Vi søger en servicemindet kollega til Informationscenteret

Laegemiddelstyrelsen; København; On-site; DKK 312,000 - 402,000; Full time

Job summary

Lægemiddelstyrelsen søger en servicemindet kollega til Informationscenteret, der håndterer borgerservice af høj kvalitet via telefon og mail for to styrelser. Du bliver en del af et team, hvor hjælpsomhed og videndeling er centrale værdier, og du forventes at møde kunder med klare, forståelige svar samt bidrage til administrative opgaver og tværgående opgaver.

Stillingen kræver fleksibilitet og lyst til at lære, samt evne til at håndtere flere opgaver samtidig og formidle information tydeligt

Qualifications

• Der er ikke ét bestemt uddannelseskrav til stillingen og relevante uddannelser eller erfaringsbaggrund er velkomne.
• Gode administrative kompetencer og evne til at holde styr på flere opgaver.
• Erfaring fra sundhedsvæsenet, offentlig myndighed eller kunderelationer er en fordel.

Responsibilities

• Besvare og visitere telefoniske henvendelser fra borgere og myndigheder til Lægemiddelstyrelsen og Sundhedsstyrelsen.
• Besvare og visitere mails i fælleshovedpostkasser for styrelserne.
• Betjene Lægemiddelstyrelsens reception.
• På sigt udføre andre administrative opgaver i styrelsen.

Skills

Serviceorienteret

Telefonisk service

Administrativ

Kommunikation

Education

Kontoruddannelse

Lægesekretær

Farmakonom

Job description

Vi søger en servicemindet kollega til Informationscenteret

Kan du levere borgerservice af høj kvalitet på telefon og mail, på vegne af to spændende faglige styrelser? Og har du lyst til at indgå i et team med hjælpsomme og kompetente kolleger? Så er du måske vores nye kollega i Lægemiddelstyrelsens Informationscenter.

Dine primære arbejdsopgaver

Informationscenteret er indgangen for borgere, sundhedspersoner og virksomheder til både Lægemiddelstyrelsen og Sundhedsstyrelsen.

Vi håndterer hver dag mange forskellige henvendelser og hjælper med at finde svar eller sikre, at spørgsmålene kommer videre til den rette kollega. Samtidig understøtter vi en række administrative funktioner i Lægemiddelstyrelsen.

Dine arbejdsopgaver vil blandt andet være:

• At besvare og visitere telefoniske henvendelser fra borgere, virksomheder og sundhedsprofessionelle til både Lægemiddelstyrelsen og Sundhedsstyrelsen. Det vil være din primære opgave.
• At besvare og visitere mails fra borgere m.fl. i hovedpostkasserne for Lægemiddelstyrelsen og Sundhedsstyrelsen.
• At betjene Lægemiddelstyrelsens reception.
• På sigt at varetage andre administrative opgaver i Lægemiddelstyrelsen.

Du vil få en grundig introduktion til opgaverne og løbende opbygge den viden, der gør dig i stand til at hjælpe med stadig flere spørgsmål.

Din hverdag hos os

Hos os er hjælpsomhed en vigtig del af jobbet – både over for dem, der kontakter os, og over for vores kolleger.

Telefonerne er vores kerneopgave. Du skal derfor trives med at tale med mange forskellige mennesker og have lyst til at forstå, hvad de har brug for hjælp til. Nogle spørgsmål kan du besvare med det samme, mens andre kræver, at du undersøger sagen eller finder den rette kollega at spørge. At levere borgerservice i telefonen stiller høje følelsesmæssige krav.

Du kommer ikke til at stå alene med opgaverne. Vi bruger hinanden til sparring mange gange i løbet af arbejdsdagen. Det er helt naturligt at spørge sine kollegaer, når man er i tvivl, og vi er der desuden for hinanden i forbindelse med de svære samtaler.

Vi arbejder tæt sammen med kolleger på tværs af de to styrelser for at kunne give så gode og brugbare svar som muligt.

Vi har en fast struktur i planlægningen af hverdagen, som blandt andet sikrer, at vi får variation i opgaverne. Arbejdsdagen begynder typisk omkring kl. 8.00 og slutter omkring kl. 15.30.

