Administrative Assistant

En Circa Worthy tenemos como misión transformar el mercado de la joyería de lujo de segunda mano. Utilizamos nuestra experiencia, tecnología y red de contactos para garantizar que nuestros clientes obtengan el máximo valor por sus joyas. Nos apasiona la calidad, la sostenibilidad y la valoración de alta joyería, diamantes y relojes.

Somos un equipo de personas apasionadas, no solo por nuestro trabajo, sino también por nuestros clientes. Nuestra estructura organizativa fomenta un entorno donde sentirse cómodo para expresar tus ideas. Valoramos las mentes inteligentes y creativas de aquellos que se sienten orgullosos por su trabajo.

Descripción del Puesto

Buscamos incorporar a un nuevo componente para nuestro equipo administrativo en Barcelona para asistir en tareas administrativas y de recepción. Se trata de una excelente oportunidad para adquirir experiencia en la industria de los bienes de lujo, aprovechando su formación administrativa.

1. Crear y gestionar citas de clientes tanto en la base de datos como en el calendario de la oficina.
2. Generar y presentar informes diarios de actividad, y otros informes asignados.
3. Realizar tareas de compras administrativas, que incluyen, entre otras: registro de datos en software interno y hojas de cálculo de Excel, escaneo de documentos, recopilación y preparación de facturas.
4. Preparar con precisión los artículos para su envío, lo que implica: etiquetado, captura de imágenes, registro en el sistema, facturación y gestión de envíos entrantes y salientes.
5. Asistir en la gestión contable, incluyendo: actualización y envío de registros de saldos bancarios, archivo de facturas, planificación de pagos, declaración de impuestos y preparación/envío de informes bancarios mensuales.
6. Gestionar el inventario de suministros de oficina y reabastecer según sea necesario. Apertura y cierre de la oficina.
7. Apoyar en tareas de marketing.
8. Asistir en tareas de recepción, incluyendo: recibir clientes, preparar informes policiales de forma digital y manual, y registrar imágenes de identificación de clientes y sus joyas.
9. Responder a correos electrónicos y llamadas de clientes siguiendo los protocolos establecidos por Circa.
10. Crear nuevos registros de proveedores y documentación diaria en cumplimiento con las directrices establecidas.

Perfil del Candidato

Comunicador fuerte y empático con habilidades profesionales de comunicación verbal y escrita.

Capacidad para trabajar de manera transversal con diferentes equipos y partes interesadas dentro de la empresa.

Altamente organizado, con capacidad para adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio y gestionar múltiples tareas simultáneamente.

Proactivo, con mentalidad estratégica, orientado a resultados y con ganas de aprender y aportar valor.

Metódico, ordenado y con una actitud proactiva.

Mínimo 5 años de experiencia en entornos dinámicos y con plazos ajustados.

5 años de experiencia administrativa previa requerida.

Se valorará experiencia en la industria de bienes de lujo, sin ser imprescindible.

Excelentes habilidades interpersonales y capacidad para establecer relaciones laborales sólidas tanto interna como externamente.

Se valorará experiencia en exportación y envíos internacionales.

Fuertes habilidades analíticas y organizativas, con conocimientos de Microsoft Office y otras aplicaciones relevantes. Experiencia en ERP y CRM será un plus.

Imprescindible alto dominio del español y catalán (lectura, escritura y conversación fluida) y alto nivel de inglés. La entrevista será en las tres lenguas.

Un entorno de trabajo inclusivo y colaborativo dentro de una organización que valora tu contribución.

Oportunidades de crecimiento personal y profesional a través de la experiencia laboral y el aprendizaje continuo.