveedores: altas, documentación, facturación y servicios.
• Revisar cuentas bancarias y realizar la conciliación de cobros.
• Gestionar pagos y compras de productos y servicios.
• Elaborar informes y análisis mediante Excel avanzado: tablas dinámicas, fórmulas, gráficos, etc.
• Dar soporte administrativo a Dirección, preparando, organizando y haciendo seguimiento de documentación e información.
• Gestionar viajes, mensajería y otras necesidades administrativas de la organización.
• Realizar el seguimiento administrativo de la cartera de inmuebles: alquileres, cobros, rentas, contratos y renovaciones.
• Hacer seguimiento de incidencias, reparaciones y mantenimiento con inquilinos y proveedores.
• Gestionar y realizar el seguimiento de seguros y siniestros.
• Controlar gastos asociados a los inmuebles: IBI, tasas, comunidades y derramas.
• Mantener organizada y actualizada la documentación de inmuebles e inquilinos.
• Coordinarse con administradores de fincas, aseguradoras, inmobiliarias y otros profesionales.
• Dar apoyo administrativo en nuevas adquisiciones e incorporación de inmuebles a la cartera.

Descripción del empleo

Recepción y Office Management

• Atender llamadas telefónicas y recibir visitas presenciales.
• Controlar el inventario y gestionar los pedidos de suministros y material de oficina.
• Coordinar y realizar el seguimiento de proveedores de servicios de oficina: limpieza, mantenimiento, mensajería, etc.
• Coordinar reuniones, visitas externas y eventos corporativos.
• Realizar comunicaciones internas relacionadas con el funcionamiento de la oficina.

Gestión administrativa y soporte a Dirección

• Gestionar y realizar el seguimiento de concursos públicos y apoyar en la preparación de documentación administrativa.
• Gestionar y realizar el seguimiento de proveedores: altas, documentación, facturación y servicios.
• Revisar cuentas bancarias y realizar la conciliación de cobros.
• Gestionar pagos y compras de productos y servicios.
• Elaborar informes y análisis mediante Excel avanzado: tablas dinámicas, fórmulas, gráficos, etc.
• Dar soporte administrativo a Dirección, preparando, organizando y haciendo seguimiento de documentación e información.
• Gestionar viajes, mensajería y otras necesidades administrativas de la organización.

Gestión patrimonial

• Realizar el seguimiento administrativo de la cartera de inmuebles: alquileres, cobros, rentas, contratos y renovaciones.
• Hacer seguimiento de incidencias, reparaciones y mantenimiento con inquilinos y proveedores.
• Gestionar y realizar el seguimiento de seguros y siniestros.
• Controlar gastos asociados a los inmuebles: IBI, tasas, comunidades y derramas.
• Mantener organizada y actualizada la documentación de inmuebles e inquilinos.
• Coordinarse con administradores de fincas, aseguradoras, inmobiliarias y otros profesionales.
• Dar apoyo administrativo en nuevas adquisiciones e incorporación de inmuebles a la cartera.

Serás una figura clave para garantizar el buen funcionamiento de diferentes procesos administrativos y operativos de la compañía, trabajando con distintos interlocutores y con un alto grado de organización y autonomía.