Vi lægger vægt på at være et team, der løfter opgaverne sammen – og på at have det godt med hinanden, også når arbejdsdagen er travl.

Vi arbejder desuden systematisk med videndeling og data. Blandt andet bruger vi aktivt AI i vores dagligdag, og vi arbejder løbende på at holde vores interne videnskatalog opdateret.

Din uddannelse og erfaring

Der er ikke ét bestemt uddannelseskrav til stillingen. Du kan eksempelvis være kontoruddannet, lægesekretær, farmakonom eller have en anden relevant uddannelse eller erhvervserfaring.

Det er en fordel, hvis du:

• Har erfaring med service – gerne telefonisk service.
• Har gode administrative kompetencer og kan holde styr på flere forskellige opgaver.
• Har erfaring fra sundhedsvæsenet, en offentlig myndighed eller et andet område, hvor du har arbejdet med borgere eller kunder.
• Har lyst til at lære og opbygge en bred viden om Lægemiddelstyrelsens og Sundhedsstyrelsens områder.

Som person er du

• Hjælpsom og serviceminded.
• Nysgerrig og god til at finde svar, også når du ikke kender svaret på forhånd.
• Struktureret og god til at organisere og koordinere dine opgaver.
• God til at formidle information på en letforståelig måde – både mundtligt og skriftligt.
• En god kollega, som bidrager til et tillidsfuldt og positivt samarbejde.
• Tryg ved at spørge, når du er i tvivl, og sige til, hvis noget ikke fungerer.

Vi tilbyder

Hos os får du en hverdag med faste rammer, men med variation i opgaverne, og du bliver en del af et team, hvor man hjælper hinanden.

Vi tilbyder blandt andet:

• En arbejdsplads, hvor vi dækker ind for hinanden og hjælper, når der er behov for det.
• Gode, kompetente og hjælpsomme kolleger.
• En grundig introduktion til jobbet og mulighed for løbende at udvikle dine kompetencer.
• En arbejdsdag, hvor du kan se betydningen af dit arbejde, fordi du hver dag hjælper borgere, virksomheder og sundhedsprofessionelle.
• Et fagligt miljø, hvor det er helt naturligt at spørge hinanden til råds.
• En arbejdsplads, hvor du over tid kan opbygge en solid viden og blive en vigtig del af teamet.

Selvom vi har systemer og fælles viden, der understøtter dig, går der sjældent en dag, uden at der kommer et spørgsmål, vi ikke har mødt før. Det er en del af det, der gør jobbet interessant.

En kollega i dit måske kommende team: Det har været en fantastisk positiv oplevelse at starte i teamet. Jeg er blevet taget godt imod af søde og hjælpsomme kollegaer fra første dag, så jeg har følt mig helt tryg både i mine nye arbejdsopgaver og socialt. Dagene er sjældent ens og derfor er det virkelig rart at kunne sparre med dygtige og kompetente kollegaer.

Om team Informationscenter

Vi er omkring 10 medarbejdere i teamet, heriblandt administrative medarbejdere, studentermedhjælpere og en elev med speciale i offentlig administration.

Vores primære opgaver er at besvare og visitere henvendelser til både Lægemiddelstyrelsen og Sundhedsstyrelsen, understøtte Lægemiddelstyrelsens brug af vores journalsystem og betjene Lægemiddelstyrelsens reception. Derudover løser vi en række andre administrative opgaver.

Informationscenter er et team under Direktionssekretariatet i Lægemiddelstyrelsen.

Om ansættelsen

Hvis du har en kontoruddannelse eller en anden relevant uddannelse ansættes du i henhold til den til enhver tid gældende Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansatte Organisationer – Det Statslige Område ( OAO-S-fællesoverenskomsten ) og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere .

I Lægemiddelstyrelsen træffer vi afgørelser i myndighedssager, og det er vigtigt for os, at man ikke kan stille spørgsmål ved vores habilitet. Derfor er det en forudsætning, at du ikke ejer aktier, anparter, andele eller lignende i en lægemiddel- og/eller medicovirksomhed. Du har dog en vis periode til at sælge dem, hvis du i dag ejer såkaldte medarbejderaktier i en lægemiddel- og/eller medicovirksomhed.