Service- og værtskabsansvarlig til Hernings innovative kontorhus

INNOVATORIUM HERNING A/S; Denmark; On-site; DKK 280,000 - 360,000; Full time

Job summary

Innovatorium i Herning søger en service- og værtskabsansvarlig til at møde gæster, styre receptionen og koordinere mødelokalebookinger. Stillingen omfatter også administration, fakturering og kontakt til serviceleverandører.

Du vil fungere som husets ansigt udadtil og være ansvarlig for daglige kommunikationer, dataanalyse og opdatering af nyhedsbreve og materiale til husets brugere. Stillingen er 35 timer ugentligt og kræver 2–3 års erfaring samt gode dansksproglige og engelske færdigheder.

Qualifications

• Minimum 2–3 års erfaring fra en lignende stilling.
• Administrativt stærk og har gode digitale kompetencer, så du hurtigt lærer nye systemer.
• Kommunikerer professionelt både mundtligt og skriftligt på dansk og engelsk.
• Kan arbejde med data og simple analyser.
• Kan udarbejde nyhedsbreve og lettere grafisk materiale.

Responsibilities

• Ud over receptionen er du spindelvævet i koordinering af mødelokalebookinger og daglige praktiske udfordringer.
• Fungere som kontaktpunkt mellem lejere og serviceleverandører og følge op på aftalte opgaver.
• Medvirke til at tiltrække flere møder og opretholde stærke relationer til samarbejdspartnere.
• Gennemføre og følge op på årlige brugerundersøgelser og udarbejde nyhedsbreve og informationsmateriale.

Skills

Kundebetjening

Administrativt arbejde

Digital kompetence

Engelsk kommunikation

Tools

Grafiske værktøjer

Job description

Er du god til at møde mennesker, skabe overblik og til at få opgaver helt i mål?

Hos Innovatorium søger vi en service- og værtskabsansvarlig, der vil kombinere reception og god service med aktiv kundekontakt og øget udlejning af vores mødelokaler. Du får også en vigtig rolle i at koordinere og føre udvalgte projekter og initiativer ud i livet.

Bliv husets ansigt udadtil

Du bliver den første, gæsterne møder, og den faste base, som husets lejere og brugere kan regne med. Med et smil og et overblik sørger du for, at alle føler sig velkomne, og at hverdagen glider ubesværet, uanset om det handler om et hurtigt spørgsmål i receptionen eller en større praktisk udfordring.

Du holder styr på husets kommunikation via telefon, mail og post og tager dig af de mange praktiske henvendelser, der dukker op i løbet af dagen. Samtidig er du spindelvævet i koordineringen af mødelokalebookinger, så rammerne altid er klar, når der skal holdes møder, workshops og arrangementer.

Bag skranken venter en bred vifte af administrative opgaver, hvor du trives med at følge op, skabe struktur og nå dine deadlines. Du står for fakturering, betalinger og oprettelse af nye brugere. Du varetager den daglige kontakt og koordinering med husets serviceleverandører, blandt andet inden for rengøring og planteservice, og følger op på, at de aftalte opgaver bliver løst og spiller sammen med husets dagligdag.

Herudover har du ansvaret for:

• Understøttelse af arbejdet med at tiltrække flere møder og eksterne brugere, herunder opfølgning på henvendelser om mødelokaler, dagspakker og dagslokaler
• Koordinering af udvalgte aktiviteter samt opfølgning på nye partnerskaber og samarbejder i huset
• Gennemførelse af den årlige brugerundersøgelse
• Udarbejdelse og vedligeholdelse af lettere kommunikationsmateriale som nyhedsbreve, infoskærmsgrafik, invitationer og praktisk information til husets brugere

I tæt samarbejde med direktøren er du med til at omsætte udvalgte idéer og initiativer til konkrete tiltag. Du koordinerer de praktiske opgaver og følger dem til dørs – f.eks. et nyt onboardingforløb eller indsatser, der skal tiltrække flere mødekunder og skabe gentagne bookinger.

Du kan også sætte dit præg på samarbejdsindsatser for kunst og udstillinger, skabe aktiviteter i netværksloungen og følge op på samarbejdet med husets virksomheder og faglige miljøer. Gennem infoskærme og nyhedsbreve holder du husets brugere opdaterede om, hvad der rører sig.

Kort sagt: Du får en alsidig rolle, hvor ingen dage er helt ens, og hvor dit servicegen og dit overblik gør en mærkbar forskel for alle, der bruger huset.

Hvem er du?

Du er serviceminded og imødekommende, og du nyder at gøre en forskel for de mennesker, du møder. Du er struktureret, god til at følge op og typen, der får de sidste detaljer på plads, så opgaverne faktisk bliver afsluttet. Du arbejder selvstændigt inden for tydelige rammer og trives med at veksle mellem faste driftsopgaver og skiftende projekter. Og så tør du kontakte virksomheder og samarbejdspartnere, når der skal skabes nye relationer. Du har en naturlig lyst til at udfordre det vante, og går gerne nye veje når en opgave kalder på en frisk løsning.

Derudover forventer vi, at du:

• har minimum 2-3 års erfaring fra en lignende stilling, og gerne erfaring med enkle grafiske værktøjer
• er administrativt stærk og har gode digitale kompetencer, så du hurtigt lærer nye systemer.
• kommunikerer professionelt både mundtligt og skriftligt på både dansk og engelsk.
• kan arbejde med data og simple analyser
• kan udarbejde nyhedsbreve og lettere grafisk materiale
• har blik for, hvordan information formidles enkelt og professionelt

Din uddannelsesbaggrund kan spænde vidt. Vi lægger vægt på, at du har flere års erfaring, gerne fra en salg- & serviceorienteret rolle, i en større virksomhed med mange kontaktflader. Du har et stærkt servicegen og er vant til en hverdag med mange henvendelser og afbrydelser. Din erfaring gør, at du kan bevare overblikket, prioritere dine opgaver og møde mennesker med ro, imødekommenhed og hjælpsomhed – også når der er travlt.

Hvem er vi:

Innovatorium i Herning er et innovativt erhvervsmiljø, der siden 2002 har samlet etablerede virksomheder, iværksættere og kreative kræfter under ét tag – og navnet betyder "stedet, hvor nytænkere skaber nyt". Huset tilbyder kontorer, mødelokaler og praktisk service, men er først og fremmest et fællesskab, hvor netværk, sparring og sociale arrangementer er en naturlig del af hverdagen. I dag huser Innovatorium over 100 virksomheder og 500 brugere.

Du bliver en del af vores administrative team, som består af 7 kollegaer herunder Køkken og Facility. Du vil referere til Direktør Katrine Vinther Ross, og har du spørgsmål til stillingen er du velkommen til at ringe på 70 17 04 73.

Rollen er en 35 timers stilling med fysisk tilstedeværelse. Ansøgningsfrist er 31. Oktober og vi forventer at invitere kandidater ind til samtale efter uge 45. Vi forventer at besætte stillingen hurtigst muligt og senest med opstart 1. januar 2027.