Administrative and project assistant

Atalora Digital Services S.L.; Tortosa; Hybrid; EUR 22,000 - 28,000; Full time

Job summary

Atalora Digital Services S.L. cerca una persona organitzada i proactiva per donar suport a l’administració de l’empresa, gestionar cobraments i pagaments i col·laborar en l’administració de projectes.

La posició és back-office inicial, amb cooperació amb l’equip intern i responsables d’administració i de projecte. Es requerirà Anglès (B2) i capacitat de treball en un equip distribuït amb clients internacionals.

Qualifications

• Experiència en administració i gestió de factures i suport a projectes.
• Anglès B2 mínim.
• Bon domini d’Excel i eines ofimàtiques.
• Treballar en equip distribuït internacional.
• Autonomia i flexibilitat en entorns en creixement.

Responsibilities

• Administració general i gestió de documentació.
• Control de hores segons terminis i criteris interns.
• Gestió de reserves de viatges i despeses.
• Suport a la organització d’esdeveniments.
• Gestió de compres, proveïdors i serveis interns.
• Seguiment de tràmits i tasques administratives pendents.
• Gestió de cobraments i pagaments.
• Dades i informació per a informes interns.
• Dades per facturació i justificants.

Skills

Anglès B2+

Organització

Proactivitat

Atenció al detall

Gestió de documents

Comunicació interna

Education

Grau en Empresarials

Tools

Excel

Eines ofimàtiques

Facturació software

Job description

Atalora Digital Services S.L. és una empresa de nova creació especialitzada en la integració de sistemes empresarials i l’automatització de processos. Ajudem les empreses a connectar les seves aplicacions i dades perquè treballin de manera coordinada, amb un equip que aporta més de vint anys d’experiència en aplicacions empresarials i transformació digital.

Som una empresa de 9 treballadors, en creixement i amb projecció internacional. Treballem amb clients estrangers i amb un equip distribuït entre Espanya, Polònia i Anglaterra. Incorporar-te a Atalora significa participar en aquesta etapa de creixement, treballar de manera propera amb l’equip i contribuir a construir i millorar els nostres processos.

El lloc de treball

Busquem una persona organitzada, proactiva i amb atenció al detall per donar suport a l’administració de l’empresa, gestionar el control de cobraments i pagaments i col·laborar en l’administració dels projectes.

Inicialment, la posició serà íntegrament de back office, sense contacte directe amb els clients. Treballaràs amb l’equip intern i donaràs suport als responsables d’administració i de projecte.

La dedicació es distribuirà aproximadament en tres àrees: un terç administració general, un terç cobraments i pagaments i un terç suport administratiu a projectes (PMO), amb flexibilitat segons les necessitats de cada moment.

L’anglès és un requisit imprescindible, ja que serà una llengua habitual de comunicació amb l’equip internacional i de treball amb la documentació dels projectes.

Localització

El lloc de treball està ubicat a Tortosa, tot i que eventualment es podrà realitzar de forma remota. Es requisit imprescindible que la persona resideixi a la zona de les Terres de l'Ebre.

Administració general

• Preparar, revisar i mantenir actualitzada la documentació administrativa.
• Controlar que l’equip registri les hores de treball dins dels terminis establerts i d’acord amb els criteris interns (compliance).
• Gestionar les reserves de viatges i el seguiment de les despeses de l’equip.
• Donar suport a l’organització d’esdeveniments interns i corporatius.
• Donar suport en la gestió de compres, proveïdors i serveis interns.
• Fer seguiment de tràmits i tasques administratives pendents.

Gestió de cobraments i pagaments

• Preparar i emetre les factures de clients segons les condicions acordades i les indicacions internes.
• Revisar les factures de proveïdors i coordinar-ne la validació interna.
• Mantenir actualitzat el control de factures, venciments, cobraments i pagaments.
• Comprovar els cobraments rebuts i identificar els imports pendents o vençuts.
• Preparar informes de seguiment de cobraments i comunicar les incidències al responsable intern perquè en gestioni el contacte amb el client.
• Preparar les propostes de pagament per a la seva aprovació.
• Coordinació amb comptabilitat o amb la gestoria per facilitar la documentació necessària i resoldre discrepàncies.

Administració de projectes i suport PMO

• Mantenir actualitzades les dades, la documentació i les eines de seguiment dels projectes.
• Actualitzar el seguiment de tasques, terminis i fites a partir de la informació facilitada pels responsables de projecte.
• Consolidar les hores registrades i les dedicacions per projecte.
• Recollir i preparar informació per als informes interns de seguiment.
• Preparar les dades i els justificants necessaris per a la facturació dels projectes.
• Detectar informació incompleta o discrepàncies i gestionar-ne la correcció amb l’equip intern.
• Donar suport aux responsables de projecte en el seguiment administratiu dels projectes.
• Bon nivell d’anglès oral i escrit, amb capacitat per comunicar-se amb autonomia amb els companys internacionals i treballar amb documentació en anglès.
• Experiència en administració, gestió de factures o suport administratiu a projectes.
• Bon domini d’Excel o eines equivalents i de les eines ofimàtiques habituals.
• Capacitat d’organització, priorització i seguiment de diverses tasques.
• Rigor en el tractament de dades i documentació, i discreció amb la informació confidencial.
• Bona comunicació interna i capacitat de treballar amb un equip distribuït en diferents països.
• Autonomia, iniciativa i flexibilitat per treballar en una empresa en creixement.

Experience i formació

• S'espera que la persona tingui un mínim d'experiència amb totes o la major part de les tasques descrites.
• Nivell d'anglès mínim B2.
• Es valorarà formació en grau en empresarials, administració i direcció d'empreses, o similar.
• Retribució competitiva: La retribució es basarà en l'experiència aportada i d'acord amb les funcions esmentades.
• Treballar amb un equip de 9 treballadors, proper i amb comunicació directa.
• Entorn internacional, amb col·laboració habitual amb companys d’Espanya, Polònia i Anglaterra.
• Un lloc de treball variat que combina administració, control de factures i suport a projectes.
• Creixement professional, lligat a l'oportunitat de contribuir al creixement d'una organització de nova creació, depenent de la persona i de la capacitat d’assumpció de noves responsabilitats a mesura que l’empresa evolucioni.