Administration Specialist – Técnico/a de Administración | Flex Living

Episode; Madrid; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Wellhub

Emotional

Payflow

Job summary

EPISODƎ busca un/a Administration Specialist para Madrid, un rol clave en el equipo de Administración y Finanzas. Garantizará la integridad de la información registrada en el PMS y su correcto volcado al ERP, asegurando conciliación y cumplimiento de procesos administrativos.

Entre las responsabilidades se incluye auditar datos de clientes y reservas, emitir facturas, gestionar deudas y entregar informes de control con foco en calidad de datos y mejora continua en un entorno de Flex Living y

Qualifications

• Experiencia en administración, facturación, cuentas de clientes o control financiero.
• PMS: manejo de PMS (se valorará MEWS), con capacidad para validar e interpretar datos.
• Facturación y cobro: conocimientos de facturación, conciliación de cuentas y seguimiento de deuda.
• Dominio de Excel y herramientas de gestión administrativa.
• Rigor analítico y capacidad para detectar discrepancias.

Responsibilities

• Auditoría y control de información en el PMS y verificación de datos para la facturación.
• Revisión, emisión y control de la facturación de estancias y servicios.
• Gestión y seguimiento de deudas de clientes, con informes de aging.
• Validación previa al volcado de datos al ERP y coherencia entre sistemas.
• Reporting periódico sobre facturación, deuda y calidad de datos.
• Cumplimiento de procedimientos internos y coordinación con Recepción/Reservas/Leasing para resoluciones.

Skills

Rigor

Organización

Idiomas

Tools

MEWS

Excel

Job description

Job Details

Location: Madrid

Type: Full-time

Company: EPISODƎ

Role: Administration Specialist – Técnico/a de Administración | Flex Living

Location: Madrid

Type: Full-time

Target Start Date: Incorporación inmediata

About EPISODƎ

EPISODƎ es una marca premium de flex-living orientada a la comunidad, diseñada para personas en momentos clave de transición: estudiantes internacionales, profesionales remotos y perfiles globales. Vamos más allá de unidades privadas totalmente equipadas con suministros incluidos: creamos un estilo de vida que combina alojamiento de alta calidad con espacios de co-working, bienestar y una comunidad global y abierta. Operamos en España (Barcelona y Madrid), con pipeline en Francia e Italia, y gestionamos activos junto a inversores institucionales a través de estructuras de Joint Venture.

Role Overview

Buscamos un/a Administration Specialist riguroso/a, organizado/a y con atención al detalle para incorporarse a nuestro equipo de Administración y Finanzas.

Tu misión será garantizar la integridad, exactitud y consistencia de la información administrativa y financiera registrada en el PMS —datos de clientes, control de deuda y emisión de facturas de todas las estancias— y actuar como punto de control previo al volcado de información del PMS al ERP, asegurando la correcta conciliación de los datos, la fiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de los procedimientos administrativos establecidos.

Key Responsibilities

1. Auditoría y control de información en el PMS

• Auditar y validar la información de clientes, reservas, estancias, tarifas y condiciones de facturación registrada en el PMS.
• Verificar la exactitud de los datos fiscales, perfiles de clientes, fechas de estancia, cargos y conceptos facturables.
• Detectar, analizar y corregir discrepancias, duplicidades o errores antes del cierre administrativo y de la facturación.
• Coordinarse con Recepción, Reservas y otros departamentos para resolver incidencias y garantizar la calidad de los datos.

2. Facturación y control de ingresos

• Revisar, preparar y emitir la facturación de los clientes, garantizando la correcta aplicación de tarifas, cargos, descuentos y servicios adicionales.
• Verificar que la facturación corresponde a las condiciones comerciales y a los servicios efectivamente prestados.
• Gestionar la facturación de estancias de corta, media y larga duración, incluyendo prolongaciones, modificaciones y conceptos recurrentes.
• Controlar las facturas emitidas, abonos, rectificaciones y documentación justificativa, asegurando su trazabilidad.

3. Gestión y seguimiento de deuda de clientes

• Supervisar y mantener actualizado el estado de deuda de los clientes: saldos pendientes, vencimientos y discrepancias.
• Hacer seguimiento de los importes pendientes de cobro y coordinar las acciones necesarias con los equipos responsables.
• Revisar la correcta imputación de pagos, anticipos, depósitos y demás movimientos de las cuentas de clientes, según los procedimientos establecidos.
• Elaborar informes periódicos de deuda, antigüedad de saldos e incidencias de cobro, escalando los casos que requieran seguimiento.

4. Validación y transferencia de información al ERP

• Controlar y validar los datos generados en el PMS antes de su volcado al ERP.
• Verificar la coherencia de los datos de facturación, clientes, impuestos, cuentas contables y demás campos requeridos para la integración entre sistemas.
• Comprobar la correspondencia entre la información del PMS, la facturación emitida, los cobros registrados y los datos integrados en el ERP.

5. Reporting y mejora continua

• Preparar informes periódicos sobre facturación, deuda pendiente, incidencias administrativas y calidad de los datos.
• Identificar oportunidades de mejora en los procesos de auditoría, facturación e integración de sistemas, proponiendo medidas para reducir errores y aumentar la eficiencia.

6. Cumplimiento y coordinación interna

• Garantizar el cumplimiento de los procedimientos internos y de la normativa aplicable en materia de facturación, protección de datos y conservación documental.
• Coordinarse con Recepción, Reservas y Leasing para resolver discrepancias y asegurar la consistencia de la información.
• Colaborar en los cierres administrativos y financieros mensuales, asegurando que la información de clientes y facturación esté completa, validada y disponible en plazo.

Requirements (Who You Are)

Imprescindibles

• Experiencia: en administración, facturación, cuentas de clientes o control financiero.
• PMS: manejo de PMS (se valorará MEWS), con capacidad para validar e interpretar datos.
• Facturación y cobro: conocimientos de facturación, conciliación de cuentas y seguimiento de deuda.
• Herramientas: buen dominio de Excel y de herramientas de gestión administrativa.
• Rigor: atención al detalle, rigor analítico y capacidad para detectar discrepancias. Entiendes que una factura mal emitida o un saldo sin conciliar no es un detalle.
• Organización: autonomía y capacidad para cumplir plazos de cierre y facturación.
• Idiomas: español nativo/fluido e inglés profesional (trato con clientes internacionales y documentación en inglés).
• Ubicación: residencia en [Barcelona / Madrid] con disponibilidad de incorporación inmediata.

Se valorará

• Experiencia en hoteles, Flex Living, apartamentos turísticos o negocios con ingresos recurrentes.
• Experiencia en integraciones PMS–ERP y en procesos de auditoría de datos.
• Conocimientos de contabilidad, fiscalidad y conciliación de ingresos.
• Experiencia en facturación recurrente de estancias de media y larga duración.

What We Offer

• Formar parte de una marca internacional en pleno crecimiento, en un momento clave de expansión en España y Europa.
• Un rol de control con visibilidad real: tus datos son la base del reporting financiero a inversores institucionales.
• Un entorno dinámico, colaborativo y no burocrático, donde las ideas se ejecutan rápido.
• Trayectoria de crecimiento clara dentro del equipo de Administración y Finanzas.
• Oficina en [Barcelona / Madrid] con viajes puntuales a la otra oficina.
• Salario competitivo en función de la experiencia.
• Perks: Wellhub, Emotional, Payflow.