Receptionist

Aarhus University; Aarhus; On-site; DKK 125,000 - 160,000; Part time

Job summary

Aarhus Universitet søger en deltids receptionist til AIAS (AIAS). Stillingen omfatter fast arbejdsplads i receptionsområdet, håndtering af konferencefaciliteter og booking af lokaler, samt servicering af besøgende fra forskellige nationaliteter.

Du vil arbejde 20 timer om ugen fordelt på mandag–fredag kl. 8.00–12.00, med fleksibilitet ved særlige aktiviteter. Erfaring med Outlook og Excel samt stærk engelsk er krav.

Qualifications

• Deltidsstilling med 20 timer om ugen ved AIAS i Aarhus.
• God til engelsk både skrift og tale.
• Erfaring med IT-systemer og Office-pakken.
• Udvise overblik og være velstruktureret.
• Udadvendt og serviceminded.

Responsibilities

• Løse forskellige receptionopgaver ved AIAS og have fast arbejdsplads i receptionsområdet.
• Konferencefaciliteter og booking af lokaler i huset.
• Kaffebrygning, oprydning og opvask.
• Modtage gæster og besvare henvendelser på mail og personligt.
• Assistere forskerne med praktiske opgaver og støtte i dagligdagen.
• Brug af Microsoft Office; holde overblik i IT-systemer som universitetet anvender.

Skills

Engelsk (skrift og tale)

Serviceminded

Selvstændig

Initiativ

Udadvendt

Samarbejde

Tools

Outlook

Excel

Job description

Ansøgningsfrist 20. okt. 23:59 CEST

Deltidsstilling 20 timer pr. uge ID: 169953

Ved Aarhus Institute of Advanced Studies (AIAS) søger vi en ny kollega der har mod på at være den første gæster møder i huset, og være med til at skabe et positivt og velfungerende miljø på en aktiv, international arbejdsplads.

Opgaver og ansvar

Som receptionist på AIAS skal du løse mange forskellige opgaver. Du får fast arbejdsplads i receptionsområdet og de tilknyttede konferencefaciliteter. Du vil altså være lige der, hvor det hele foregår. Du skal kunne lide at have kontakt med mange forskellige mennesker med forskellige nationaliteter. Det er derfor også et krav, at du er god til engelsk, både i skrift og tale.

Du bliver en del af AIAS' sekretariat og opgaverne vil variere i løbet af året. Du skal være frisk på at løse praktiske opgaver i relation til driften af huset, såsom klargøring til møder/konferencer, kaffebrygning, oprydning og opvask, tage imod gæster, bestille varer, besvare henvendelser på mail og personligt assistere forskerne med forefaldende praktiske opgaver og meget mere. Du får ansvaret for booking af lokaler i huset og du skal derfor være god til at holde overblik og være velstruktureret. Meget af det administrative arbejde foregår i Microsoft Office pakken, og det er derfor en forudsætning at du har erfaring med at bruge programmer som Outlook og Excel. I det hele taget forventer vi, at du er vant til og tryg ved at arbejde i diverse IT-systemer som universitetet anvender.

Det er desuden vigtigt, at du har et veludviklet servicegen og trives med forskelligartede opgaver i et dynamisk og internationalt miljø.

Ansættelsen er fra 1. februar 2027. Arbejdstiden er på 20 timer om ugen, og er i udgangspunktet mandag-fredag kl. 8.00-12.00. Dog forventes lidt fleksibilitet i dagligdagen, hvor arbejdstiden kan rykkes rundt, hvis der er særlige aktiviteter i huset.

Vi leder efter en person, der:

• er tryg ved at arbejde med diverse IT-systemer, herunder Outlook og Excel
• er serviceminded og indstillet på diverse praktiske opgaver
• kan arbejde selvstændigt og tager initiativ til at løse diverse opgaver i dagligdagen
• er udadvendt, god til at samarbejde og glad for at tale og skrive engelsk

AIAS er et selvstændigt institut på Aarhus Universitet, der har som sin primære opgave at bidrage til udviklingen af excellent forskning og interdisciplinært samarbejde. AIAS huser omkring 35 forskere fra forskellige discipliner og fra hele verden. Forskerne er tilknyttet AIAS på fellowships (forskningsophold) i kortere eller længere perioder (maks. to år). Huset er samtidig vært for mange faglige workshops, konferencer og øvrige arrangementer for hele universitetet.

Du bliver en del af et mindre sekretariat med fem medarbejdere, tre studentermedhjælpere, en sekretariatsleder samt en direktør. Vi værdsætter det kollegiale samarbejde og en tillidsbaseret, uformel og åben dialog i sekretariatet.

Ansættelsesvilkår

Stillingen er på 20 timer pr. uge og du skal kunne starte d. 1. februar 2027 eller snarest derefter.

Du ansættes efter fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og Offentlige Ansatte Organisation - Det Statslige Område (OAO-S-fællesoverenskomsten) ( se fællesoverenskomsten her ) samt organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) ( se overenskomsten her ).Du indplaceres som kontorfunktionær i løngruppe 2-3 afhængigt af uddannelse og kvalifikationer.

Arbejdsstedet er AIAS, Aarhus Universitet, Høegh Guldbergsgade 6b, 8000 Aarhus C.

Ansøgningsfristen er tirsdag d. 20. oktober 2026. Samtaler afholdes i uge 46.

Tiltrædelsesdato er 1. februar 2027.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en ressource og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Information til dig, der overvejer at søge en stilling eller skal forberede dig til en jobsamtale.