Struktureret eventkoordinator - Afd. for Policy & Relationer

Afdeling for Policy og Relationer; Kongens Lyngby; On-site; DKK 240,000 - 300,000; Part time

Job summary

DTU søger en struktureret eventkoordinator i Stakeholder Management-kontoret til at planlægge og afholde seminarer samt poster events for DTU’s institutter og afdelinger. Rollen kræver høj organiseringsevne, evne til at holde overblik og at arbejde tværfunktionelt.

Du får ansvar for hele processen fra idé til evaluering, inklusiv invitationer, budgettering og logistik. Stillingen er 22 timer om ugen og tidsbegrænset med start 1. januar 2027 og udløb 31. december 2028.

Qualifications

• Har en relevant uddannelse inden for events, kommunikation eller administration.
• Har erfaring med planlægning og koordinering af arrangementer.
• Gerne erfaring med eventkoordinering og minutplaner.

Responsibilities

• Planlægge og gennemføre seminarer, poster events og andre arrangementer for institutter og afdelinger.
• Udarbejde invitationer, kommunikationsmails og tilbud:** budgettere og planlægge faciliteter og forplejning.
• Koordinere med interne og eksterne interessenter og evaluere afviklede arrangementer.

Skills

Eventkoordinering

Budgetforståelse

Kommunikation

IT-kendskab

Education

Relevant uddannelse inden for events

Tools

Microsoft 365

Teams

Canva

Job description

Struktureret eventkoordinator - Afd. for Policy & Relationer

Struktureret eventkoordinator med sans for at planlægge og gennemføre seminarer, poster events og andre arrangementer.

Brænder du for at koordinere og være den, der har det kølige overblik? Har du gå-på-mod og sans for at give gæster den bedste oplevelse? Så er det måske dig, vi søger som eventkoordinator i Stakeholder Management-kontoret på DTU.

I din portefølje over events vil du koordinere aktiviteter tilknyttet afdelinger og institutter i samarbejde med rekvirenter fra forskellige dele af DTU. Du er samtidig en del af teamet omkring de faste Akademiske Højtideligheder på DTU.

Jobbet

Du bliver en del af Stakeholder Management-kontoret og vil samarbejde med kolleger på tværs af DTU samt, i nogle tilfælde, eksterne samarbejdspartnere. Under supervision af kontorets faglige leder for events får du ansvar for at planlægge, koordinere og gennemføre en række arrangementer. Opgaverne omfatter primært poster events, seminarer, workshops og andre faglige arrangementer for institutter, centre og afdelinger på DTU.

Du kommer til at arbejde med hele processen omkring et arrangement – fra de første idéer og planlægningen til gennemførelsen og den efterfølgende evaluering. I tæt samarbejde med interne og eksterne interessenter bidrager du til koordinering, markedsføring og afvikling af arrangementer.

Dine opgaver vil blandt andet omfatte konceptudvikling, udarbejdelse af invitationer og kommunikationsmails, indhentning af tilbud og budgettering samt planlægning af facilite-ter, forplejning og deltagerregistrering. Du sikrer koordinering med samarbejdspartnere og bidrager til evaluering og afrapportering efter afholdte arrangementer.

Som en del af teamet vil du desuden bistå med udvalgte logistiske opgaver i forbindelse med DTU's større tilbagevendende arrangementer, herunder årsfest og dimittendreceptioner.

Du skal være indstillet på vekslende arbejdstider, herunder aftenarbejde, i forbindelse med arrangementer cirka 10 gange om året.

Vores forventninger til dig

• Har en relevant uddannelse inden for events, eventuelt kommunikation, administration eller lignende. Hvis du ikke har en eventfaglig uddannelse, forventer vi, at du har erfaring med planlægning og koordinering af arrangementer. Det er en fordel, hvis du uanset har et par års erfaring med eventkoordinering.
• Har flair for IT og lyst til at lære nye systemer. Erfaring med Microsoft 365, Teams, OneNote, Conference Manager, Canva eller lignende værktøjer er en fordel.
• Har forståelse for budgetter og gerne erfaring med budgetopfølgning.
• Er yderst struktureret, arbejder selvstændigt og overholder deadlines.
• Er god til både at skabe overblik.
• Trives med samarbejde og bidrager positivt til teamet.
• Har erfaring med at arbejde med minutplaner.
• Er god til at kommunikere og formulere dig klart og professionelt på både dansk og engelsk, mundtligt såvel som skriftligt.
• Trives i at eksekvere events og være primus motor for det praktiske samt ansvarsfordeling af opgaver under afvikling.

Det vil desuden være en fordel, hvis du har erfaring fra service-, hotel- eller restaurationsbranchen.

Hvad tilbyder vi dig

Vi tilbyder dig en stilling i et alsidigt og lærerigt miljø med engagerede kollegaer. Stake-holder Management-kontoret er bygget op gennem mange år og er nu bl.a. DTU’s garant for, at universitets events har en høj kvalitet – det skal du være med til at føre videre. Vi har en uformel omgangstone og et godt sammenhold, og selv når der er pres på, er der tid til smil og godt humør.

Løn og ansættelsesvilkår

Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK/Stat).

Der kan desuden forhandles tillæg i henhold til DTU's lønstruktur for HK Kontor eller HK Laborant: https://www.inside.dtu.dk/human-resources/under-ansaettelsen/loen/loenstrukturer

Du ansættes i Afdelingen for Policy & Relationer. Arbejdssted er på Lyngby Campus.

Stillingen er på 22 timer ugentlig og tidsbegrænset. Den ønskes besat pr. 1. januar 2027 og har udløb den 31. december 2028.

Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen. Da DTU arbejder med forskning i kritisk teknologi, hvormed der gælder særlige regler for blandt andet sikkerhed og eksportkontrol, kan der blive foretaget open source-baggrundstjek af kvalificerede kandidater til stillingen.

Adresse

Anker Engelunds Vej 1
2800 Kgs. Lyngby
Danmark

DTU – Til gavn for samfundet siden 1829

DTU er et af Europas førende tekniske eliteuniversiteter. Med forskning og uddannelser i international topklasse skaber vi løsninger på tidens store samfundsmæssige udfordringer og bidrager til at sikre Europas globale førerposition inden for bæredygtig teknologiudvikling. Siden H.C. Ørsted grundlagde DTU for snart 200 år siden, har vores mission været den samme: Vi udvikler og nyttiggør naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. DTU har 13.800 studerende, 1.600 ph.d.-studerende og 6.500 ansatte. Vi arbejder i et internationalt miljø og har en inkluderende, udviklende og uformel arbejdskultur. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.